Расширенный фильтр

В условия отбора расширенного фильтра может входить несколько условий, накладываемых на один столбец, несколько условий, накладываемых на несколько столбцов, а также условия, создаваемые как результат выполнения формулы.

Чтобы отфильтровать список с помощью расширенного фильтра, столбцы списка должны иметь заголовки. На листе в отдельном диапазоне создается список условий, который отделяется от основного списка хотя бы одной пустой строкой. В диапазон условий копируют заголовки столбцов, на которые накладывают фильтр, под заголовками указывают данные отбора.

Примеры формирования и применение диапазонов приведены на рисунке.

П рименение диапазона В37:В39 (несколько условий для одного столбца – связка ИЛИ) оставит в списке только записи о работниках бухгалтерии и администрации

Применение диапазона D37:E38 (одно условие для нескольких столбцов - связка И) оставит в списке записи о рабочих чей оклад превышает 5000 рублей.

Диапазон А41:С44 (Разные условия для разных столбцов) отберет данные обо всех работниках администрации, обо всех начальниках и менеджерах чей оклад превышает 7000 рублей.

18. Проверьте работу Расширенного фильтра на примерах

Если в окне Расширенного фильтра поменять положение переключателя «Обработка», то откроется для заполнения поле «Поместить результат в диапазон». Здесь можно указать ссылку на ячейку для копирования отобранных записей.

Использование промежуточных итогов для анализа списка

К оманда Данные - Итоги может быть использована для получения различной итоговой информации. Прежде, чем подводить итоги, нужно обязательно отсортировать список соответствующим образом. Для подведения итогов можно использовать различные функции: Сумма. Количество знаний, Среднее, Максимум, Минимум, Произведение и другие. Команда Данные - Итоги создает промежуточные и общие итоги. При выводе промежуточных итогов Excel всегда создает структуру списка; с помощью символов структуры можно отобразить список с нужным уровнем детализации данных.

19. Пример. Необходимо подсчитать для каждого подразделения предприятия средний оклад сотрудников.

• Отсортировать исходный список по полю Подразделение

• Вызвать команду Данные\Итоги. На экране появиться диалоговое окно Промежуточные итоги. Заполните его как на рисунке. Для одного списка можно подводить несколько итогов. Для этого выполняется соответствующая сортировка - один раз. Затем последовательно к списку применяют команду Итоги, при этом флажок Заменить текущие итоги должен быть сброшен.

Покажите в вашем списке максимальные оклады в каждом подразделении.

Функции для анализа списка

Функции для анализа списка - это функции, возвращающие информацию об элементах списка, которые удовлетворяют некоторым условиям.

Функции СЧЕТЕСЛИ и СУММЕСЛИ предназначены для работы со списками. Они проще в использовании, поскольку позволяют задавать условия непосредственно в формуле. Но в этих функциях можно использовать только простые условия сравнения.

Функции СЧЕТЕСЛИ имеет синтаксис =СЧЕТЕСЛИ (диапазон; условие).

Аргумент диапазон задает диапазон, в котором подсчитывается количество значений, удовлетворяющих критерию. Критерий задается вторым аргументом условие, представляющим собой текстовое значение. Эта функция относится к категории статических функций.

Функция СУММЕСЛИ имеет синтаксис = СУММЕСЛИ (диапазон; условие; диапазон_суммирования).

Первые два аргумента диапазон и условие используются так же, как и в функции СЧЕТЕСЛИ. Аргумент диапазон_суммирования задает диапазон суммируемых значений. Функция относится к категории математических.

Например, нам необходимо подсчитать сумму окладов всех менеджеров. Для этого в нужную ячейку введем формулу.

=СУММЕСЛИ(СЗ:С35;"Менеджер";Е5:Е35)

Здесь в поле Диапазон вводится колонка содержащая данные под Полем Должность. Условие - условие отбора (можно щелкнуть по ячейке содержащей Слово «Менеджер»). Диапазон суммирования - колонка под полем Оклад.

20. Проверьте работу функции.

Для анализа списков можно использовать функции, сгруппированные в категорию - Работа с базой данных. Функции баз данных имеют обобщенное название Д-функции. Д-функции оперируют только с элементами диапазона, которые удовлетворяют заданным условиям. У всех Д-функций один и тот же синтаксис:

=Дфункция (база_данных; поле; критерий).

Аргумент база_данных задает весь список, а не отдельный столбец. Второй аргумент поле определяет столбец, в котором производятся вычисления (суммирование, усреднение и т.п.). Аргумент критерий задает диапазон критериев. Диапазон критериев формируется так же, как при использовании расширенного фильтра.

Пример. Необходимо подсчитать Средний оклад работников администрации и различных начальников. В этом случае можно применить дФункцию ДСРЗНАЧ

21. Используя Д-функции подсчитайте средний размер премий рабочих одного из Производственного цеха; число менеджеров на предприятии; сумму окладов работников бухгалтерии и какого-нибудь другого подразделения.

Контрольные вопросы:

1. Для чего в MS Excel используют абсолютные ссылки

2. Как связать данные, расположенные на разных листах

3. Как можно осуществить обратные расчеты в MS Excel

4. Какие виды сортировок могут быть выполнены в Excel

5. Чем отличается применение обычного и расширенного фильтра

6. Какой анализ можно произвести, используя команду Итоги

7. Поясните назначение параметров (аргументов) Д-Функций

8. Перечислите показатели, которые можно вычислить, применяя Д-Функции