Блок планування

Прогнозування

Встановлення цілей

Визначення можливостей

Аналіз та вибір напрямів діяльності

Розробка плану дій

Організація

Втілення плану

Координація

Контроль

Мотивація

Рис. 1.2. Загальна схема менеджменту

на малих та середніх підприємствах

Вдале визначення та розподіл обов’язків між виконавцями є одним з факторів успішного розвитку підприємства. Організації виникають та функціонують, маючи за мету досягнення більших результатів спільними зусиллями, ніж кожний індивід поодинці. В цьому проявляється закон сінергії, згідно з яким потенціал системи як цілісного механізму перевищує суму потенціалів його складових частин.

Організація в малому та середньому бізнесі має ряд особливостей, а саме: відрегульована підприємцем проста організаційна структура; накопичення функцій; короткі інформаційні потоки; тісні особисті контакти між співробітниками; вказівки та контроль при прямих персональних контактах; обмежене делегування повноважень; майже немає проблем з координацією; незначна ступінь формалізації відносин, структур, прав та обовя’зків; висока гнучкість.

Дана функція управління знаходить своє відображення в побудові організаційної структури підприємства, яка, як видно з наведеної моделі (табл. 1.5), повинна будуватися на принципах еластичності, оперативності, надійності, економічності й самокоректуємості та сприяти оптимальному виконанню намічених дій. Для раціоналізації діяльності компанії потрібно вибрати такий вид організаційної структури, який найкраще відповідав би цілям та задачам фірми.

Таблиця 1.5

Схема реалізації організаційної складової менеджменту

Принципи	Вимоги до організації	Функції	Організаційна структура
Гнучкість Оперативність Надійність Економічність Самокоректує- мість	Відповідність цілям та вимогам фірми Оптимальний розподіл задач між співробітниками Мінімум дублювання функцій Виконання всіх поставлених завдань	Розробка організаційної структури Делегування повноважень Коректування робочих відносин	Лінійна Функціональна Лінійно- функціональна Дивізіональна Матрична Продуктова Адаптивна

На організацію впливає низка внутрішніх та зовнішніх чинників. По-перше, розміри підприємства. Малим та середнім підприємствам властиве суміщення кількох функцій однією особою, на великих - організація більш формалізована й вимагає застосування координаційних важелів. По-друге, на організацію впливає технологія, що використовується. А, по-третє, -підприємницьке середовище, яке оточує підприємство. Раціональна організація будується з урахуванням вимог до неї: оптимальний розподіл задач між виконавцями, короткі управлінські шляхи задля простоти координації та прийняття швидких рішень, недопушення дублювання функцій.

Невід'ємною частиною процесу управління є мотивація. Вміння добиватися найповнішої віддачі від персоналу задля досягнення загальної мети підприємства через задоволення особистих цілей робітників є найвище досягнення менеджера як керівника.

Мотивація¹ в організаційному аспекті – це "процес створення системи умов, що впливає на поведінку людини, спрямовуючи її в потрібний для організації бік, регулює її інтенсивність, межи, спонукаючи виявляти сумлінність, наполегливість, ретельність в справі досягнення цілей" [15, с.284].

Результати практичної діяльності свідчать, що мотивація, яка спонукає індивіда до дії, з'являється в результаті роботи складного механізму потреб. Керівникові необхідно вміти виявляти істинні мотиви підлеглих для їх задоволення в процесі діяльності. На рис. 1.3 представлена схема процесу мотивації, проведення якої відбувається в такі етапи: виявлення потреб, вибір мотиваційної моделі та її апробація.

Як видно з рис. 1.3, процес свідомого управління персоналом шляхом впливу на рівень мотивів, розпочинається з виявлення спонукальних моментів. На основі теорій мотивації (теорія потреб Маслоу, двофакторні моделі Герцберга та інші) менеджер обирає таку модель, яка дійсно стимулює покращання роботи на даному підприємстві. На останньому

Деталізований аналіз потреб та мотивів

Мотиви

Органічні

Емоціональні

Соціальні

Діяльні

Економічні

Вибір моделі мотивації

Модель первинної та вторинної потреби

Модель внутрішньої та зовнішньої винагороди

Факторна модель стимулю-вання

Модель соціальної справедли-вості

Модель споді-вання

Апробація результатів

Рис. 1.3. Схема процесу мотивації на малих та середніх підприємствах

етапі проводиться апробація результатів: якщо вибір правильний, то на практиці досягається зменшення плинності персоналу, збільшення прибутків, підвищення якості роботи, творчий підхід до вирішення поставлених задач.

