3. Основні реквізити службового листа

До основних реквізитів службового листа відносять:

• державний герб;

• емблему організації;

• зображення державних нагород;

• код організації;

• назву міністерства (для державних структур);

• повну назву установи – автора листа (адресанта);

• назву структурного підрозділу;

• індекс підприємства зв’язку, поштову й телеграфну адресу, номери телетайпу, телефону, факсу, електронної пошти, розрахункового рахунку у відділенні банку( для здійснення розрахунково-грошових операцій);

• номер і дату листа;

• назва й адреса установи (закладу) адресата, його посада, прізвище та ініціали ;

• текст;

• позначку про додатки (кількість примірників додатків з їх найменуванням і позначкою про кількість сторінок);

• підпис службової особи;

• печатку (за потреби).

Текст службового листа має бути простим і розкривати бажано тільки одне питання. Це спрощує його реєстрацію та контроль за проходженням. Якщо ж лист містить кілька питань чи тем, що контролюються різними відділами, то доводиться робити копії.

Останнім часом ділове листування відходить від сухої офіційності й обміну надто заштампованими канцеляризмами, наближаючись до приватної кореспонденції. Проте існують деякі умовності, яких бажано дотримуватися. Це передусім стосується структури службового листа – логічних елементів тексту та правил його оформлення. Загальноусталений принцип побудови службового листа такий:

а) вступ;

б) аргументація;

в) висновки;

г) закінчення.

Використання ж усіх цих компонентів зумовлюється характером листа й конкретними обставинами справи.

У вступі викладають причини, що спонукали написати листа.

В аргументації наводять факти, цифрові дані та логічні висновки, у яких переконують адресата в правомірності постановки питання й необхідності позитивного розв’язання його.

Важливими структурними елементами змісту листа є висновки й закінчення, у яких викладають суть питання: згоду, відмову, пропозицію, нагадування, прохання тощо.

4. Деякі поради щодо змісту й оформлення службових листів

Головна мета листа – поінформувати, пояснити, переконати, довести й спонукати до потрібної дії адресата ( одержувача). Службовий лист є документом, тому він повинен бути чітким, лаконічним, зрозумілим, не містити нічого зайвого, що заважало б сприйняттю основної інформації. Але оскільки лист усе ж відмінний від наказу, акта чи доручення, то ваше письмове спілкування з адресатом може не обмежуватися лише сухими канцеляризмами. Варто добирати потрібні слова й вирази залежно від мети листування, ступеня знайомства, статі та необхідності дотримання субординації.

Оскільки листування виключає вербальні контакти спілкування, доцільно в текстах листів використовувати словосполучення й звороти, які засвідчують ставлення адресанта до партнера. Із тексту службового листа повинен вимальовуватися образ автора – надійного партнера, постійного клієнта й чесного конкурента. Ділова кореспонденція – це обличчя організації, установи, фірми, компанії. Безперечна умова – дотримання міри, доречності й такту. Слід враховувати такі поради:

• стиль службових листів – діловий, з традиційною, класичною (з граматичного погляду) структурою: підмет – присудок – обставина місця і т.д., майже повна відсутність займенників;

• лексика, граматика й орфографія мають бути бездоганними;

• короткий, але змістовний, аргументований, послідовний виклад – знак поваги до адресата;

• уже написаний текст не відправляйте відразу, відкладіть, щоб потім ще раз перечитати. Слід пам’ятати, що бездоганно оформлена ділова кореспонденція - це свідчення вашої поваги до адресата;

• суть справи слід викладати чітко, зрозуміло, без двозначностей і багатозначностей, які можуть викликати сумніви чи запитання;

• дотримання правил етикету в листуванні є свідченням ввічливості, вихованості; сприяє налагодженню добрих стосунків між колегами, партнерами.

Отже, золоте правило ведення ділової кореспонденції – ввічливість, коректність, аргументованість.

Крім того, існують певні правила реагування на листи за строками. Відповідь слід дати не пізніше, ніж через десять днів. Якщо запит, прохання тощо потребує ґрунтовнішого вивчення, то протягом трьох днів сповіщають адресатові, що інформацію отримано й над розв’язанням питання вже працюють. Остаточну відповідь слід дати не пізніше, ніж через місяць.

Вимоги щодо адресування листів і оформлення конвертів подаються в Правилах надання послуг поштового зв’язку, затверджених постановою Кабінету Міністрів України № 1155 від 17 серпня 2002 року „ Про затвердження Правил надання послуг поштового зв’язку”. Зазначимо основні з них.

