Запитання і завдання для самоконтролю

1. Які документи належать до інформаційних?

2. Що таке довідка?

3. Які можуть бути довідки?

4. Назвіть реквізити довідки.

5. Що таке доповідна записка?

6. Які типи доповідних записок розрізняють?

7. Що таке пояснювальна записка?

8. Які реквізити містять доповідна і пояснювальна записки?

9. Що таке оголошення? На що обов’язково вказують в оголошенні?

10. Що таке протокол?

11. На які види поділяються протоколи за обсягом фіксованих і них відомостей?

12. Які реквізити містить протокол?

13. На які розділи проділяється текст протоколу?

14. Що таке план?

15. Які реквізити характерні для плану?

16. Що таке звіт?

17. Яку схему має звіт?

18. З якою метою пишеться звіт?

19. Яке повідомлення називається факсом?

20. Які основні реквізити факсу?

Лекція 4. Сучасне ділове листування

План викладу

1. Лист як один із різновидів інформаційних документів.

2. Класифікація листів.

3. Основні реквізити службового листа.

4. Деякі поради щодо змісту і оформлення службових листів.

5. Складання і оформлення листів.

Ключові терміни та поняття:

• службовий лист - гарантійні листи

• інформаційні листи - листи-подяки

• листи-пропозиції - листи-вітання

• листи-прохання - листи-запрошення

• листи-відповіді -етикет ділового листування

• супровідні листи

1.Лист як один із різновидів інформаційних документів

Лист – це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією. Службові листи належать до основних засобів встановлення та підтримання офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.З іншого боку, це найскладніший вид документації, бо тексти листів майже не підлягають стандартизації.

2.Класифікація листів

За тематичною ознакою ( досить умовно) поділяють кореспонденцію на:

• ділову;

• комерційну.

Комерційні листи фіксують укладення і виконання комерційної угоди. У них вирішуються питання збуту продукції (послуг) і постачання. До чисто комерційних видів ділової кореспонденції належать:

• листи-запити;

• пропозиції;

• листи-рекламації;

• відповіді на ці види листів.

Ділові листи вирішують організаційні питання, правові проблеми, а також питання економічних відносин кореспондентів. Ділові листи відрізняються різноманітністю форм: це можуть бути розписка, повідомлення, запрошення або протокол, рекламний проект, що викладаються на багатьох сторінках.

Ділова кореспонденція завжди має офіційний характер.

За функціональною ознакою ділові листи поділяються на ті, що потребують відповіді, і ті, що її не потребують.

1. Листи, що потребують відповіді:

• листи-прохання;

• листи-звернення;

• листи-пропозиції;

• листи-запити;

• листи-вимоги.

2. Листи, що не потребують відповіді:

• листи-підтвердження;

• листи-нагадування;

• листи-попередження;

• листи-повідомлення;

• супровідні листи.

За кількістю адресатів ділові листи поділяються на звичайні та циркулярні. Звичайний лист надсилається на одну адресу, циркулярний лист направляється з одного джерела на кілька адрес, як правило, підпорядкованих інстанцій (організацій).

Діловий лист може відправлятися традиційною чи електронною поштою, факсимільним, телеграфним зв’язком тощо.

За структурними ознаками ділові листи поділяються на регламентовані ( стандартні) і нерегламентовані (нестандартні). Регламентовані листи вирішують типові питання регулярних економіко-правових ситуацій. При їх складанні використовуються стандартні фрази, конструкції, стандартний формат паперу, реквізити тощо. Регламентовані листи мають чітко визначену структуру: вступ-мотивацію і основну частину.

Нерегламентований діловий лист являє собою авторський текст. Такий лист, порівняно з регламентованим, є менш формалізованим , може містити експресивні мовні елементи. У нерегламентованих ділових листах також використовуються шаблони, але зловживати ними не варто. У цьому жанрі офіційно-ділового стилю автор може продемонструвати своє вміння користуватися виразними засобами мови і неординарність викладу думок.

За композиційними особливостями ділові листи поділяються на одноаспектні й багатоаспектні. Одноаспектний лист розглядає одну проблему, питання, а багатоаспектний – кілька. Багатоспектний лист може містити пропозицію , прохання й нагадування одночасно.