Ефективний управлінський контроль служить основою для спостереження за ходом виконання планів та проведення своєчасних заходів запобігання критичних ситуацій. Управлінський контроль – "це процес спостереження та регулювання різних видів діяльності організації з метою полегшення виконання організаційних задач" [73, с.266]. Як видно з табл. 1.6, контроль відбувається в кілька етапів, щодо ж складу виконавців цієї функції менеджменту на МСП, то ними виступають переважно безпосередньо власники або їх уповноважені представники.

Таблиця 1.6

Схема побудови системи контролю на підприємстві

Принцип	Рівні	Види	Етапи
Своєчасність Неперервність Всебічність Ефективність Економічність Індівідуалізо-ваність	Загальний контроль Управлінський контроль Оперативний контроль	Попередній Поточний Підсумковий 3 зворотнім зв'язком За стандартами За показниками За результа-тивностю	Встановлення стандартів Оцінка виконання норм Порівняння виконання зі стандартами Коректування

Контроль та планування в менеджменті нерозривно пов’язані між собою. Планування діяльності малих та середніх підприємств за умов переходу до ринку є найважливішим аспектом корпоративного менеджменту, яке, на жаль, в недостатній мірі використовується керівниками малих та середніх підприємств. Доказом цьому стали результати проведеного дослідження менеджерів МСП Миколаївської області, результати якого наведені в розділі 2.3.

Природа планування лежить в його орієнтації на майбутнє. Суть його у припущенні про перспективні умови протікання певних процесів та прийняття необхідних заходів, для використання шансів або відхилення від небезпеки. Даний процес описує послідовність окремих завдань, починаючи з формулювання мети й закінчуючи перевіркою досягнутих результатів. Ціль планування на підприємстві – забезпечення впевненості у досягненні цілей та підвищення ринкової вартості компанії. Але планування, як інструмент управління підприємством, не вільне від обмежень.

Завдяки щільному дослідженню реальних процесів менеджменту, що відбувалися на більш як 100 малих підприємств м. Миколаєва, вивчення думок та поглядів підприємців, що приймали участь у міжнародному симпозіумі, а також монографій [112, 123] вдалося розробити модель системи планування, що базується на принципах маркетингу (рис. 1.4).

Місія організації

Стратегічні плани

Оперативні цілі

Оперативні плани

Ситуаційний аналіз у довгостроковій перспективі

Стратегічні цілі

Ситуаційний аналіз у середньо-строковій та річній перспективі

Середньострокові та річні плани

Середньострокові та річні цілі

Ситуаційний аналіз у короткостроковій перспективі

Здійснення моніторингу

Встановлення кон-трольних параметрів моніторингу

Здійснення впорядкування планів

Рис.1.4. Система планування на малих та середніх підприємствах

Як бачимо, першим кроком є накопичення існуючих даних та матеріалів з різних джерел, як внутрішніх (щодо стану фінансів підприємства, виробництва, маркетингу тощо), так й зовнішніх, одержаних методами прямого пошуку (анкетування, телефонного та прямого опитування або спостереження, розмов з клієнтами, дилерами та дистриб’ютерами, банками, учасниками місцевих та міжнародних ярмарок) та непрямого збору (з періодичних видань, каталогів, аналітичних оглядів, щодо ситуації на макрорівні, демографічні, соціально-економічні, технологічні, галузеві тенденції).

На другому етапі проводиться діагностика існуючої ситуації, запорукою успіху якого є об’єктивність висновків з метою запобігання переоцінки переваг підприємства та ігнорування слабих місць. Дослідження сильних та слабих сторін фірми показує здатність компанії досягти результати. Діагностика проводиться у чотири етапи: дослідження внутрішньої ситуації; дослідження зовнішньої ситуації; аналіз та перевірка висновків; обробка кінцевих результатів аналізу.

Внутрішній аналіз охоплює дослідження функціональних сфер підприємства (маркетингу, персоналу, фінансів, матеріально-технічного постачання, досліджень та розвитку), стану управління та корпоративної культури. Це необхідно проводити безперервно, щоб було можливо визначати об’єкти аналізу в початковому стані для досягнення цілей організації.

Дослідження зовнішніх факторів стосується: конкурентів в галузі; тенденцій в технології; загальної політичної, економічної та соціальної ситуації.

Логічним продовженням є формулювання цілей організації. Керівники підприємств перед тим, як приступити до аналізу мають чітко усвідомлювати, чого вони хотіли б досягти. Основними принципами цілепокладання є реалістичність, досяжність та вимірюваність. Виходячи з місії підприємства розробляються головні цілі, які в свою чергу поділяються на загальні та функціональні. Вищезгадані цілі в часовому вимірюванні мають довго-, середньо- та короткостроковий характер.

Практика господарської діяльності свідчить, що досягнення бажаних результатів можливо кількома шляхами. Всі кращі альтернативні рішення аналізуються та вибирається одне, яке є найбільш оптимальним в даній ситуації. Обраний варіант деталізується, розробляється система планів, хід виконання яких періодично контролюється та вносяться потрібні корективи у разі необхідності.