Листи надсилають:

• фізичним особам – на домашню адресу, адресу за місцем роботи (навчання, лікування, оздоровлення), до запитання або на абонементну скриньку;

• юридичним особам – на юридичну адресу або на абонементну скриньку.

Адреса відправників і адресатів пишеться відправником розбірливо, чорнилом чи кульковою ручкою (крім червоного, жовтого та зеленого кольорів) або друкуються. Адреса зазначається в такому порядку:

1. найменування адресата в називному відмінку (для фізичних осіб – прізвище, ім’я та по батькові, для юридичних осіб – повне найменування підприємства, установи, організації, а також посада, ім’я та прізвище). На простих і рекомендованих листах (крім з позначкою „До запитання”) може бути зазначено лише прізвище та ініціали або ім’я та прізвище адресата. На листах, адресованих до населених пунктів , які не мають вулиць і нумерації будинків, прізвище, ім’я та по батькові адресата зазначаються повністю;

2. найменування вулиці, номер будинку, квартири;

3. найменування населеного пункту, району, області;

4. поштовий індекс;

5. країна призначення (для міжнародних листів).

Адреса, за якою пересилаються внутрішні та міжнародні поштові відправлення, розміщуються вгорі праворуч у поздовжньому напрямку.

Адреса відправника розміщується вгорі ліворуч з лицьового боку або у верхній частині зворотного боку поштового конверта. Адреса повинна бути вичерпною та повністю виключати необхідність в уточненні даних під час пересилання листа. В адресі не повинно бути скорочених найменувань чи будь-яких знаків, що не стосуються адреси. Поштові відправлення юридичних осіб без зазначення індексів для пересилання не приймаються.

Якщо лист кладуть у конверт з прозорим віконцем, то адресу пишуть один раз – у лівому верхньому куті листа. Потім лист складають так, щоб адреса одержувача просвічувалася через віконце конверта.

На листах, що адресуються до запитання або на абонентну скриньку, зазначається прізвище, ім’я та по батькові одержувача чи найменування юридичної особи ( у разі відправлення листа на абонентну скриньку), а також найменування об’єкта (поштампу, вузла поштового зв’язку) або номер відділення поштового зв’язку місця призначення й робиться позначка „До запитання” або „Абонентна скринька №...” На внутрішніх простих листах, що адресуються до запитання, замість прізвища, імені та по батькові адресата можна зазначити дані його паспорта або іншого документа, що посвідчує особу.

На міжнародних поштових відправленнях адреса одержувача зазначається латинськими літерами та арабськими цифрами. У разі, коли адреса написана мовою країни призначення, під нею повторюється найменування населеного пункту й країни призначення українською мовою (великими літерами).

Адреса відправника зазначається українською мовою або латинськими літерами та арабськими цифрами. У разі зазначення адреси українською мовою найменування населеного пункту й країни повторюється латинськими літерами. На міжнародних поштових відправленнях, що пересилаються до країн СНД, адреса одержувача та відправника може зазначатися російською мовою.

Залежно від виду, категорії та розряду листа у верхній частині конверта зазначають:

• на рекомендованих листах – „Рекомендований”;

• на рекомендованих листах, що підлягають врученню особисто адресатові, - „Вручити особисто. З рекомендованим повідомленням”;

• на листах з оголошеною цінністю – „Лист з оголошеною цінністю...гривень”;

• на листах з оголошеною цінністю з описом – „Лист з оголошеною цінністю...гривень. З описом”;

• на листах з оголошеною цінністю з путівками до оздоровчих закладів, квитками на проїзд залізничним, повітряним чи автомобільним видом транспорту, документами – “З путівками”, „З квитками”, „З документами”.

До стандартної письмової кореспонденції належать поштові картки розміром 105х148 міліметрів, листи в поштових конвертах розміром 110х220 міліметрів, 114х162 міліметри, 114х229 міліметрів і 162х229 міліметрів.

Зразок адресування поштового відправлення в межах України

Адреса відправника, індекс

Карпенко Надія Вікторівна

вул. Артема, буд.20, кв. 86

м. Маріуполь Донецької області

77500

Адреса одержувача, індекс

Шевчук Ніна Петрівна

вул. Світанкова, буд.14

с. Демківці

Старокостянтинівський р-н

Хмельницька область

31126