Тема 5: Служби персоналу: організація та функції.
Призначення і роль сучасних служб персоналу в організації.
Кадрове забезпечення системи управління персоналом.
Документаційне забезпечення.
Інформаційне та технічне забезпечення.
Нормативно-методичне та правове забезпечення
1.
Підрозділи, що виконують функцію управління персоналом, у широкому значенні слова можуть розглядатись як служба управління персоналом.
Конкретне місце і роль вказаної служби в загальній системі управління організацією визначається місцем і роллю кожного спеціалізованого підрозділу з управління персоналом і організаційним статусом його безпосереднього керівника.
Цей організаційний статус підтверджується набором повноважень та відповідальності. Їх об’єм та ієрархічний ранг багато в чому визначаються позицією першого керівника організації відносно кадрової служби. Вони також формуються в ході організаційного розвитку управління, накопичення кадрового та інтелектуального потенціалу.
Авторитет кадрової служби залежить не тільки від її керівних повноважень, але й від рівня спеціальних знань співробітників та міри впливу на кадрові процеси. Тому в зарубіжній практиці спостерігається така закономірність: служби управління персоналом починають свою діяльність як штабні ланки з консультативними функціями, а потім, у міру розвитку кадрового потенціалу і все більш очевидного його впливу на результати роботи, служба управління персоналом наділяється управлінськими повноваженнями і починає брати безпосередню участь у керівництві організацією.
Залежно від рівня розвитку й особливостей організації структурне місце кадрової служби може бути різним. У зарубіжній практиці виділяють декілька таких варіантів.
Варіант 1 – початковий етап розвитку підприємства.
У випадку, коли на невеликому щойно створеному підприємстві керівництво ще чітко не визначило статус кадрової служби, часто застосовується підпорядкування служби управління персоналом загальному керівництву організації як штабному органу (рис. 1).
Рис. 1. Штабне підпорядкування кадрової служби
Варіант 2 – також початковий етап розвитку організації.
У випадку, коли перший керівник вже на початковому етапі намагається підняти роль кадрової служби та її статус, хоч його заступники ще не готові до сприйняття відділу персоналу як підрозділу, рівнозначного другому рівню управління, використовується підпорядкованість кадрової служби першому керівнику.
Рис. 2. Підпорядкування кадрової служби першому керівнику
Варіант 3 – розвинені фірми.
Для достатньо розвинених фірм характерним є виділення сфери управління персоналом як рівнозначної підсистеми управління серед інших підсистем.
Рис. 3. Інтеграція кадрової служби в керівництво організацією
На сучасних розвинених підприємствах кадрові служби – це досить крупні і впливові підрозділи. Без згоди керівників кадрових служб не приймається жодне стратегічне рішення. Кадрова служба бере активну участь у формуванні організаційної культури фірми. Типова схема структури кадрової служби в американській корпорації наведена на рис.4.
Рис. 4. Структура кадрової служби в американській корпорації
Особливості тієї чи іншої організації визначають особливості оргструктури системи управління персоналом. Варіанти видозмін виділених підрозділів кадрової служби можуть залежати від її розміру та від можливостей організації (у першу чергу – фінансових) сформувати той чи інший підрозділ. Крім того, важливу роль тут відіграє досягнутий методичний та кадровий потенціал.
У будь-якому випадку, незалежно від особливостей організації, склад функцій системи управління персоналом залишається незмінним. Змінюється тільки трудомісткість їх виконання. Якщо персонал організації невеликий і відповідно незначною є трудомісткість функцій системи управління, то виконання окремих завдань може бути доручене конкретному спеціалісту, а не підрозділу. Окремі функції можуть передаватись у компетенцію підрозділу з організації управління. Так, наприклад, спеціалізованими підрозділами може виконуватись функція інформаційного забезпечення системи управління персоналом.
Структура кадрової служби може відрізнятися в залежності від масштабів діяльності підприємства, стратегії та тактики роботи з персоналом. Для малого приватного підприємства найбільш характерним є здійснення функцій кадрової служби одним співробітником або суміщення посади керівника з будь-якою іншою, наприклад часто функції кадрового діловодства виконує секретар, бухгалтер, юрист. А функції менеджера з персоналу виконує сам директор – сам підбирає працівників, призначає їм зарплату, тощо. На це витрачається досить багато його робочого часу.
Світовий досвід показує, що реальна потреба у створенні самостійного структурного підрозділу управління кадрами з допомогою професіонала в галузі людських ресурсів виникає при наявності в організації 50-70 працівників. В цьому випадку відкриття посади менеджера з персоналу є економічно виправданим.
Середнє по чисельності підприємство потребує створення групи спеціалістів по кадрам (2-4 чоловіки) або відділу кадрів.
Велика виробнича або комерційна структура стає перед гострою необхідністю створення розгалуженої служби управління персоналом з різних напрямів діяльності в галузі людських ресурсів.
