Запитання і завдання для самоконтролю

1.Що таке службовий лист?

2.Які виділяються листи за функціональними ознаками?

3.Які розрізняють листи за кількістю адресатів?

4.Які бувають листи за тематичною ознакою?

5.Назвіть реквізити листа та правила їх оформлення.

6.Які є типи листів?

7.Яких правил під час оформлення листа пропонують дотримуватися фахівці з проблем культури ділового мовлення?

8.Наведіть приклади найпоширеніших звертань у листах.

9.Наведіть приклади початкових фраз різних типів листів.

10.Як варто розпочинати листа-нагадування?

11.Як ви сформулюєте відмову?

12.Наведіть приклади завершальних речень листа.

13.Наведіть типові мовні звороти, якими можна скористатися у листах-вибаченнях, подяках, вітаннях.

Лекція 5.Обліково-фінансові документи

План викладу

1. Поняття про обліково-фінансові документи.

2. Акт.

3. Доручення.

4. Розписка.

5. Список, перелік.

6. Накладна.

7. Таблиця.

Ключові терміни та поняття:

- обліково-фінансові документи - акт

- доручення - розписка

- список - накладна

- таблиця

1. Поняття про обліково-фінансові документи

Здійснення фінансово-розрахункових операцій не проводиться без підтвердження їх відповідними документами.Це робиться, щоб забезпечити:

• повну схоронність грошей та інших цінностей;

• точне виконання фінансових, банківських та інших операцій;

• своєчасне відображення виробничих операцій;

• запобігання фінансових порушень і зловживань;

• можливість документального обґрунтування відповідальності службових осіб;

• складання бухгалтерської та іншої звітності;

• право здійснення грошово-розрахункових операцій у фінансових і банківських установах.

Фінансово-розрахункова документація відзначається високим рівнем стандартизації.

До цієї групи документів належать такі: акт, відомість, відмови від акцепту, заява-зобов’язання, квитанція, накладна, платіжне доручення та інші. Зупинимось на деяких із них.

2.Акт

Акт – це офіційний документ, який підтверджує факти, події, вчинки, пов’язані з діяльністю установ, підприємств, організацій та окремих осіб. Його складають у разі приймання-здавання справ, після переобліку, під час проведення випробувань нової техніки, при нещасних випадках, після приймання завершених об’єктів будівництва та інших подіях.

Акти – це документація постійних експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників організацій. Вони оформляються комісією, що створює керівник установи, організації чи підприємства.

Текст акта мусить мати дві частини: вступну і констатуючу.

У вступній частині вказують підстави для складання акта, перелічують осіб, що склали акт, а також тих, хто був присутній під час його складання.

Після слова “Підстава” вказується документ чи усне розпорядження службової особи.

Після слова “Складений”перелічують осіб, які складали акт або були присутні при його складанні, з обов’язковим зазначенням їхніх посад, прізвищ та ініціалів. Якщо акт готується комісією, то першим друкується прізвище голови, прізвища інших членів комісії розташовуються в алфавітному порядку. Якщо були присутні, то перелічуються їхні прізвища, ініціали та посади.

У констатуючій частині викладають мету й завдання акта, характер проведеної роботи, перелічують встановлені факти, а також висновки.

У кінці акта (перед підписами) повідомляється кількість примірників акта і вказується місце їх зберігання.

Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні.

Отже, до формуляра акта входять такі реквізити:

1. Автор документа ( назва відомства й організації).

2. Дата, номер і місце складання.

3. Гриф затвердження.

4. Заголовок.

5. Підстава (наказ керівника організації).

6. Склад комісії, присутні.

7. Текст.

8. Відомості про кількість примірників акта, їх місцезнаходження.

9. Перелік додатків до акта.

10. Підписи членів комісії і присутніх.

Акти складають у 3-х примірниках: 1-й із них передають до вищої установи (або директору); 2-й – керівникові організації (або бухгалтерії); 3-й – до справи (або касирові заводу).

Акти прийому-передавання, обстеження чи ревізії набувають юридичної сили лише після затвердження вищою інстанцією або відповідальним керівником установи чи організації.

....................................................................................................................................................................

Зразок

ВАТ “Маріупольська кондитерська фабрика”

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор фабрики

........... А.А.Левченко

М. П. (дата)

АКТ

№4

07.09.2008

Про результати ревізії каси м.Маріуполь

Підстава: наказ директора фабрики від 06.09.2008 за № 36-б.

Укладено комісією:

Голова – заступник головного бухгалтера Полікарпова К.Г.

Члени комісії: бухгалтер Гуменна О.О., старший економіст Покровська З.Н.

Присутні: касир фабрики Боженко О.А., голова профспілки Ковальов В.С.

У результаті проведеної ревізії встановлено:

1.Залишок грошей у касі станом на 07.09.2008 згідно з касовою книгою та даними бухгалтерського обліку 874 (вісімсот сімдесят чотири) грн 85 коп.

2.Фактичний залишок готівки 547 (п’ятсот сорок сім) грн 65 коп.

3.Нестача готівки становить 330 (триста тридцять) грн.

Комісія пропонує касирові фабрики Боженко О.А. відшкодувати нестачу в сумі 330 (триста тридцять)грн до 20.09.2008.

Акт укладено у трьох примірниках:

1-й – директорові;

2-й – до бухгалтерії;

3-й – касирові.

Голова комісії К.Г.Полікарпова

Члени комісії: О.О.Гуменна

З.Н.Покровська

Присутні: О.А.Боженко

В.С.Ковальов

...........................................................................................................................................................