Отже, планування необхідне в будь-якому випадку, навіть, якщо підприємство працює за умов стабільного зовнішнього та внутрішнього середовища та впевнена у майбутньому. Оскільки, з одного боку, потрібно оптимізувати шляхи виконання поставлених цілей, а, з іншого, раціонально розподілити роботу між усіма підрозділами організації. У результаті вивчення досвіду використання планування на малих та середніх підприємствах були узагальнені його переваги, слабини, можливості та загрози для фірм при його застосуванні (рис.1.5). При цьому використовувалаcя адаптована до завдань дослідження матриця SWOT, що зазвичай служить засобом аналізу підприємства.

В ринковій економіці планування дозволяє якщо не усунути зовсім, то в усякому випадку значно зм'якшити вплив ризику та невизначеності, що в умовах жорсткої конкуренції дозволяє зберегти позиції фірми, а при вдалих діях навіть й покращити їх. Ризики, з якими стикаються малі та середні підприємства в ході своєї діяльності, класифікуються, з точки зору масштабів, на глобальний та локальний. До перших відносяться ризики, пов’язані з загальною економічною нестабільністю, можливістю зміни

CИЛА (S): сприяння скороченню неправильних рішень та економії коштів достатньою підготовкою прийняття рішення; попередження недосконалих рішень та перешкода часткової оптимізації за рахунок загальної оптимізації системи; зменшення недоліків координації та відповідно запобігання їх виникнення; майбутнє імітується на папері – процес, який не тільки порівняно дешевий, а й дозволяє прийняти кращі рішення завчасними заходами, приймаючи до уваги майбутні можливості та ризики; планування необхідне для кращого виконання інших функцій менеджменту; планування – відмінний засіб комунікації, що дає співробітникам підприємства розуміння важливих проблем

Слабини (W): розвиток оточуючого середовища не завжди можна передбачити. Прогнозування не є точною наукою, тому помилки шкодять якості планування; витрати часу та коштів на планування не є незначними, тому має сенс проводити аналіз витрат та прибутку перед початком встановлення комплексних намірів планування

МОЖЛИВОСТІ (O): створюється можливість для контролю; передумови керівників всіх рівнів до швидкої та правильної реакції на можливі нові події; встановлюється база для виміру продуктивності всього підприємства та його важливіших підрозділів; допомога керівникам підприємств у здійсненні змін, які ведуть до збереження та росту потенціалу підприємств; стимулюється розвиток сорозмірних цілей, що, з свого боку, представляє сильну мотивацію для співробітників

ЗАГРОЗИ (T): внутрішній опір проти запланованих змін негативно впливають на досягнення цілей; невиконання короткострокових планових цілей або погано обдумані короткострокові плани роблять довгострокові безкорисними, виникає необхідність нових планів

Рис.1.5. Аналіз застосування внутрішньофірмового планування на МСП

нормативно-правової бази, зрушень у політичній ситуації, а також виникнення аварій, катастроф та стихійних лих як природного, так й техногенного характеру. Локальні ж ризики у більшій мірі залежать від керівництва, персоналу, близького оточення фірми; до них відносяться: виробничо-технологічний (аварії та збої в роботі обладнання), фінансовий (процентний ризик, кредитний ризик, ризик ліквідності), операційний (порушення графіків поставок та продажу), стратегічний та інноваційний. Економічні процеси за своєю природою здебільше індетерміновані, що й спричиняє можливість ризику, але в той же час, він є рушійною силою та одним з основних факторів підприємництва.

В задачі планування входить також попереднє виявлення як внутрішніх, так й зовнішніх ресурсів, що сприяють досягненню поставлених цілей та завдань. Як правило, малі та середні підприємства обмежені у ресурсах: матеріальних, фінансових, людських, інформаційних тощо, тому план повинен оптимізувати наявні активи з метою їх найефективнішого використання. Ще один аргумент на користь планування – вплив фактору часу, вміле використання якого може принести істотний зиск, а невчасні дії – негативні наслідки. Наприклад, система "just-in-time", суть якої полягає у поставці комплектуючих, сировини та інших необхідних матеріалів від постачальників прямо на виробничі дільниці, чим досягається економія на складських приміщеннях, транспортно-заготівельних витратах та обігових коштах, є ефективною лише за умов добре спланованої роботи усіх підрозділів фірми, та кожного з аспектів її діяльності. Крім того будь-який товар чи послуга, що пропонується малими та середніми підприємствами на ринок, повинні з’явитися не раніше і не пізніше, але саме в той момент, коли на нього є попит, тобто на фазі зростання.