9. Функціональний аналіз органу державної влади

Аналіз проблем управління з погляду його функцій становить основу для встановлення обсягу робіт за кожною з них, визначення кількості управлінців і, врешті-решт проектування самої структури та організації апарату управління. З метою удосконалення діяльності державних органів та підвищення ефективності їх роботи проводиться функціональний аналіз.

Функціональний аналіз органів державної влади здійснюється на основі відповідного функціонального обстеження апаратів цих органів усіх рівнів згідно з методичними рекомендаціями, схваленими Постановою Колегії Голов-держслужби (протокол № 6 від 6 липня 2000 p.). Завдання функціонального обстеження апарату конкретного органу полягають у тому, щоб визначити:

•  які конституційно та законодавчо визначені цілі поставлено перед конкретним органом виконавчої влади і чи охоплюють їх завдання, передбачені у положенні про цей орган;

•   які функції закріплено у положенні про цей орган і наскільки вони відповідають завданням, визначеним в інших актах законодавства;

•  якою мірою положення про структурні підрозділи органу виконавчої влади відповідають положенню про цей орган, чи повністю повноваження цих органів забезпечують виконання функцій, покладених на орган;

•  якою мірою посадові інструкції відповідають положенням про орган та його структурні підрозділи, професійно-кваліфікаційним характеристикам посад державних службовців, а також реально виконуваній роботі;

•  чи потребують уточнення перелік завдань і функцій даного органу, а також структура його апарату та кадровий склад1.

Здійснюючи функціональне обстеження, слід керуватися такими визначеннями цілей, завдань та функцій державного органу:

— цілі діяльності органу виконавчої влади визначаються Конституцією та законами України, указами Президента та постановами Кабінету Міністрів України;

— завдання конкретизують цілі органу і, як правило, становлять цільову функцію структурного підрозділу. їх реалізація має забезпечити досягнення мети діяльності органу;

—  функцією слід вважати діяльність, пов'язану з отриманням чітко визначеного кінцевого результату, який прямо відображає досягнення завдань органу виконавчої влади.

Відповідно до Методичних рекомендацій з проведення функціонального обстеження апаратів органів виконавчої влади всіх рівнів функціональне обстеження здійснюється за такими етапами.

1.  Організація роботи з проведення функціонального обстеження.

2.  Функціональне обстеження апарату органу виконавчої влади.

3.  Функціональне обстеження структурних підрозділів апарату.

4.  Аналіз розподілу обов'язків між керівником та заступниками керівника органу виконавчої влади.

5.  Підсумки функціонального обстеження.

10. Охарактеризуйте особливості системи контролінгу

Система контролінгу - це синтез елементів обліку, аналізу, контролю, планування, реалізація яких забезпечує вироблення альтернативних підходів при здійсненні оперативного і стратегічного управління про­цесом досягнення кінцевої мети і результатів діяльності підприємства.

Предметом вивчення контролінгу є оперативне та стратегічне управління підприємством як структурними підрозділами стратегічних і поточних цілей та прийняття управлінських рішень з оптимізації співвідношення «витрати-випуск-прибуток».

Таким чином, контролінг орієнтований перш за все на інформаційну підтримку процесів прийняття рішень.

Слово "контролінг" походить від англійського "to control" - контро­лювати, управляти.

Можна стверджувати, що контролінг є найважливішим засобом успішного функціонування підприємства, оскільки:

• забезпечує необхідною інформацією для прийняття управлінських рішень шляхом інтеграції процесів збору, обробки, підготовки, аналізу, інтерпретації інформації;

• надає важливу інформацію для визначення стратегії і планування майбутніх процесів і результатів діяльності підприємства;

• надає інформацію для управління трудовими і фінансовими ресурсами;

• забезпечує життєздатність підприємства на рівнях стратегічного і тактичного управління;

• сприяє оптимізації залежності "виручка - витрати - прибуток".

Контролінг як окрема наука має свої методи дослідження:

• загальнометодологічні;

• загальнонаукові;

• специфічні методи.

До загальнометодологічних методів належать такі, що характерні для будь-якої науки: спостереження, порівняння, аналіз, синтез, систематизація, історія розвитку, виявлення закономірностей, прогнозування.

До загальнонаукових методів належать методи досліджень окремих систем: планування, обліку, аналізу, управління, статистики, кібернетики, інформатики.

До специфічних методів контролінгу можна віднести використання моделювання процесів та явищ і на цій основі визначення конкретних завдань системи.

