37.Порядок адресування документів.
Адресат оформляється на документах, призначених для передачі керівництву (заяви, доповідні та пояснювальні записки тощо) або структурному підрозділу (розпорядження, вказівки та ін.). Адресат визначається також у випадках, коли листи чи документи надсилаються іншим суб'єктам.
Реквізит ''адресат'' може складатися з таких складових частин: найменування суб'єкта (в називному відмінку); найменування структурного підрозділу (в називному відмінку); назва посади одержувача (в давальному відмінку); прізвище та ініціали (в давальному відмінку).
Кожна із вказаних складових частин адресата розташовується з нового рядка з одного положення табулятора. Відстань між ними дорівнює 1,5 інтервалу. Розділові знаки (крапки та коми) не ставляться.
Оскільки назва суб'єкта та його структурного підрозділу вказується в називному відмінку, прийменник ''в'' відсутній.
38 Текст — головний елемент документа. У будь-якому діловому документі він складається з логічно вибудованих частин: вступу, доказу, висновку. В вступі адресат готується до сприйняття теми (указується привід, що привів до складання документа, викладається історія питання і т.п.). У доказі висвітлюється суть проблеми (доказу, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали). У висновку, що може бути активним або пасивним, формулюється мета складання документа: активний висновок точно визначає дію адресата, ціль пасивного — проінформувати про який-небудь факт, обставину і т.п. Текст документа, що складається тільки з висновку, називається простим, а утримуючий інші елементи — складним. У залежності від змісту документа використовується прямій або зворотний порядок розміщення логічних елементів. У першому випадку після вступу йде доказ і висновок. При зворотному порядку — спочатку викладається висновок, а потім доказ. Вступ у такому документі відсутній. По способу викладу матеріалу документи поділяються на дві категорій: з високим і з низьким рівнем стандартизації. Перші складаються відповідно до затвердженої форми. Уніфікація як один з напрямків раціоналізації документів втілюється в розробці і застосуванні на практиці типізованих і трафаретних текстів. Текст ділового документа відповідає наступним основним вимогам: вірогідність і об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації, максимальна кратність, переконливість. Переконливим є той документ, що приводить до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохання, викладеного в документі. Переконливо складений лист може прискорити прийняття управлінського рішення, допомогти уникнути назрілого конфлікту. Текст розкриває основний зміст документа.
39.Види текстів документів.
У кожній країні є вираження вітання і прощання, вибачення і подяки, інакше кажучи, мовний етикет - явище універсальне, але в той же час кожен народ склав свою, національно специфічну систему правил мовної поведінки. Мовний етикет представляє не тільки систему виразів - стійких етикетних формул, а й специфіку звичок і звичаїв народу. Етикетні формули часто представляють собою фразеологізірованние пропозиції, які є готовими мовними засобами. Багато хто з них включають вже пішли, самостійно не вживаються слова. Представляючи кого-небудь при знайомстві, кажуть: Прошу любити і жалувати! Відїжджаючим каже: Щасливо залишатися!Не згадуйте лихом! Слова "лихо" і "приходити" у сучасній російській мові вже не вживаються. За допомогою словесних формул ми висловлюємо відносини при зустрічі і розставання, коли кого-небудь дякуємо або приносимо свої вибачення, в ситуації знайомства і в багатьох інших випадках. Арсенал їх досить великий і сьогодні, а колись Росія мала одним з найбагатших, детально розроблених національних етикетів. Принципи використання етикетних формул, крім універсального принципу ввічливості, - це принцип відповідності мовної ситуації. Обстановка спілкування(офіційна / неофіційна) і фактор адресата (соціальний статус, особисті заслуги, вік / стать, ступінь знайомства) є визначальними при виборі етикетних формул.
40.
