5. Складання й оформлення листів

Заголовок і дата

Заголовком службового листа слугує найменування й адреса відправника, надруковані друкарським способом. Як правило, службові листи складаються на бланку, що містить віддруковані координати установи, підприємства, організації. Якщо лист друкують на чистому аркуші, то в правому верхньому куті пишуть дату (день, місяць, рік) словесно-цифровим способом.

31 жовтня 2006 року або 31 жовтня 2006 р.

Адресат

Листи адресують приватній або службовій особі, підприємству, установі, організації. Назву підприємства, установи, організації, структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади та прізвище – у давальному.

Товариство „Просвіта”

Відповідальному секретареві

Семенюку В.А.

Якщо листа адресовано керівникові установи, назва якої входить до найменування посади, то прізвище й посаду подають у давальному відмінку, а назву установи – у родовому.

Голові Маріупольської міської держадміністрації

Хотлубею Ю.Ю.

В адресі можна вказувати лише назву посади ( без прізвища та ініціалів особи), яка цю посаду обіймає , якщо ця посада єдина на підприємстві, в організації, установі.

Комерційному директорові

заводу „Титан”

Якщо особа, якій надсилають листа, має вчене звання або науковий ступінь, то ці відомості подають перед прізвищем. Ступені й звання можна записувати в скороченій формі.

Ректорові Маріупольського державного гуманітарного університету

проф. Балабанову К.В.

До реквізиту „Адресат” може входити поштова адреса. Якщо лист адресовано установі, поштову адресу вказують після назви установи, структурного підрозділу та прізвища службової особи.

Правління ВАТ „Маркохім”

Відділ збуту

Софронову М.М.

вул.Бальзака, 16

Маріуполь – 24

77524

Реквізити адресата друкують праворуч у верхній частині сторінки. Кожний елемент (назва установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу) подають з нового рядка й з великої літери. На конверті повторюють адресу одержувача листа.

Звертання

Пишеться з нового рядка і має загальноприйняту стандартну форму. Найпоширеніші такі звертання:

Шановний...( ім’я та по батькові)!

Шановний пане (пані)...!

Шановні панове (колеги)!

Вельмишановний (-на) добродію (-йко)!

У листуванні прийнято зазначати професію адресата чи звання:

Шановний пане прокуроре!

Вельмишановний пане генерале!

Менш формально звертаються до осіб, яких знають особисто:

Дорогі колеги!

Дорогий друже!

Основний текст листа

Основний текст листа для зручності розбивається на абзаци. Початкова фраза залежить від виду листа. Поширеними вступними фразами в ділових текстах є посилання на попередній лист, зустріч чи телефонну розмову:

У відповідь на Ваш лист від....

Ми отримали Вашого листа з повідомленням про ....

Дозвольте нагадати Вам про...

Раді повідомити Вам, що...

Заключна фраза є також дуже важливою та залежить насамперед від змісту листа. Можна висловити сподівання чи надію на співпрацю, підтримку, допомогу, зустріч тощо:

Сподіваємося на плідну співпрацю....

Щиро сподіваємося на вашу підтримку....

Висловлюємо надію, що це лише початок...

Сподіваємося на позитивну відповідь.

Доречно буде висловити подяку за підтримку, допомогу, співпрацю. Можна навіть повторити подяку, висловлену на початку листа:

Щиро вдячні Вам за все, що...

Висловлюємо щиру подяку за підтримку...

Дозвольте ще раз подякувати Вам і запевнити...

Можна також висловити вибачення за турботу, затримку з відповіддю чи запізнення.:

Щиро просимо вибачення за....

Дозвольте ще раз попросити вибачення за...

Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку...

Прощальна фраза розташовується під заключною формулою. Добирається залежно від рівня стосунків (партнерства):

З повагою...

З повагою, вдячністю і найкращими побажаннями...

З щирою повагою...

З глибокою пошаною...

З глибокою вдячністю і щирою повагою...

