Лекція 2. Документи з особового складу План викладу

1. Поняття про документи з особового складу.

2. Заява. Її реквізити та оформлювання.

3. Характеристика.

4. Автобіографія.

5. Резюме.

6. Трудова книжка.

7. Особовий листок з обліку кадрів.

Ключові терміни та поняття:

- документи щодо особового складу - резюме

- заява - трудова книжка

• адресат - особовий листок з обліку кадрів

• адресант - характеристика

• автобіографія

1. Поняття про документи з особового складу

Розпорядча діяльність установи, закладу, організації включає вирішення питань підбору і розміщення кадрів, прийняття громадян на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення. Документи, що складаються при оформленні прийняття, звільнення чи переміщення працівників, надання відпустки, заохочення, складають групу документів з особового складу.

Кадрові документи у роботі будь-якої установи, організації мають свої особливості, яким постійно приділяється велика увага як керівництвом, так і працівниками, що виконують цю роботу. Тому ці документи повинні містити повні об’єктивні дані про особу.

Прийняття на роботу супроводжується створенням таких документів, як заява, рапорт, анкета, автобіографія, характеристика, трудовий договір (контракт), наказ про призначення на роботу, особова картка, трудова книжка, а також інших документів, що входять до особової справи.

Документацію з особового складу ведуть з часу зарахування працівника на роботу до установи, організації і виділяють у самостійну групу, що зумовлено надзвичайною важливістю її документування.

Значення кадрових документів визначається тим, що в них фіксуються дані, необхідні для здійснення громадянами права на працю, освіту, пенсійне забезпечення тощо.

2.Заява. Її реквізити та оформлювання

Одним із найпоширеніших документів є заява. Заява – це вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через державні, приватні або громадські організації (установи, заклади) надані їм права ( на працю, відпочинок, матеріальне та соціальне забезпечення тощо) чи захищають свої інтереси.

Розрізняють два основних види заяв:

- особиста заява, яка містить прохання до керівної посадової особи, пишеться власноручно в одному примірнику;

- службова заява, що укладається посадовою особою від власного імені або від організації (підприємства, установи), які він репрезентує, до посадової особи іншої організації, структури тощо.

Службова заява може бути відтворена механічним способом у декількох екземплярах.

За походженням заяви бувають :

1. Зовнішні:

а) особисті, у яких обов’язково зазначається повна домашня адреса чи дані документа ( паспорта, військового білета, диплома, посвідчення тощо). Подаючи їх, слід уникати абревіатур та скорочень, окрім загальноприйнятих;

б) службові, у яких подається повна поштова та юридична адреса підприємства (фірми, установи) з усіма належними реквізитами.

2. Внутрішні, де не є бов’язковими викладені вище вимоги.

Реквізити заяви:

1. Адресат ( з великої літери праворуч) – посада, назва установи, звання, прізвище та ініціали посадової особи, на ім’я якої подається заява, у Давальному відмінку, чергуючи закінчення -ові (-еві, -єві) з –у (-ю).

2. Адресант ( без прийменника з малої літери) – посада, звання, назва закладу, прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, яка звертається із заявою, у Родовому відмінку (без крапки в кінці останнього слова).

3. Назва документа (слово “Заява” з великої літери й не ставиться крапка).

4. Текст (з великої літери, з абзацу).

5. Додаток: перелік інших документів із зазначенням кількості сторінок, що додаються до заяви на підтвердження її правомірності чи вагомості аргументації.

6. Дата написання (ліворуч).

7. Підпис адресанта (праворуч).

Заяву про прийняття на роботу оформляють на чистому аркуші паперу формату А4 від руки або на трафаретному бланку. Ці заяви, як правило, адресують керівникові підприємства. Тому, аби заявникові не доводилося запитувати про прізвище та ініціали керівника в секретаря чи відповідальної особи, йому доцільно мати зразок заяви з цими відомостями. Крім того, працівник відділу кадрів має попередити заявника про те, щоб обов’язково залишив у заяві лівий берег для підшивання її у справі.

Заява про прийняття на роботу після розгляду її разом з іншими необхідними документами слугує підставою для видання наказу (розпорядження) про зарахування особи на роботу. У разі відмови заявникові його повідомляють про це усно чи письмово ( за вказаною в заяві адресою).

Заяву про переведення на іншу посаду оформляють на трафаретному бланку або чистому аркуші паперу. У відомостях про себе заявник зазначає обійману посаду, своє прізвище та ініціали, а домашню адресу й телефон не вказує.

Заяву про надання чергової відпустки можна оформляти на чистому аркуші паперу або на трафаретному бланку. У тексті такої заяви обов’язково зазначають дату початку відпустки.

Питання про надання чергової відпустки вирішує керівництво з урахуванням графіка відпусток.

Кожний працівник має право на короткочасну відпустку без збереження заробітної плати (за власний рахунок).

Заява про надання відпустки без збереження робітної плати має бути вмотивованою. Рішення щодо такої заяви приймає керівник і пише резолюцію. Наказ про надання відпустки оформляють, виходячи з тексту заяви та резолюції. При цьому підставою для формулювання наказу є резолюція ( якщо, наприклад, у резолюції вказано меншу кількість днів відпустки, то й у наказі потрібно зазначати цю ж кількість).

Заява про звільнення з обійманої посади за складом реквізитів та оформленням подібна до заяви про переведення на іншу посаду. Її також пишуть на трафаретному бланку або на чистому аркуші паперу.

У заявах про надання навчальної відпустки має бути посилання на довідку-виклик з місця навчання, без якої питання про надання відпустки вирішити неможливо. Цей документ подають на розгляд разом із заявою.

Зразки

Генеральному директорові АТ “Рогань”

Корнієнку В.А.

Тоцького Владислава Миколайовича

( мешкаю за адресою:

78500, м.Маріуполь, вул. Олімпійська, 15, кв.4

тел. 53-45-76

Заява

Прошу зарахувати мене на посаду економіста з 10.02.2009.

Додатки:

1. копія диплома;

2. трудова книжка;

3. автобіографія;

4. медична довідка (ф.086).

08.02.2009 (підпис В.М.Тоцького)

...........................................................................................................................................................

Ректорові МДГУ

проф. Балабанову К.В.

методиста кафедри менеджменту

Тимошенко Вікторії Павлівни

Заява

Прошу надати мені чергову відпустку за 2008 рік з 01.08.2009 р.

30.08.2009 (підпис В.П.Тимошенко)

..........................................................................................................................................................