4.6. Основы документооборота в таможенных органах

1. Основные понятия «делопроизводства» (определение). Общая схема классификации документа. Бланк документа (дать определение). Виды бланков. Требования к бланкам документов (к гербовым бланкам). Перечислить постоянные и переменные реквизиты бланка.

2. Документ (дать определение). Перечислить функции документа. Дайте определение термину «реквизит». Что вкладывается в понятие ДОУ (Документационное обеспечение управления.).

3. Что такое формуляр и формуляр-образец документа. Перечислить реквизиты любого документа. Из каких частей состоит документ. Виды документов, рассматриваемые в курсе. Назначение заголовка к тексту документа. Назначение эмблемы организации (фирмы), как они оформляются.

4. Этапы развития делопроизводства в России. Перечислить по каким признакам классифицируется документ.

5. Назначение классификации в делопроизводстве. Какие существуют классификаторы. Перечислить документы по личному составу. Форматы, разрешенные к применению в делопроизводстве. Размеры полей и расстановка страниц в документах. Рабочее поле. Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать.

6. Назначение ГОСТ Р 6.30-2003. Название ГОСТа, в каком году утвержден, сколько содержит реквизитов. Перечислить реквизиты: заголовочной, основной, заключительной, вспомогательной частей. Суть унификации и стандартизации в делопроизводстве.

7. Перечислить виды организационно-распорядительных документов (ОРД) и информационно-справочных документов (ИСД) - в чем их различие; В чем особенность составления и оформления информационно-справочных документов. Как оформляется согласование документа.

8. Требования к тексту документа. Оформление приложений к документу. Требования к подготовке совместных документов. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению. Какими отметками на документе оформляется его прохождение в учреждении.

9. Требования к оформлению должностных инструкций.

10. Требования к оформлению штатной численности.

11. Требования к оформлению штатного расписания.

12. Требования к оформлению приказов по основной деятельности и по личному составу. Требования к оформлению выписки из приказа.

13. Требования к оформлению распоряжений.

14. Требования к оформлению протоколов.

15. Требования к оформлению документа «Акт».

16. Требования к оформлению документа «Письмо», перечислить виды писем. Особенности оформления и передачи «телефонограммы».

17. Требования к оформлению и составлению докладной записки, объяснительной записки, заявления.

18. Понятие «документооборот» и его основные этапы. Прием и первичная обработка поступающих документов и исходящих документов. Перечислить документопотоки, образующие документооборот. Организация контроля исполнения документов. Какие документы ставятся на контроль? Сроки исполнения документов. Документы, подлежащие снятию с контроля.

19. Назовите главные функции, которые выполняет документационная служба в процессе контроля исполнения документов. Как определяется срок исполнения документа, какие операции входят в этап ведения контроля. Регистрация и индексация документов. Цель регистрации документов, как формируется индекс документа поступившего, отправляемого и внутреннего документов.

20. Для чего необходимо предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов. С какой целью документы регистрируются. Как формируются документы в дела, как оформляется обложка дела. Назовите этапы обработки и движения отправляемых и внутренних документов.

21. Подсчет объема документооборота. Составление номенклатуры дел. Формирование дел. Требования, предъявляемые к номенклатуре дел. Подготовка и порядок передачи дел в архив. Сроки хранения ГТД в архиве таможни.

22. Оформление дел временного и постоянного хранения. Проведение экспертизы ценности документов. Расскажите, что означает экспертиза ценности документов и для какой цели она проводится. Особенности оформления и передачи факсограмм. Требования к сообщениям, передаваемым электронной почтой (ЭП). Требования, предъявляемые к оформлению трудового контракта.

23. Состав ЭКП комиссии. Функции и права экспертной комиссии. Сроки проведения экспертизы ценности документов. Какие задачи возлагаются на экспертную комиссию. Что такое описи дел и для чего они составляются.

24. Требования предъявляемые к систематизации и хранению документов. Порядок выдачи дел из архива. Функции архивов таможенных органов, предприятий, организаций. Задачи государственных архивов. Сроки хранения досье участника ВЭД в архиве таможни.

25. Система защиты документационной информации. Использование компьютерных технологий в делопроизводстве (локальная сеть, региональная сеть, глобальная сеть интернет, электронная почта, антивирусная защита.). Использование современной оргтехники в делопроизводстве. Перечислить виды оргтехники используемой в делопроизводстве. Особенности оформления и передачи телеграмм. Особенности оформления и передачи телетайпограмм.

26. Поисковые системы в таможенном делопроизводстве. Современные компьютерные технологии, применяемые в таможенном делопроизводстве. Использование ПК в делопроизводстве. Система управления базами данных (СУБД). Перечислить АРМы применяемые в таможенных органах.

27. Требования предъявляемые к оформлению автобиографии, резюме. Оформление личных дел, ведение личных карточек Т-2. Схема движения персонала и возникающие при этом процедуры и документы. Трудовая книжка.

28. Прием и регистрация обращения граждан, участников ВЭД. Организация делопроизводства по работе с предложениями, заявлениями и жалобами граждан, участников ВЭД. Документ доверенность. Личное дело.