Постскриптум ( P.S.) – приписка наприкінці листа додається, якщо виникла потреба повідомити про події, що трапилися після написання листа.Після постскриптума знову потрібно поставити власноручний підпис:

P.S. Повідомляємо, що „Наукові записки” будуть надіслані поштою післяплатою.

Підпис

Додатки

Якщо є додатки, то ліворуч під текстом роблять позначку про їх наявність. Є кілька способів оформлення цього реквізиту:

• якщо лист містить додатки, про які згадувалося в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку оформляють так:

Додаток: на 4 арк. у 3 прим.

• якщо лист містить додатки, що не зазначені в тексті, то їх слід перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників:

Додатки:

1. проект оформлення приміщення: на 3 арк. в 1 прим.;

2. специфікація матеріалів: на 5 арк. у 2 прим.

• якщо ж лист містить велику кількість додатків, то окремо складають їх список, а в листі після тексту зазначають:

Додаток: відповідно до списку на 9 арк.

У діловому житті найчастіше використовуються такі види листів: інформаційні листи, листи-пропозиції, листи-прохання, листи-відповіді, супровідні листи, гарантійні листи, листи-вітання тощо.

Метою інформаційних листів є повідомлення адресата про якісь події чи факти, наприклад, про проведення семінару, призначення ділової зустрічі, відвантаження товарів, відкриття філії, зміну адреси підприємства, призначення нового керівника тощо. Розглянемо особливості оформлення деяких із них.

Різновидом інформаційних листів є рекламні листи, які містять опис товарів чи послуг

В інформаційних листах використовуються такі вирази:

Повідомляємо, що...

Сповіщаємо, що...

Інформуємо Вас, що...

Доводимо до Вашого відома, що...

Хочемо повідомити Вам...

Користуючись нагодою, повідомляємо Вам...

Раді повідомити Вам, що...

З приємністю повідомляємо, що...

На жаль,змушені повідомити Вам, що...

Цим повідомляємо Вам, що...

...........................................................................................................................................................

Зразок інформаційного листа

Київська міська Президентові

державна адміністрація Міжрегіональної Академії

управління персоналом

Щокіну Г.М.

252044, м.Київ, вул.Хрещатик, 36

тел./факс (380 044) 229-8926

21.01.2001 № 020-43

Шановний Георгію Васильовичу!

Київська міська державна адміністрація у лютому-травні 2001 р. проводить міський міжвузівський конкурс на краще студентське художньо-публіцистичне есе ”Як тебе не любити, Києве мій!” (Якою я бачу столицю України в ХХІ столітті і що я особисто для цього хотів(ла)зробити?).

Надсилаємо Вам Положення про проведення зазначеного конкурсу та просимо сприяти у проведенні внутрішньовузівського та міського етапів цього заходу з відзначенням перед колективом вузу студентів – переможців конкурсу та викладачів, які роблять вагомий внесок у виховання молодого покоління.

Матеріали за підсумками внутрішньо вузівського конкурсу відповідно до Положення просимо надіслати до Головного управління з питань внутрішньої політики Київської міської адміністрації за адресою: 01044, м.Київ, вул.Хрещатик, 36, тел. 221-27-76.

Додаток: Текст Положення та заяви учасника конкурсу на 3 аркушах.

З повагою

Заступник голови А Толстоухов

.....................................................................................................................................................................

Листи-пропозиції

У діловій сфері надзвичайно поширені листи-пропозиції про співробітництво.Такі листи включають інформацію про специфіку підприємства і можливі напрями співпраці.

.....................................................................................................................................................................

Зразок листа-пропозиції

Шановний абоненте!

Звертаємося до Вас із цікавою і корисною інформацією, яка могла б сприяти Вашій відпустці та нашій роботі в літній період.

Щоб не переривати власний відпочинок і заощадити час, щоб не турбуватися про несплату за послуги кабельного телебачення , уникнути заборгованості протягом літа та повторного платного підключення, Ви можете оформити попередню абонплату, вказавши можливу для Вас суму ( за 2, 3 або 4 місяці) в рядку „ Сплачено іншу суму”.