На сучасному етапі розвитку підприємств України необхідною умовою їх успішного функціонування стає процес створення нових служб управління персоналом.
Нові служби управління персоналом створюються зазвичай на базі традиційних служб: відділу кадрів, відділу організації праці та заробітної плати, відділу охорони праці і техніки безпеки та ін. Завданнями нових служб є реалізація кадрової політики та координація діяльності щодо управління трудовими ресурсами організації. У зв’язку з цим вони починають розширювати свої функції і від чисто кадрових питань переходять до розробки систем стимулювання трудової діяльності, управління професійним просуванням, попередженням конфліктів, вивченням ринку трудових ресурсів і т.п.
Порівняльний аналіз функцій кадрових служб, що працюють за старими та новими технологіями
Ті, що працюють по-новому |
Ті, що працюють по-старому |
1. Планування трудових ресурсів – визначення потреби в кадрах в залежності від стратегії розвитку виробництва 2. Створення резерву персоналу, підбір до кандидатів, визначення груп резерву Відбір персоналу із групи резерву Оформлення трудових контрактів Оцінка трудової діяльності кожного робітника Переведення, підвищення, пониження, звільнення в залежності від результатів праці Профорієнтація і адаптація – введення нових робітників до колективу, до процесу виробництва Визначення заробітної плати та пільг з ціллю залучення, збереження і закріплення кадрів Навчання кадрів Підготовка керівних кадрів Управління дисципліною |
|
Важливою сферою діяльності нових служб управління персоналом є формулювання цільової функції та інтеграція її в систему організаційних цілей.
2.
Під кадровим забезпеченням системи управління персоналом розуміють необхідний кількісний та якісний склад її працівників.
В умовах різкого підвищення ролі посади менеджера по персоналу до рівня вищої ланки управління, значного розширення його функцій, ускладнення техніки підбору, відбору, розташування, розвитку, мотивації, службового просування персоналу посада керівника стає однією з найважливіших для виживання організації, забезпечення її конкурентоздатності. У зв’язку з цим дуже актуальною стає проблема професіоналізації співробітників кадрових служб.
Сьогодні середній вік керівників кадрових служб складає – 45 років. Більшість з них мають базову технічну освіту, що є несумісним з тими функціями, які їм необхідно виконувати. Це пояснюється недостатністю спеціалістів у цій галузі.
Кількісний склад служби управління персоналом визначається організаційно-штатними структурами та статутом організації. При розрахунку чисельності працівників кадрових служб необхідно враховувати такі фактори:
загальна чисельність працівників організації;
соціальна структура організації;
складність та комплексність задач з управління персоналом;
технічне забезпечення, тощо.
3.
Документаційне забезпечення - організація роботи з документами, що відносяться до системи управління персоналом. Його основою є діловодство – повний цикл обробки і руху документів з моменту їх створення працівниками кадрових служб (або отримання ними) до завершення виконання та передачі в інші підрозділи.
Основними функціями з документаційного забезпечення системи управління персоналом є:
своєчасна обробка документації;
доведення документації до відповідних працівників для виконання;
друк документів з кадрових питань;
реєстрація, облік та зберігання документів по персоналу;
формування справ у відповідності до номенклатури, встановленої для організації;
передача документації, тощо
Вимоги до оформлення документів базуються на державних стандартах уніфікованих систем документації.
У підсистемі управління персоналом впроваджені та ведуться наступні уніфіковані системи документації:
планова (планові завдання по кадровим питанням, наряди, планові розрахунки чисельності, оплата праці тощо);
первинного обліку (з обліку праці та заробітної плати);
звітно-статистична (з чисельності, балансу робочого часу, продуктивності, вивільнення працівників тощо);
з соціального забезпечення (пенсії, пільги, соціальне страхування);
організаційно-розпорядчої (акти, листи, доповідні та пояснювальні записки, заяви, інструкції, анкети, постанови, правила, протоколи, накази, рішення тощо).
Особливістю теперішнього етапу розвитку є те, що якщо у кадрових службах державних установ та підприємств суворо та чітко ведеться кадрова документація, то в комерційних організаціях часто недооцінюється роль кадрової документації.
4.
Головна функція управління персоналом – це розробка рішень та контроль за їх виконанням. Саме це дає можливість розглядати управління персоналом як інформаційних процес, тобто такий, який функціонально включає отримання, передачу, обробку, зберігання та використання інформації, а саму ієрархічну систему управління – як інформаційну систему.
Інформаційне забезпечення системи управління персоналом це сукупність реалізованих рішень з обсягу, розміщення та форми організації інформації, що циркулює в системі управління при її функціонуванні.
Воно включає: оперативну інформацію, нормативно-довідкову, класифікатори техніко-економічної інформації і системи документації (уніфіковані та спеціалізовані).
Останнім часом дуже поширеним стало використання персональних комп’ютерів в структурних підрозділах організацій, в тому числі у відділі кадрів, праці та заробітної плати тощо. У зв’язку з цим однією з центральних проблем проектування інформаційного забезпечення служби управління персоналом є організація даних у пам’яті комп’ютера.
