Типы входных данных в Excel и правила их ввода

(в ячейку Excel можно ввести до 255 символов)

Символьные (текстовые) – алфавитные, числовые и специальные символы. Если число используется как текст, перед ним ставится верхняя кавычка (двойная или одинарная).

Числовые данные – не могут содержать алфавитных и специальных символов. Исключением является десятичная точка и знак минус.

Формулы – вводят в ячейки, чтобы производить вычисления над содержащимися в них числовыми данными. Формула начинается со знака “=”, в формуле можно указать арифметические, логические и другие действия. В формуле указывают не данные, содержащиеся в ячейках, а адреса этих ячеек. Чтобы не вводить адрес ячейки с клавиатуры, можно просто по той ячейке щелкнуть 1 раз левой кнопкой мыши.

Функции. Это частный случай формулы. Каждая функция – это отдельная программа, имеет собственное имя и выполняет только одно конкретное вычисление. Адреса ячеек, над которыми функция выполняет вычисления, задаются в аргументах. Аргументы пользователь должен задать в скобках после имени функции или в строках. Функции разделяют по категориям (статистические, финансовые и др.), каждая категория имеет свой набор функций.

Даты. Это особый тип данных. Позволяет с помощью функций сделать пересчет даты вперед и назад, а также вычислить разность двух дат (вычислить длительность периода).

Некоторые форматы числовых данных в Excel

Установить в ячейке нужный формат данных можно таким образом:

меню Формат→Ячейки→Число→выбрать нужный формат→ОК

На панели инструментов “Форматирование” также есть множество кнопок, позволяющих изменить форматы данных.

Общий формат – используется по умолчанию, обеспечивает запись числовых данных в том виде, как они вводятся.

Процентный формат – обеспечивает представление введенных данных со знаком %, умноженных на 100, с учетом установленной точности.

Денежный формат – обеспечивает такое представление чисел, где каждые три разряда числа разделены интервалом и предоставляет выбор знака обозначения денежной единицы.

Дробный формат – используется для изображения чисел с различными долями и различным количеством значащих цифр числителя и знаменателя.

Дата – обеспечивает выбор варианта представления даты.

Время – обеспечивает выбор варианта представления времени

Ввод и редактирование данных

(способы и правила выполнения)

• Чтобы ввести данные в ячейку, необходимо: сделать ячейку активной (установить в ней курсор текста); затем ввести данные и нажать Enter или щелкнуть мышью по другой ячейке. Перейти в другую ячейку можно еще с помощью кнопок перехода.

Если надпись длинная, соседняя ячейка будет ее перекрывать. Если число не помещается в ячейку, оно будет представлено знаками # # # #. Нужно увеличить ширину столбца.

• Изменить ширину столбца или высоту строки можно таким способом:

Взяться мышью за граничную линию в заголовке столбца\строки, (курсор при этом должен превратиться в стрелку с двумя направлениями) и оттащить эту линию вправо\влево (для столбца) или вверх\вниз (для строки).

• Выравнивание данных в ячейке:

меню Формат→Ячейки→Выравнивание→в диалоговом окне установить параметры

• выравнивание, (горизонтальное\вертикальное),

• ориентация (т.е. направление текста),

• выравнивание по границе (по левому, правому краю, по центру и др.).

• Скрыть содержимое строки\столбца\листа:

Формат→Столбец\Столбец\Лист→Скрыть.

Скрыть ячейку: Формат→Ячейка→Защита→Защитить ячейку\Скрыть формулы.

• Восстановить скрытую часть таблицы.

Выполнить те же команды по меню, как при скрытии области, но в последнем шаге выполнить команду Отобразить. Для ячейки нужно будет снять флажок на кнопке Защита ячейки.

• Защитить данные от изменений:

Сервис→Защита→выбрать Защитить Диапазон\Лист\Книгу При желании можно ввести пароль (при вводе пароля учитывается регистр).

Защитить ячейку:

Формат→Ячейка→Защитить ячейку\Скрыть формулы.

Защищаемые данные нельзя перемещать, редактировать, форматировать, удалять.

• Снять защиту:

меню Сервис→Защита→Снять защиту→выбрать область Диапазон\Лист\Книга

• Редактировать содержимое ячейки можно двумя способами:

Способ 1. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по ячейке – в ячейке появится текстовый курсор. Теперь можно вносить изменения и зафиксировать данные.

Способ 2. Щелкнуть по ячейке один раз левой кнопкой мыши – содержание ячейки продублируется в Строке формул. Теперь мышкой установить курсор в Строке формул и внести изменения прямо в строке формул. Потом зафиксировать окончательный вариант данных (нажать ENTER).

• Копирование и перемещение ячеек

• Копировать\переместить содержание ячеек.

Способ 1. Произвести в режиме форматирования: в режиме редактирования. Действия:

1. выделить ячейку;

2. меню Правка→Копировать (или Вырезать – для Перемещения);

3. выделить ту ячейку, в которую требуется скопировать (или переместить) текст;

4. меню Правка→Вставить.

Способ 2. Применить одноименные кнопки на Панели инструментов

• Переместить ячейку или диапазон ячеек с текстом. Действия:

1. выделить ячейку;

2. указателем мыши навести на жирную рамочку ячейки так, чтобы указатель мыши принял вид стрелочки;

3. прижимая левую клавишу мыши, перетащить ячейку\или диапазон на нужное место.

• Скопировать ячейку или диапазон ячеек с текстом.

Выполнить те же операции, как и для перемещения ячейки, но во время перемещения мыши нужно прижимать еще и клавишу Ctrl.

• Очистить ячейку\строку\ столбец\ диапазон ячеек\таблицу

Выделить область очистки , затем вызвать команду очистки и установить режим очистки:

меню Правка→Очистить→Содержание→выбрать параметр очистки→ ENTER.

Допустимые параметры очистки:

• Содержимое (удаляет данные, но сохраняет форматы данных),

• Форматы (удаляет форматы данных, а сами данные сохраняет),

• Примечания (удаляет пояснительные примечания, сохраняя данные и их форматы),

• Все (очищает выделенные элементы полностью).

• Удалить ячейку\строку\ столбец\ диапазон\ таблицу. Действия:

1. выделить элемент, подлежащий удалению,

2. выполнить: меню Правка→Удалить.

Удалить только содержание выделенного элемента можно просто нажатием клавиши Delete или комбинацией Ctrl+A.

• Внимание!

Отличие команды Очистить от команды Удалить состоит в сдвиге оставшихся ячеек влево\ вправо\ вниз\ вверх!!!

Автосуммирование в Excel

Относится к простейшим вычислениям. Позволяет вычислить сумму данных, расположенных в диапазоне соседних ячеек в столбце или в строке.

Для выполнения вычисления следует выделить диапазон суммируемых ячеек, включая ячейку, куда будет помещен результат, и нажать клавишу Автосумма на панели инструментов.