Бажаємо Вам чудового відпочинку!

З повагою та сподіванням на плідну співпрацю.

Адміністрація КТП

.....................................................................................................................................................................

Листи-відповіді

Листи-відповіді за змістом залежні від ініціативних листів, оскільки їх тема і характер були вже задані запитом, проханням та ін., на дату і номер яких повинно бути обов’язкове посилання. Лист-відповідь викладає характер проблеми чи вирішення, прийняття чи відмову пропозиції тощо, заявлених в ініціативному листі.

Головні умови, що висуваються до змісту листа-відповіді, полягають у чіткості формулювань щодо попередніх прохань (запитів), міри чи ступеня, часу та якості її виконання. Відмова, зміна обсягу робіт, послуг і часу їх виконання повинні бути вагомо обґрунтовані й коректно викладені.

...............................................................................................................................................................

Зразок листа-відповіді

Харківське акціонерне об’єднання „Поліграф”

61003, Харків-3, пров. Замковий, 5, тел. 240-081

№ 02-9/91 13.06. 2006

Президентові фірми „Дніпро”

п.Коновалову В.О.

39004, Кременчук-4

вул. Паркова, 15

про рекламні матеріали

На Ваш лист № 21-1/97 від 25.05.2006 повідомляємо, що проспекти, календарі та візитки буде виготовлено до кінця грудня поточного року.

Директор (підпис) Д.С.Горбенко

Супровідний лист

Супровідний лист – документ, що інформує адресата про раніше надіслані документи, товари чи інші матеріальні цінності.

Листи такого типу можуть надсилатися разом із комерційними документами( рахунком-фактурою, накладними, чеками тощо), доповнювати креслення, схеми, плани, каталоги, прейскуранти, зразки товарів тощо й виконують допоміжну інформаційно-супроводжувальну функцію.

Супровідний лист може бути також доповненням, проханням, рекомендацією-характеристикою та виконувати роз’яснювальні функції щодо службової особи у відрядженні.

.....................................................................................................................................................................

Зразок супровідного листа

АТВТ” Фастівський Директорові

деревообробний комбінат” ЗАТ „Столярні вироби”

08500, Київська обл. Максимову А.О.

м. Фастів, вул.Курчатова, 8

Тел.: (256) 6 -30-22

12.10. 2006 р. № 45

Надсилаємо Вам для погодження договір про оренду Вами складських приміщень на території нашого підприємства. Просимо Вас розглянути договір протягом місяця. З усіх спірних питань Ви можете звертатись до начальника відділу комерційних послуг Руденка В.Л. (тел. 264-56-42).

З повагою

Заступник директора АТВТ підпис С.Р.Потапенко

.....................................................................................................................................................................

Гарантійний лист

Гарантійний лист – документ, що є юридичним гарантом виконання викладених у ньому зобов’язань.

Укладається з метою підтвердження певних угод, умов або фінансово-розрахункових зобов’язань і має підвищену правову функцію.

Цим листом організація, установа, заклад гарантує погашення кредиту, оплату за виконану роботу, надану послугу тощо.

Обов’язкові реквізити: номер розрахункового рахунка із зазначенням назви банку, термін остаточного розрахунку, сума ( згідно з тарифами або попередньо обумовлена), підписи вищої посадової особи та головного бухгалтера гаранта.

.....................................................................................................................................................................

Зразок гарантійного листа

Харківське акціонерне виробниче об’єднання „Гетьман”

61115, Харків-115, просп.Гагаріна, 8,

тел. 511-429, телефакс 522-430

№ 07/ 146 09.10.2006

Голові Харківського

телерадіокомітету

п. Литвину П.Д.

61022, Харків-22

майд. Свободи, 3

про рекламні послуги

Просимо прорекламувати продукцію АВО „Гетьман” під час футбольного матчу „Динамо” Київ – „Спартак” Москва.

Додаток: текст для рекламного ролика на 10 с. у 2 пр.