Недоліком традиційного підходу організації масиву даних є орієнтація інформаційної бази на конкретні функціональні завдання.
На сьогоднішній день актуальною є розробка бази даних, що будується на певних правилах, передбачає загальні принципи опису, зберігання та маніпулювання даними. У зв’язку з цим відкриваються нові можливості використання ЕОТ декількома користувачами.
Для організації ефективного процесу управління персоналом та його інформаційного забезпечення необхідним є технічне забезпечення.
Технічне забезпечення – це сукупність взаємопов’язаних єдиним управлінням та автономних технічних засобів збору, реєстрації, накопичення, передачі, обробки та представлення інформації, а також засобів оргтехніки.
Комплекс засобів технічного забезпечення повинен володіти:
інформаційною, програмною та технічною сумісністю;
адаптованістю до сучасних умов функціонування служби управління персоналом;
можливістю розширення з метою підключення нових приладів.
5.
Нормативно-методичне забезпечення системи управління персоналом – це сукупність документів організаційного, організаційно-методичного, організаційно-розпорядчого, технічного, нормативно-технічного, техніко-економічного та економічного характеру, а також нормативно-довідкові матеріали, що встановлюють норми, правила, вимоги, характеристики, методи та інші дані, що використовуються при вирішенні задач організації праці і управління персоналом та затверджені у встановленому порядку відповідними компетентними органами або керівництвом організації.
Нормативно-методичне забезпечення створює умови для ефективного процесу підготовки, прийняття та реалізації рішень з питань управління персоналом.
Відповідальність за забезпечення системи управління персоналом нормативно-методичними документами несуть відповідні підрозділи апарату управління організації (відділ стандартизації, юридичний відділ тощо).
На основі типових документів з урахуванням особливостей організації працівники служби управління персоналом розробляють документи для внутрішнього користування.
Найбільш важливим організаційно-розпорядчим документом є правила внутрішнього розпорядку, які включають в себе такі розділи:
загальні положення
порядок прийому та звільнення робітників та службовців
основні обов’язки робітників та службовців
основні обов’язки адміністрації
робочий час та його використання
винагороди за успіхи у роботі
відповідальність за порушення трудової дисципліни.
Удосконалювати правила трудового розпорядку необхідно включаючи в нього розділи про оплату праці, про комерційну таємницю, про страхування та охорону праці, тощо.
Важливим організаційним документом є колективний договір – це угода, що заключається між трудовим колективом та адміністрацією з регулювання їх взаємовідносин в процесі виробничо-господарської діяльності на термін від одного до трьох років.
У колективний договір можуть включатися взаємні обов’язки працівників та працедавців по наступним питанням:
форма, система і розмір оплати праці, грошові винагороди, компенсації, доплати;
механізм регулювання заробітної плати виходячи з рівня інфляції, виконання показників, тощо;
зайнятість, перекваліфікація, умови звільнення працівників;
визначення робочого часу і часу на відпочинок;
покращення умов та охорони праці робітників;
добровільне та обов’язкове медичне і соціальне страхування;
економічна безпека та охорона здоров’я робітників на виробництві;
контроль за виконанням колективного договору, порядок внесення змін та доповнень, відповідальність сторін, соціальне партнерство, тощо.
До документів організаційно-методичного та методичного характеру відносяться такі, що регламентують виконання функцій з управління персоналом (положення про формування кадрового резерву, положення про організацію адаптації працівників, положення по врегулюванню взаємовідносин у колективі, інструкції з дотримання правил техніки безпеки тощо).
Для розробки цих та інших документів, а також для виконання ряду функцій з управління персоналом використовують такий нормативний документ як Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців, який затверджений на державному рівні. Для характеристики професій робітників, тарифікації робіт, тощо використовується Єдиний тарифно-кваліфікаційний довідник робіт та професій робітників.
Також важливими видами регламентуючої документації на підприємстві є: положення про підрозділ, штатний розклад, особиста специфікація, тощо.
Правове забезпечення системи управління персоналом полягає у використання засобів та форм юридичної дії на органи і об’єкти управління персоналом з метою досягнення ефективної діяльності організації.
Його основними задачами є: правове регулювання трудових відносин і захист прав та інтересів працівників.
Правове забезпечення системи управління персоналом включає:
дотримання, виконання та використання норм діючого законодавства в галузі праці та трудових відносин;
розробку та затвердження локальних нормативних (накази при прийом та звільнення тощо) та ненормативних актів (розпорядження при винагороду або покарання працівників, відпустку, тощо);
підготовку пропозицій про зміну діючих або відміну застарілих нормативних актів.
Здійсненням правового забезпечення в організації займається керівник та інші посадові особи, а також керівник системи управління персоналом та її працівники з питань, що входять в їх компетенцію. Головним підрозділом по веденню правової роботи в галузі трудового законодавства є юридичний відділ.