Основна функція розпорядчих документів — регулювати діяльність органу управління задля виконання поставлених перед ним завдань, одержання максимального ефекту від своєї діяльності та діяльності організації загалом. Розпорядчі документи виконують регулятивну функцію, спрямовану від суб’єкта управління (керівного органу) до об’єкта управління (підлеглих), тобто від керівника організації до керівників структурних підрозділів та їх працівників, забезпечуючи безперебійність і безперервність процесу управління, злагоджену роботу всіх органів і ланок управління. Залежно від способу (процедури) ухвалення рішень з певного питання розпорядчі документи групують у: документи, ухвалені колегіально (колективним обговоренням та ухваленням рішень групою працівників — колегією, правлінням, комісією, радою, зборами тощо); документи, що їх видає, одноосібно ухваливши рішення, керівник. Зауважимо, що органи управління можуть видавати спільні розпорядчі документи, які врегульовують найважливіші питання і є правовими актами, які мають чинність для їх учасників. На засадах колегіальності діють: Уряд України, органи місцевого самоврядування, вищі органи влади, державні комісії і комітети, колегії міністерств, вищі органи управління підприємств (збори акціонерів, рада директорів, рада засновників та ін.). Номіналами документів колегіального ухвалення рішень є постанови, рішення. Така технологія фіксування управлінських рішень забезпечує їх якісний розгляд, пошук оптимальних способів вирішення питань, утім, є витратною в часі і коштах. Повноваженнями видавати одноосібні рішення наділені міністерства (міністр), державні адміністрації (голови адміністрацій), керівники організацій (генеральні директори, директори, голови правління). Вони є розробниками наказів, вказівок, розпоряджень. На противагу колегіальному, одноосібне ухвалення рішення забезпечує оперативність управління, водночас підвищує персональну відповідальність керівника. Отже, групу розпорядчих документів утворюють постанови, рішення, накази, розпорядження, вказівки. Органи управління всіх рівнів із найважливіших питань видають постанови, рішення, накази; а з менш важливих — розпорядження, вказівки. Постанови — це адміністративні акти загального порядку, котрі не вичерпуються одноразовим виконанням і зберігають чинність (якщо не суперечать закону) до їх скасування. Ключове слово цього нормативно-правового акта — «ПОСТАНОВЛЯЄ:». Розпорядження органів державної влади і управління вичерпуються однократним виконанням і чинні впродовж терміну, зазначеного в них, або ж до досягнення результату. Ключові слова цього номіналу розпорядчого документа — «ПРОПОНУЮ:», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ:». Рішення можуть бути спільними актами, виданими кількома колегіальними чи такими, що діють на засадах одноосібності, державними органами, громадськими організаціями чи об’єднаннями тощо і можуть мати нормативний чи індивідуальний характер. Ключові слова цього номіналу розпорядчого документа — «ВІРІШИВ:» (виконавчий комітет); «ВИРІШИЛА:» (Верховна Рада, колегія, рада директорів); «ВИРІШИЛИ:» (у спільних рішеннях). Вказівки інформаційно-методичного характеру, а також на виконання широким колом посадових осіб наказів, інструкцій, інших актів органів управління можуть створювати заступники керівника підприємства, головний інженер, енергетик, інженер з техніки безпеки тощо, що діють у межах своїх повноважень. Ключові слова цього номіналу документа — «ПРОПОНУЮ:», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ:», «ДОРУЧАЮ:». В установах, де вся повнота виконавчої влади належить одній особі — керівникові (генеральному директорові, директорові, виконавчому директорові, голові правління, начальникові управління тощо), рішення, ухвалені в процесі регулювання діяльності, фіксують у наказах або розпорядженнях. Наказ — це розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, організації, установи (далі — підприємство), що діє одноосібно в межах своїх повноважень задля вирішення основних і оперативних завдань. Наказ як номінал розпорядчого документа |
|
|
|
|
|
|