Також розрізняють дві групи специфічних методів контро лігу – оперативного і стратегічного. Методи оперативного контролінгу покликані здійснювати активне управління прибутком, а методи стратегічного контролінгу – забезпечити існування підприємства у тривалій перспективі (у майбутньому).

Мета контролінгу зводиться до підтримання ефективного функціонування підприємства, вона визначається вищим керівництвом і може уточнюватися залежно від змін факторів внутрішнього і зовнішнього середовища, в якому функціонує підприємство.

Загальними функціями контролінгу є:

1. Координація управлінської діяльності з метою досягнення цілей підприємства.

2. Інформаційна і консультаційна підтримка прийняття управлінських рішень.

3. Створення і забезпечення функціонування загальної інформаційної системи управління підприємством.

4. Забезпечення раціональності управлінського процесу.

Основними завданнями системи контролінгу слід вважати:

1. Планування (методологія і організація). Основні завдання:

• створення нормативної бази для прогнозування розвитку фірми;

• сприяння розробникам стратегічних планів у визначенні цілей організації та напрямків розвитку;

• координація робіт з планування і складання бюджетів;

• участь у визначенні кількісних і якісних параметрів роботи підприємства на стратегічний період;

• узгодження проміжних цілей і планів та складання загальних стратегічних планів.

2. Облік (збір та обробку інформації). У галузі обліку завдання контролінгу вимагають:

• створення сучасної системи інформаційного забезпечення та звітності задіяних у стратегічному процесі управління відповідальних осіб;

• визначення специфічних потреб менеджерів у необхідній інформації та звітності;

• періодичного подання інформації щодо відхилень фактичних значень показників від планових;

• подання керівництву підприємства звітів з поясненням факторів, що спричинили відхилення;

• аналіз відхилень та обговорення із зацікавленими особами.

3. Контроль і регулювання. У галузі контролю завданнями контролінгу виступають наступні:

• визначення обсягів контролю у тимчасовому та змістовому розрізах;

• порівння планових і фактичних обсягів для виміру та оцінки ступеня досягнення цілей;

• визначення допустимих меж, відхилень, розмірів;

• аналіз відхилень, визначення причин відхилень плану від факту і розробка пропозицій для зменшення відхилень.

4. Інформаційно-аналітичне забезпечення. У галузі інформаційно-аналітичного контролінгу потрібно:

• розробити архітектуру інформаційної структури;

• відібрати показники, носії інформації та канали їх передачі;

• визначити контрольні точки господарської та фінансової діяльності;

• скласти схему збору і систематизації найбільш значимих даних для прийняття рішень;

• розробити інструментарій для планування, обліку, контролю, аналізу і прийняття рішень;

• консультувати менеджерів з питань функціонування системи контролінгу.

5. Спеціальні:

• збір і аналіз даних про зовнішнє середовище;

• вивчення досягнень конкурентів;

• обґрунтування доцільності злиття з іншими підприємствами або відкриття філій;

• проведення калькуляцій для особливих замовлень;

• розрахунки ефективності інвестиційних проектів.

Необхідність появи на сучасних підприємствах такого феномена як контролінг можна пояснити наступними причинами:

• підвищення нестабільності зовнішнього середовища висуває додаткові вимоги до системи керування підприємством;

• перенесення акценту з контролю минулого на аналіз майбутнього;

• збільшення швидкості реакції на зміни зовнішнього середовища, підвищення гнучкості підприємства;

• необхідність продуманої системи дій по забезпеченню виживаності підприємства і запобіганню кризовим ситуаціям;

• ускладнення систем керування підприємством вимагає механізму координації всередині системи керування;

• інформаційний бум при недоліку релевантної (істотної, значущої) інформації потребує побудови спеціальної системи інформаційного забезпечення керування;

• загальнокультурне прагнення до синтезу, інтеграції різних областей знання і людської діяльності.

• Мета контролінгу полягає в забезпеченні прибутковості і ліквідності підприємства шляхом виявлення причинно-наслідкових зв'язків при зіставленні виручки від реалізації продукції (робіт, послуг).

• Сучасний менеджмент розділяє цілі підприємства на дві групи: оперативні (короткострокові) й стратегічні (довгострокові, перспективні). Контролінг дозволяє здійснювати постійний контроль за досягненнями як стратегічних, так і оперативних цілей діяльності підприємства.

• Контролінг - один з основних елементів, що формують систему управ­ління підприємством. При цьому сучасний менеджмент розділяє цілі підприємства на дві групи: оперативні (короткострокові) і стратегічні (довгострокові, перспективні). А значить, контролінг як система включає два основні аспекти (підсистеми): стратегічний і оперативний.