6. Підготовка та прийняття рішень у державному управлінні

Складність завдань державного управління вимагає застосування системного підходу до підготовки і реалізації управлінських рішень, який передбачає:

—  розгляд керованого об'єкта як системи;

— віднесення проблеми, що розглядається, до компетенції окремого рівня управління, який виступає складовою загальної системи управління;

— локалізацію ситуації в межах системи, що розглядається;

—  типізацію процесу прийняття рішень (з окресленням у ньому загального для вирішення завдань у рамках досліджуваної системи).

У цілому процес підготовки, прийняття і реалізації управлінського рішення включає такі етапи і стадії.

Етап підготовки управлінського рішення. Об'єднує: визначення цілі (сукупності цілей); збір і аналіз інформації про завдання, яке підлягає вирішенню; визначення, прогнозування розвитку ситуації і формування проблем; генерування варіантів можливих управлінських рішень; формування критеріїв і вибір ефективних варіантів управлінських рішень.

Етап прийняття і реалізації управлінського рішення охоплює: прийняття рішення (вибір одного, найбільш ефективного варіанта дій); доведення управлінських рішень до виконавців; складання плану реалізації управлінських рішень; організацію виконання управлінських рішень; контроль за виконанням управлінського рішення.

Джерелами інформації для прийняття управлінських рішень можуть бути норми законодавчих та інших актів; звернення громадян до державних органів щодо реалізації своїх законних інтересів і суб'єктивних прав; обов'язкові вказівки вищих за організаційно-правовим статусом органів державної влади, які підлягають виконанню нижчими за цим статусом органами і забезпечують реальність державного управління; факти, відносини, виявлені у процесі контролю, які відображають стан керованих об'єктів; проблемні, конфліктні, екстремальні та інші складні ситуації, що потребують оперативного і активного втручання державних органів; опитування експертів тощо. Крім того, створюються комісії або творчі групи для вивчення питання, проводяться анкетні опитування, інтерв'ювання тощо.

Про підготовку рішення може йтися тільки в тому випадку, якщо для досягнення цілі продумано різноманітні варіанти, є різні шляхи і засоби, між якими можна зробити вибір.

7. Особливості стратегічного управління органу державної влади.

Термін «стратегічне управління» виник на початку 70-х років минулого століття як засіб відокремлення управління, що здійснюється на вищому рівні. Сутність стратегічного управління полягає в тому, що основою стратегічних рішень постає визначення поведінки організації в поточний момент, який при цьому розглядається як початок майбутнього. Таким чином, рішення визначається обставинами, які виникли, але в той же момент воно передбачає, що його виконання має надати відповідь не тільки на виклик із зовнішнього середовища, а й забезпечити можливість подальших успішних реакцій на зміни навколишнього середовища.

Доцільно виокремити певні характерні риси стратегічного управління, що випливають з цього визначення.

Стратегічне управління — це управління організацією. Тим самим засвідчується, що стратегічне управління здійснюється вищим керівництвом певної організації як суб'єктом управління. Сама організація є об'єктом управління. Виокремлення суб'єкта та об'єкта управління встановлює певний комунікативний зв'язок між ними, що зумовлює факт реагування об'єкта на управлінські впливи з боку суб'єкта. Водночас і суб'єкт, і об'єкт інтегровані в одну організацію, тобто в єдиний континуум. Стратегічне управління передбачає цілеспрямований вплив суб'єкта управління на об'єкт.

Наведені риси стратегічного управління збігаються з рисами державного управління, що є похідними з визначення категорії останнього, а саме:

— державне управління — цілеспрямований організаційний та регулюючий вплив держави на стан і розвиток суспільних процесів, свідомість, поведінку та діяльність особи і громадянина з метою досягнення цілей та реалізації функцій держави, відображених у Конституції та законодавчих актах, шляхом запровадження державної політики, виробленої політичною системою та законодавчо закріпленої, через діяльність органів державної влади, наділених необхідною компетенцією1.