видають керівники міністерств, відомств, відділів і управлінь виконкомів місцевих рад народних депутатів, керівники підприємств. Розпорядження видають посадові особи задля вирішення організаційних і організаційно-технічних питань виробничо-господарської й адміністративної діяльності, що стосуються окремих ланок роботи. Утім, у реаліях документування управлінської інформації відмінності між наказом і розпорядженням нерідко знівельовані. Навіть у межах однієї системи ті самі керівники з тих самих питань в одних випадках видають накази, в інших — розпорядження, а часом — і накази, і розпорядження. Унормовує уніфіковані форми документів Державний класифікатор управлінської документації ДК 010–98, затверджений наказом Держстандарту України від 31 грудня 1998 року № 1024 (далі — ДК 010–98). Цим нормативним документом, що офіційно закріплює види номіналів документів та їх групування, констатовано паралельні назви номіналу «наказ» та «розпорядження», як от: наказ (розпорядження) про приймання на роботу (код 0301001), наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу (код 0301005), наказ (розпорядження) про надання відпустки (код 0301006), наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (код 0301008). Це аж ніяк не означає, що в цих номіналах документів має фігурувати подвійна назва. Підприємство, унормовуючи склад документів в інструкції з діловодства, класифікаторі форм документів, визначить, яким номіналом повинна документуватися та чи інша управлінська дія. Залежно від сфери функціонування розрізняють накази (розпорядження), що охоплюють нормативно-правові питання внутрішньої діяльності підприємства загалом, а також питання діяльності кожного працівника. Першу групу розпорядчих документів становлять накази з основної діяльності, другу — накази з особового складу. Зазначені групи наказів об’єднані одним номіналом, утім, згідно з ДК 010–98 представляють різні підсистеми організаційно-розпорядчої документації (далі — ОРД): перша — документацію з організації систем управління (підклас 0201) та організацію процесів управління (підклас 0202), другу розподілено між класами та підкласами управлінської документації таким чином: Організаційно-розпорядча документація (клас 02) Документація з управління кадрами (підклас 0203) Наказ про приймання на роботу (код 0203003) Наказ про переведення на іншу роботу (код 0203006) Наказ про звільнення (код 0203008) Наказ про надання відпустки (зведений) (код 0203011) Документація з оцінки трудової діяльності (підклас 0204) Наказ про накладення дисциплінарного стягнення (код 0204005) Наказ про накладення дисциплінарного стягнення (зведений) (код 0204006) Первинно-облікова документація (клас 03) Облік особового складу (підклас 0301) Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу (код 0301005) Наказ (розпорядження) про надання відпустки (код 0301006) Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (код 0301008). На підставі зазначеного вище, з урахуванням меж груп, застосовуваних для реєстрації документів, унормованих підпунктом 3.3.5 Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153 (далі — Інструкція № 1153), та наказом Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 5 грудня 2008 року № 489, можемо констатувати, що донаказів з особового складу належать накази: про прийняття на роботу; переведення на іншу роботу; сумісництво працівників; звільнення (припинення трудового договору); надання відпустки; заохочення; накладення дисциплінарного стягнення; матеріальну допомогу. Наказами з основної діяльності документують питання: фінансово-господарської діяльності підприємств; відкриття філій; організації структурних підрозділів, розподіл посадових обов’язків; режим роботи |
|
|
|
|
підприємства; фінансування певних програм, проектів; внесення змін та доповнень до штатного розпису та безліч інших управлінських ситуацій, які потребують документного вирішення. |
|
|
41.
1. Під час підготовки повідомлень обов'язкове заповнення всіх полів заголовка. На повідомлення з незаповненими полями відповідь може не поступити, оскільки засоби автоматичної фільтрації можуть не довести повідомлення, що поступило, до адресата. 2. «Тіло» повідомлення має бути коротким. У ньому має міститися опис причини обігу та чітко виражатися конкретне прохання (запит). Саме прохання (запит) є підставою для ухвалення рішення й виконання у відповідь повідомлення. За відсутності чіткого формулювання запиту відповідь не гарантується. 3. Прохання або запит, виражений в повідомленні електронної пошти, не повинні вимагати від адресата використовування засобів зв'язку, відмінних від електронної пошти. Як правило, без відповіді залишаються повідомлення з проханнями відвідати якийсь Web-вузол, відправити факс або виконати телефонний дзвінок за вказаним номером. 