Тема 4: Структура документа. Создание сводной таблицы

Цель: Освоить работу со Структурой, создание сводных таблиц.

1. Структура:

Структура – это такой режим работы, который позволяет разбить данные на определенные уровни детализации, а так же просматривать только заголовки и подзаголовки документа. Структура наиболее полезна при создании итоговых отчетов.

Создание структуры:

1. Выберите команду Данные, Группа и структура, Настройка. На экране отобразиться диалоговое окно Структура документа.

2. Флажки в строках под детальными и в столбцах справа от детальных устанавливают расположение итоговых данных относительно детальных. В данном случае установите оба флажка.

3. Флажок Автоматические стили устанавливает, будут ли ячейки при создании структуры отформатированы стандартными стилями.

4. Нажмите кнопку Создать.

2. Создание сводной таблицы:

Сводные таблицы являются одним из наиболее мощных средств Excel для анализа данных, помещенных в таблицы или списки.

1. Выберите команду Данные, Сводная таблица. Появится первое диалоговое окно мастера сводных таблиц. Выбор переключателей, расположенных под заголовком Создать таблицу на основе данных, находящихся: позволяет установить источник данных для сводной таблицы.

2. Установите переключатель в списке или базе данных т.к. сводная таблица будет создаваться на основе одного списка активного рабочего листа.

3. На экране появиться второе диалоговое окно мастера сводных таблиц. В поле Диапазон введите ссылку на область данных – таблицу. Нажмите кнопку Далее.

4. В третьем диалоговом окне создается структура сводной таблицы.

5. В четвертом диалоговом окне устанавливается местоположение сводной таблицы. Нажав кнопку Параметры можно задать имя сводной таблицы в окне Параметры сводной таблицы.

Преобразование сводной таблицы:

1. Для удаления поля достаточно перетащить его за пределы сводной таблицы.

2. Для изменения местоположения полей сводной таблицы перетащите поле на новое место.

3. Поля сводной таблицы можно группировать. Выделите поля и выберите команду Данные, Группа и структура, Группировать.

4. Скрыть детали элементов группы можно командой Данные, Группа и структура, Скрыть детали.

Задание к теме №4.

1. Создать таблицу и выполнить структурирование.

2. На основе таблицы создать сводную таблицу.

Тема 5: Создание и запуск простейших макросов.

Цель: Освоить создание простейших макросов. Назначение макросу кнопки (формы) или графического объекта.

Запись макроса

1. Выберите в меню Сервис команду Макрос и подкоманду Начать запись.

2. В поле Имя макроса введите имя для макроса. Первым символом имени макроса должна быть буква. Остальные символы могут быть буквами, цифрами или знаками подчеркивания. В имени макроса не допускаются пробелы; в качестве разделителей слов следует использовать знаки подчеркивания.

3. В поле Сохранить в выберите книгу, в которой требуется сохранить макрос. Нажмите кнопку OK.

4. Выполните макрокоманды, которые нужно записать. Нажмите кнопку Остановить запись на панели инструментов Остановить запись.