Ввод информации

В ячейку можно вводить два вида информации – константы и формулы. Константа представляет собой данные в виде числовых значений, текста, даты и времени. Числовые значения состоят только из цифр, текстовые – могут включать любые символы. Формула представляет собой математическую операцию, которая всегда начинается со знака (=).

Когда вы начинаете вводить информацию в ячейку, в строке формул появляются три кнопки. Кнопка Отмена (красный крестик), Ввод (зеленая галочка) и кнопка Изменить формулу (со знаком равенства). Вы можете вводить информацию либо в ячейку, либо в саму строку формул. Для записи информации и активизации ячейки, расположенной ниже нажмите <Enter>. Если вы хотите активизировать ячейку, расположенную справа, нажмите <Tab>.

Ввод чисел и текста

• Вводимые в ячейку числа интерпретируются как константы.

• В Microsoft Excel число может состоять только из следующих символов:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e

Стоящие перед числом знаки плюс (+) игнорируются, а запятая интерпретируется как разделитель десятичных разрядов. Все другие сочетания клавиш, состоящие из цифр и нецифровых символов, рассматриваются как текст. Символы, которые рассматриваются как числа, зависят от установленных параметров в компоненте Язык и стандарты панели управления.

• Перед рациональной дробью следует вводить 0 (нуль), чтобы избежать ее интерпретации как формата даты; например, вводите 0 1/2

• Перед отрицательным числом необходимо вводить знак минус (-) или заключать его в круглые скобки ( ).

Формат числа, назначаемый ячейке, определяет способ просмотра числа на листе. Если число вводится в ячейку, имеющую общий числовой формат, то может быть использован другой формат. Например, если вводится 14,73р., то будет использован денежный формат.

В ячейках, имеющих общий числовой формат, отображаются целые числа (789), десятичные дроби (7,89) или числа, представленные в экспоненциальной форме (7,89E+08), если число длиннее ширины ячейки. Используя общий формат можно просматривать до 11 разрядов, включая десятичные запятые и такие символы, как "E" и "+." Чтобы использовать числа с большим количеством разрядов, используйте встроенный экспоненциальный числовой (экспоненциальное представление числа) или пользовательский формат.

Независимо от количества отображаемых разрядов числа хранятся с точностью до 15 разрядов. Если число имеет больше 15 значащих знаков, то разряды после 15-го преобразуются в нули (0).

Число хранится в числовом формате, даже если была использована команда Ячейки, чтобы назначить текстовый формат ячейкам, содержащим числа. Для интерпретации чисел, например, инвентаризационных номеров, как текста, необходимо назначить текстовый формат незаполненным ячейкам. Только после этого следует вводить числа. Если числа уже введены, то назначьте ячейкам текстовый формат и, выделяя каждую ячейку, нажимайте клавишу F2, а затем – клавишу ENTER, чтобы ввести заново данные.

В Microsoft Excel текстом является любая последовательность, состоящая из цифр, пробелов и нецифровых символов, например, приведенные ниже записи интерпретируются как текст:

10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675.

Если текст не помещается в своей ячейке, он при отображении перекрывает соседние ячейки. Несмотря на это текст хранится только в одной ячейке.

Для изменения ширины столбца:

• Поместите указатель мыши на разделительную линию между столбцами в области заголовков столбцов. Указатель мыши примет вид двунаправленной стрелки. Удерживая левую кнопку мыши, установите требуемый размер столбца.

• Дважды щелкните на разделительной линии между столбцами. Столбец будет расширен, чтобы вместить текст.

• Выберите пункт меню Формат/Столбец. Для задания конкретного значения ширины столбца выберите команду Ширина и введите нужное значение. Можете воспользоваться командой Автоподбор ширины. (Аналогично при работе со строками).

Функции Автозаполнения и Заполнить значения

Данные функции помогут вам сэкономить время при вводе серии данных.

1. Введите в ячейку А1 – пн, а в ячейку В1 – вт. Выделите ячейки А1 и В1. Поместите указатель мыши на нижний правый угол ячейки В1. Он примет вид небольшого черного знака плюс. Этот вид указателя называется манипулятором автозаполнения. Перетащите манипулятор, нажав левую кнопку мыши до ячейки F1.

2. Введите в ячейку А2 – 9:00, в ячейку А3 – 9:30. Выделите ячейки А2 и А3. Установите указатель мыши на манипуляторе автозаполнения в правом нижнем углу выделенной области. Нажмите и удерживая правую кнопку мыши, перетащите манипулятор автозаполнения вниз до А9. Отпустите кнопку мыши и в появившемся контекстном меню выберите строку Заполнить значения.