4. Термін відповіді на повідомлення електронної пошти — 24 години. Зміст відповіді повинен відповідати змісту запиту. Якщо дати повноцінну відповідь за цей час не можна, слід дати формальну відповідь з вказівкою очікуваного терміну ухвалення рішення. 5. При неодержанні відповіді на запит слід перевірити, чи правильно були додержані формальні вимоги (заповнення полів, чітка вказівка очікуваної реакції, підпис автора повідомлення). В службовому листуванні повторний обіг допустимий, проте тільки через певний інтервал часу, який ніколи не буває менше одного тижня (якщо обставини дозволяють, краще витримати двотижневий інтервал між обігом). Більш частий обіг може розглядатися як спам, після чого джерело повідомлень може бути заблоковане засобами фільтрації адресата. 6. У службовому листуванні використовування механізму поштових вкладень допустимо для пересилки файлів лише на пряме прохання партнера. Не слід відправляти ніяких поштових вкладень за власною ініціативою. 7. За умов одержання електронною поштою незатребуваного повідомлення з вкладеним файлом поштове вкладення слід видаляти, не відкриваючи і не читаючи. Багато поштових клієнтів мають уразливості, пов'язані з некоректною обробкою поштових вкладень. Ці уразливості часто використовуються зловмисними особами для порушення функціонування комп'ютерних систем. Є автоматичні засоби, що експлуатують уразливості поштових програм. Тому видаленню підлягають незатребувані файли поштових вкладень, навіть, якщо вони одержані від постійних партнерів по зв'язку. Наявність знайомої адреси відправника листа ще не означає, що цей лист дійсно відправив він. Цілком можливо, що воно було відправлено його поштовою програмою автоматично під управлінням шкідливого програмного коду, що випадково потрапив на його комп'ютер. 8. Якщо пересилка поштового вкладення злагоджена обома сторонами, слід оцінити розмір файлу, що пересилається. Допустимим вважається розмір до 100 Кбайт. Якщо реальний розмір більше, слід заздалегідь сповістити про це партнера (використовуючи будь-який засіб зв'язку). Необхідність у попередньому сповіщенні пов'язана з тим, що поштовий клієнт адресата може мати внутрішню настройку на блокування повідомлень з вкладеннями, що мають значний розмір. Деякі поштові програми дозволяють «нарізувати» довгі поштові вкладення на короткі фрагменти, розіслані в декілька прийомів. В цьому випадку слід заздалегідь переконатися, що поштовий клієнт адресата в змозі виконати їхню правильну збірку.
42.
В офіційній обстановці повсякденного ділового спілкування прийнято вибирати універсальні етикетні формули:
Привітання |
Добрий день (ранок, вечір)! Здравствуйте! |
Формули прощання |
До побачення! Всього доброго! На все добре! До зустрічі! (Якщо призначена зустріч) Дозвольте попрощатися! Щасливої дороги (Від'їжджаючого) |
Формули подяки |
Спасибі! Дуже вдячний вам ... Дякую! Велике спасибі! Сердечно дякую (вдячний)! Дозвольте подякувати вам! Дуже вам вдячний! |
Прохання |
Будьте ласкаві ... Будьте люб'язні ... Прошу вас ... |
Вибачення |
Приношу свої вибачення ... Вибачте, будь ласка ... Прошу мене вибачити ... Вибачте, будь ласка ... |
Пропозиція |
Дозвольте запропонувати ... Мені хочеться запропонувати вам ... Я хотів би запропонувати вам ... |
Запрошення |
Дозволити запросити вас на ... Я запрошую вас на ... Від імені ... запрошую вас на ... |
43.
Більша частина документів, що утворюється в організаціях та ті, що надходять до неї зовні, мають інформацію про фактичний стан справ у даній чи іншій організації. Інформація є підставою для складання розпорядчих документів чи може бути прийнята до увага.
Документи цієї групи можна поділити на 3 підгрупи:
докладні, пояснювальні записки, посвідчення, розписки, акти, заяви;
протокольні документи, стенограми, звіти;
службові листи, телеграми, телефонограми.
Докладні пояснювальні та службові записки. Докладні, пояснювальні та службові записки - документи, які інформують про вже здійснивши сі явища і факти, виконані роботи, склавшуся ситуацію.
Записки в залежності від змісту можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру. З точки зору адресності розрізняють внутрішні доповідні записки (керівнику підприємства або підрозділу, де працює складач) та зовнішні - (керівнику вищої організації).
Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи оформлюється на бланку або на стандартному листу паперу формату А4 (підписує укладач). Якщо направляється за межі організації - оформляють на бланку та реєструють, підписується керівником.