Сортировки
П
рограмма
позволяет производить сортировки в
списках данных по возрастанию, по
убыванию или в порядке созданном самим
пользователем. Сортировки можно
производить сразу по нескольким полям
(в версии 2003 по 3 полям, в версиях 2007 или
2010 по большему количеству уровней). На
рисунке приведено окно сортировки
Excel
2003.
Чтобы отсортировать список, сначала выделите в нем какую-нибудь ячейку. Затем выберите в меню Данные команду Сортировка. Excel просмотрит данные для определения размера списка, выяснит, содержит ли список строку заголовка, которую нужно исключить из сортировки, и затем выведет на экран окно диалога Сортировка диапазона. В этом окне можно задать три ключа сортировки (См. справочную систему - ключевое слово сортировать). Но иногда большие и объемные списки необходимо сортировать более, чем по трем категориям. В таком случае процедуру сортировки используют несколько раз. При этом сначала сортируют по второстепенным категориям (содержащим большее количество различных признаков), а затем по главным (которые делят весь список на две-три большие группы).
Отсортируйте ваш список в следующем порядке: Подразделение, Должность, Фамилия.
MS Excel не ограничивает вас применением стандартного порядка сортировки. Если нужно отсортировать некоторое множество названий в определенном неалфавитном порядке, можно задать пользовательский порядок сортировки. Предположим, Вы хотите чтобы в столбец Подразделение информация выводилась в порядке: Администрация, Производственный ЦЕХ, Отдел продаж, Бухгалтерия, Склад. Для этого выполните следующие действия:
Сервис — Параметры — вкладка Списки
Выберите НОВЫЙ СПИСОК
В области Элементы списка введите названия подразделений в том порядке, который вы хотите использовать при сортировке.
Чтобы при сортировке использовать пользовательский список, выберите в меню Данные команду Сортировка - кнопка Параметры, В появившемся окне диалога, в поле Порядок сортировки по первому ключу выберите нужный список.
Создайте сортировку с применением списка
Фильтры
Отфильтровать список - значит скрыть все строки за исключением тех, которые удовлетворяют заданным условиям отбора. Для этого можно использовать команду Автофильтр из меню Данные. Перед использованием этой команды нужно выделить любую ячейку списка. После активизации команды Excel выведет кнопки со стрелками рядом с каждым заголовком столбца.
Щелчок по кнопке со стрелкой раскрывает список значений, которые можно использовать для задания условий отбора. Автофильтр можно применить к любому количеству столбцов. Для этого сначала отфильтровывается список по одному столбцу, затем полученный список отфильтровывается по другому столбцу и т.д
Примените Автофильтр.
Выведите в список только руководителей. Затем верните скрытые записи.
Покажите работников Производственного цеха.
Покажите всех Рабочих оклад, которых меньше пяти тысяч.
Если фильтр вам уже не нужен, покажите все записи и отмените команду Автофильтр. Вы также можете использовать формы для нахождения строк, удовлетворяющим заданным условиям.