3. В контекстном меню вы можете выбрать: Заполнить, Заполнить значения, Линейное приближение, Экспоненциальное приближение, Прогрессия. При заполнении ячеек с помощью команды Прогрессия, вычисленные значения зависят от положения флажка Автоматическое определение шага.

• Для ввода текста в несколько ячеек одновременно – выделите область ячеек, введите текст и нажмите клавиши <Ctrl>+<Enter>.

• Для ввода и изменение одного и того же значения на нескольких листах - выберите листы, на которые необходимо ввести данные. Укажите ячейку или выделите диапазон ячеек, в которые необходимо ввести данные. Введите или измените данные в первой выделенной ячейке. Нажмите клавишу <Enter>. или <Tab>.

• Данные будут автоматически введены во все выбранные листы. Выберите лист, содержащий введенные данные, и листы, на которые их необходимо скопировать. Выделите ячейки, содержащие копируемые данные. Выберите команду Заполнить в меню Правка, а затем – команду По листам.

Функция Автозавершения

Если несколько первых символов, вводимых в ячейку, совпадают с символами записи, ранее введенной в этом столбце, то недостающая часть набора будет произведена автоматически. В Microsoft Excel автоматический ввод производится только для тех записей, которые содержат текст или текст в сочетании с числами. Записи, полностью состоящие из чисел, дат или времени, необходимо вводить самостоятельно. Для подтверждения предлагаемого варианта, нажмите клавишу ENTER. Для замены автоматически введенных символов продолжите ввод самостоятельно. Для удаления автоматически введенных символов нажмите клавишу BACKSPACE.

Вариант ввода также можно выбрать из списка записей, которые уже имеются в столбце. Чтобы просмотреть список, нажмите клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ, или укажите ячейку с помощью правой кнопки мыши, а затем выберите команду Выбор из списка в контекстном меню.

Форматирование чисел.

1. Выделить ячейку. Выберите пункт меню Формат/Ячейки или в контекстном меню ячейки - команду Формат ячейки.

2. На вкладке Число выбираем один из числовых форматов.

3. Устанавливаем формат с нужным количеством десятичных знаков.

Выравнивание Числа выравниваются в ячейке по правому краю, а текст - по левому краю. Чтобы изменить выравнивание:

1. Выделите ячейку. Выберите пункт меню Формат/Ячейки или в контекстном меню ячейки - команду Формат ячейки.

2. Перейдите на вкладку Выравнивание и выберите строку По центру в списке По горизонтали и строку По центру в списке По вертикали.

3. Чтобы просмотреть весь текст, занимающий в ячейке несколько строк, установите флажок Переносить по словам на вкладке Выравнивание.

Изменение содержимого ячейки

1. Дважды щелкните ячейку, содержимое которой необходимо изменить.

2. Измените содержимое ячейки.

3. Для сохранения изменений нажмите клавишу ENTER.

4. Для отмены изменений нажмите клавишу ESC.

Копирование формата.

1. Выделить ячейку, формат которой нужно скопировать.

2. Нажать пиктограмму Копирования формата (кисточка), при этом курсор принимает вид кисточки. Выделить область ячеек, на которую нужно скопировать данный формат.

Перемещение и копирование ячеек

При использовании перетаскивания, а также команд Вырезать, Копировать и Вставить, Microsoft Excel полностью копирует ячейку, включая формулы и возвращаемые ими значения, примечания и форматы.

Если область копирования содержит скрытые ячейки, они также будут скопированы. Существует возможность просмотреть все ячейки, которые содержатся в скрытых строках или столбцах области вставки.

Формулы могут ссылаться на ячейки или на диапазоны ячеек, а также на имена или заголовки, представляющие ячейки или диапазоны ячеек

Разделение текста на столбцы

1. Выделите диапазон ячеек, содержащих текстовые значения. Диапазон ячеек может состоять из нескольких строк, но только из одного столбца.

2. В меню Данные выберите команду Текст по столбцам.

3. Укажите в соответствии с инструкциями мастера текстов нужный способ разделения текста на столбцы.

Рамки и подчеркивания.

1. Выделить ячейки.

2. Нажать пиктограмму Рамки.

3. Выбрать вид рамки.

4. Для заливки ячеек кликнуть пиктограмму Заливки.

5. Для изменения цвета символов кликнуть пиктограмму Цвет шрифта и выбрать цвет символа.

При работе с меню выбираем Формат|Ячейка, контекстное меню – Формат ячеек. Переходим на вкладку Граница и задаем вид границ, тип линий и цвет.