6. Реалізація управлінських рішень і надійність систем управління в організації (самостійно)
Прийняття управлінських рішень і їхня реалізація – це безперервний і комплексний процес. Як правило, одночасно реалізуються різні по значимості, рівню і складності рішення.
Одні з них досить складні, трудомісткі і вимагають значного часу для своєї реалізації, інші – більш швидкоплинні і для їхнього виконання використовується менше сил і засобів. Але, так чи інакше, кожне рішення вимагає уваги і виконання.
Процес реалізації прийнятого рішення буде більш ефективний, якщо завдання будуть доведені вчасно до кожного виконавця, що будуть проінформовані про цілі і завдання колективу, структурного підрозділу і фірми в цілому. Виконавці повинні бути забезпечені всім необхідним: кресленнями, інструкціями, матеріалами й інструментами, документацією про вибір раціональних методів і способів проведення робіт.
Адміністрація (при необхідності) завчасно робить навчання (перенавчання) кадрів, роз'яснює конкретну роль кожного виконавця у виробничому процесі, вирішує питання стимулювання праці.
У період підготовки до виробництва уточнюються і конкретизуються виробничі відносини між виконавцями і структурними підрозділами, уточнюються повноваження і відповідальність персоналу по вертикалі і горизонталі, налагоджується обмін інформацією на всіх рівнях з метою найбільш ефективного досягнення поставлених завдань.
Для рядового виконавця план повинен бути досить простий, тобто містити порівняно небагато пунктів. Кількість нових операцій не повинна перевищувати 2–3, і фахівець повинен володіти достатньою професійною підготовкою і мати відповідну кваліфікацію.
Забезпечення виконання розробленого плану буде не повним, якщо не буде залучена система контролю. Якщо в ході контролю виявилися відхилення від плану, то варто вжити коригувальних заходів по їхній ліквідації. Причинами відхилень від плану можуть бути:
зміни умов зовнішнього середовища;
недоліки планування (варто виявити характер планової помилки і прийняти рішення);
недоліки організації виробництва: відсутність необхідних матеріалів, інформації;
конфлікти в колективі;
недоліки мотивації праці робітників.
У залежності від причин помічених відхилень приймаються заходи управлінського впливу для їхнього усунення чи корегування наявного плану в зв'язку зі зміною умов його реалізації.
Форми вираження та реалізації управлінських рішень У разі прийняття певного управлінського рішення необхідно визначити оптимальні форми його вираження та реалізації. Залежно від умов розробки управлінських рішень можуть використовуватися наступні форми вираження:
закон – рішення державної влади, яке має загальнообов'язковий та незмінний характер;
указ – рішення глави держави, затверджене парламентом; має силу закону;
акт – рішення широкого кола державних і суспільних організацій; може мати міжнародний характер;
бюлетень – рішення керівника щодо короткого повідомлення підлеглих про стан справ; суспільне значення;
прес-реліз – спеціальний бюлетень для термінової публікації в засобах масової інформації, який формується урядовими установами, міжнародними організаціями та прес-бюро;
статут – набір правил, які регулюють діяльність організацій;
наказ – нормативний документ – рішення керівника організації або її великого підрозділу; обов'язкове для виконання;
постанова – колективне або індивідуальне рішення вищого органу влади для будь-якої організації; статус постанови переважає статус наказу;
положення – рішення, що включає певний набір законів, правил та інструкцій, що регламентують певний вид діяльності;
правила – рішення, з урахуванням традицій організації, у формі набору сталих норм поведінки і діяльності певних груп працівників;
норма – чинний закон держави, у галузі чи компанії, порядок дій в будь-якій галузі, наприклад, норма права, норма поведінки;
вказівка – рішення методичного, технологічного характеру, яке реалізується у формі настанов та роз'яснень;
розпорядження – рішення керівника, не наділеного адміністративними функціями з питань технології, організації праці та техніки безпеки;
протокол – рішення, що відображають будь-які події;
інструкція – рішення, що встановлює порядок та спосіб виконання будь-якої дії;
декларація – урочиста програмна заява керівника;
договір – рішення щодо проведення спільних робіт із зазначенням взаємних прав і зобов'язань у комерційних та некомерційних сферах діяльності;
контракт – рішення, зазвичай комерційного характеру, про проведення спільних робіт з зазначенням взаємних прав і зобов'язань. Контракт є підвидом угоди;
акцепт – рішення щодо прийому пропозицій про укладання угод на запропонованих в оферті умовах;
оферта – рішення, зазвичай комерційного характеру, з пропозицією будь-якій особі укласти угоду на вказаних умовах. Оферта й акцепт складають контракт;
план – рішення, яке відображає цілі та конкретні задачі діяльності, засоби, методи та час їх реалізації;
модель (процесу або явища) – рішення, що завдяки певним елементам і зв'язкам з визначеною точністю відтворює реальні процеси чи події.