Важливою особливістю концепції стратегічного управління є те, що враховуючи та інтегруючи економічні й соціальні пріоритети держави, а також еволюційний характер розвитку державного управління, слід зосередити увагу на прагматичній природі механізму прийняття рішень і пов'язаною з цим орієнтацією на вибір дій, що гармонізують різнопланові цілі при посиленні зовнішньої нестабільності та обмеженості ресурсного потенціалу.

Стратегічне управління забезпечує організацію:

• методологією формулювання, запровадження, моніторингу та адаптації до зовнішніх впливів стратегії розвитку;

•   інструментарієм для координації та інтегрування заходів, що часто-густо можуть бути диверсифікованими, з метою досягнення цілей організації;

•   засобами передбачення ризиків зовнішніх впливів та адаптації до них.

Головною причиною використання методів стратегічного управління є доведена на практиці їх спроможність забезпечити довгострокову результативність і ефективність.

Досвід запровадження принципів і методів стратегічного управління в діяльності структур органів влади та бізнесі дає змогу виокремити такі позитивні аспекти його впливу на результативність діяльності1.

1. Стратегічне управління передбачає реалістичну модель майбутніх результатів з урахуванням призначення організації та дає змогу коригувати стратегії з метою досягнення наперед визначених цілей.

2. Процес стратегічного управління забезпечує чітке усвідомлення цілей діяльності організації та її структурних підрозділів управлінцями всіх організаційних рівнів і підвищує мотивацію їх діяльності.

3.   Цілі діяльності організації декомпозуються на відповідні підцілі, завдання та функції конкретних структурних одиниць організації.

4. Стратегічне управління сприяє посиленню зв'язків між організацією та зовнішнім середовищем, між структурними підрозділами самої організації, поліпшує внутрішню координацію діяльності.

5.  Стратегічне управління конкретизує завдання кожного структурного підрозділу організації, кожного працівника, стимулює їх до кооперативного підходу у вирішенні проблем.

6. Стратегічне управління дає змогу інтегрувати поведінку індивідуумів і колективів усередині організації.

7.  Стратегічне управління спрямоване на підвищення якості управлінських рішень, що зумовлено всебічним аналізом і врахуванням значної кількості релевантних факторів і альтернативних варіантів розвитку.

8.  Стратегічне управління забезпечує здатність до змін, стимулює управлінців до різноманітних обґрунтованих новацій, передбачає формування підходів, що орієнтуються на пошук переваг від зовнішніх впливів, а не на традиційні захисні реакції.

9.  Стратегічне управління забезпечує раціональне використання ресурсів.

Для органів державної влади та місцевого самоврядування можна запропонувати такі етапи запровадження методології стратегічного управління.

1.  Визначення призначення (місії) органу.

2. Оцінювання умов і факторів зовнішнього середовища.

3. Цільовий, функціональний, організаційний та ресурсний аналіз діяльності органу.

4. Формулювання цілей діяльності органу.

5.  Формування стратегії.

6.  Реалізація стратегії з одночасним моніторингом.

7.  Оцінка досягнення результатів.

Розглянемо ці етапи.

Визначення призначення (місії) органу. Розробка призначення органу влади чи органу місцевого самоврядування є першим етапом стратегічного управління.

Як уже згадувалося, призначення органу (його місія) визначається положеннями Конституції держави та відповідними законодавчими актами. Виокремлення цих положень дасть змогу конкретизувати сферу діяльності, визначить певні конституційні та законодавчі принципи, форми та методи функціонування.

Зміст призначення базується на таких складових:

•  призначення має бути сформульоване на підставі конституційних і законодавчих положень у достатньо простій і сприйнятній формі1;

•  основою призначення є задоволення певних інтересів і потреб споживачів, надання управлінських послуг на рівні держави або відповідної громади;

•  призначення має базуватися на цінностях суспільства і держави, враховувати напрями розвитку цивілізації;

•  призначення має віддзеркалювати довгострокову перспективу розвитку надання зазначених послуг;

•  призначення має дати відповідь, чому саме ці послуги мають надаватися органами державної влади або органами місцевого самоврядування і не можуть бути делеговані недержавним організаціям.

Оцінка умов і факторів зовнішнього середовища. Аналіз зовнішнього середовища складається з двох складових: аналізу цільового середовища (task environment) та аналізу мак-росередовища (macro-environment). Перший ґрунтується на результатах розробки призначення органу. Це означає, що цілі діяльності органу визначаються у формалізованому вигляді, без конкретизації діагностичності критеріїв їх досягне, ння. Він передбачає аналіз цілей на пріоритетність і доцільність, тобто необхідність задоволення відповідних інтересів та потреб юридичних і фізичних осіб на відповідному організаційно-правовому рівні державного управління.

Аналіз макросередовища охоплює політичні, економічні, соціальні, культурні, технологічні, екологічні та інші фактори, що можуть сприяти або загрожувати розвитку відповідної сфери управління.

Цільовий, функціональний, організаційний та ресурсний аналізи діяльності органу. Ці аналізи проводяться на підставі реальних даних функціонування органу.

Цільовий аналіз має засвідчити наявність і правильність визначення діагностованих (тобто таких, що мають чітко виражений критерій оцінки діяльності), науково обґрунтованих (перспективні напрями діяльності органу влади визначені на підставі прийнятих результатів наукових досліджень) і підтриманих громадськістю (наявність, зокрема, результатів незалежних соціологічних досліджень або інших методів вивчення громадської думки) цілей функціонування органу, що мають визначатися відповідними (програмою

Функціональний аналіз передбачає нормативно-правову конкретизацію завдань і функцій органу, її зіставлення з реальною діяльністю органу.

Цільовий та функціональний аналізи надають можливість проведення організаційного, у тому числі структурного, аналізу діяльності. При цьому проводиться не тільки аналіз організаційної структури органу, а й аналіз технологічних і регламентних процесів прийняття управлінських рішень та надання відповідних послуг юридичним і фізичним особам.

Наведені види аналізу закладають базу для проведення аналізу ресурсного забезпечення. При цьому, аналізу підлягають правовий, фінансові, матеріальні, інформаційні, кадрові та інші ресурси, необхідні для реалізації призначення органу.

Формулювання цілей діяльності органу. На засадах проведеного SWOT-аналізу можна перейти до формування пропозицій щодо цілей функціонування органу.

Цілі — це конкретний стан окремих показників діяльності органу в певний момент часу, досягнення яких є бажаним і на досягнення яких спрямована діяльність органу. Цілі мають максимально повно віддзеркалювати призначення та охоплювати всі аспекти діяльності органу.

Формування стратегії. Є два протилежних підходи щодо розуміння процесу вироблення та реалізації стратегії. Перший базується на чіткому визначенні кінцевого стану сфери управління, що має бути досягнутий через певний проміжок часу. Далі визначаються всі заходи, що мають бути реалізовані для досягнення зазначених цілей, створюється план дій із зазначенням термінів. Такий підхід до розуміння стратегії притаманний централізованій плановій економіці. При такому розумінні стратегія — конкретний довгостроковий план досягнення конкретної довгострокової мети, а вироблення стратегії — це визначення цілі та створення довгострокового плану.

Реалізація стратегії з одночасним моніторингом. Ця стадія становить собою процес трансформації стратегії в конкретні дії органу шляхом розробки цільових програм, формування відповідних функціональних і організаційних структур, відповідного ресурсного забезпечення. Цей процес може передбачати зміни в структурі, навіть у системі управління органом.

Важливою особливістю реалізації стратегії є те, що в цей період можуть виникнути не тільки складнощі внаслідок поганого виконання добре розробленої стратегії, а й проблеми, викликані негативними зовнішніми впливами. Це потребує спрямування (навіть коригування) реалізації стратегії в межах визначеного призначення органу.

Оцінка досягнення результатів. Оцінка досягнення результатів передбачає застосування наперед визначених критеріїв результативності, порівняння фактичної результативності з цільовою. За наявності відхилень результативності (коли цільова перевищує фактичну) передбачається запровадження заходів щодо усунення цих відхилень.