Реалізація рішень, прийнятих керівником, може відбуватися в таких формах:
• ділова бесіда – спеціально організована керівником зустріч з підлеглим (групою підлеглих) для обміну думками за заздалегідь обумовленою тематикою, актуальною для компанії;
• ділова гра (тренінг) – спеціально організована інтенсивна діяльність робітників з підготовки та реалізації управлінських рішень на основі імітаційних моделей реальних процесів;
• засідання – вузькопрофесійна нарада для розв'язання в основному організаційних питань (засідання профкому, президії тощо);
• звіт (у письмовій та усній формі) – рішення спеціаліста щодо результатів індивідуальної або колективної роботи з реалізації управлінських рішень;
• методика – сукупність методів для професійного виконання будь-якої діяльності;
• навчання – ділова бесіда; проводиться керівником для надання новітніх знань або інформації стосовно будь-якої діяльності;
• нарада – колективна ділова бесіда; проводиться керівником для оперативного доведення до підлеглих конкретних задач, використання колективного розуму, обміну інформацією та накопиченим досвідом стосовно здійснення важливих управлінських рішень.
• настанова – ділова бесіда; проводиться керівником і має на меті навчити, передати досвід з успішного виконання управлінського рішення;
• особистий приклад – дії керівництва у сфері підпорядкування, за заздалегідь підготовленим сценарієм, для розвитку у підлеглих ефекту наслідування авторитетам у техніці здійснення управлінських рішень;
• порада – ділова бесіда; проводиться керівником з виконавцями рішення для того, щоб поділитися власними поглядами щодо його виконання; є необов'язковою для виконання підлеглими;
• примушування – ділова бесіда; ведеться керівником у вигляді погроз для спонукання працівника до виконання управлінських рішень;
• рекомендаційний лист – рішення авторитетного спеціаліста поручитися за будь-яку людину, компанію або діяльність перед потенційним або конкретним роботодавцем, постачальником чи споживачем;
• роз'яснення – ділова бесіда; проводиться керівником і має на меті пояснити, зробити більш зрозумілим суть і склад управлінського рішення.
В досягненні позитивного результату від реалізації прийнятого управлінського рішення важливу роль відіграє надійність і оптимальність системи управління підприємством.
Надійність – властивість системи чи якого-небудь об'єкта зберігати свою працездатність протягом заданого періоду часу.
Надійність системи управління виявляється у безпосередньому її функціонуванні, що забезпечує досягнення цілей виробництва. Показниками надійності системи управління є безвідмовність (безперервне збереження працездатності), готовність (ефективне збереження працездатності), відновлюваність (швидке усунення збоїв у роботі та відтворення здатності функціонувати у заданому режимі).
На практиці висока надійність управлінської системи підприємства забезпечується за науково обґрунтованої структури управління та інформаційної системи, раціональної технології процесів управління, правильного підбору та розстановці кадрів, ефективного стилю управління тощо.
Оптимальність системи управління характеризується рівнем застосування сучасних економіко-математичних методів для розробки управлінських рішень, обґрунтованістю співвідношення централізації і децентралізації управління, керованістю підприємства тощо. Керованість підприємства або структурного підрозділу показує рівень забезпечення заданої організаційної стійкості підприємства (цеху, бригади) і своєчасність переведення його з одного кількісного (якісного) стану в інший, що відповідає поставленій меті.