Заголовок, ділянка даних і ділянка приміток

Звичайно інформація, яку ми хочемо вивести з базової таблиці або запиту, розміщується в ділянці даних, розташованій у центрі вікна форми. Щоб вивести на екран інформацію чи елементи керування, що не змінюватимуться від запису до запису, ми можемо додати у верхню частину вікна форми заголовок або в нижню частину — ділянку приміток.

 

Створення простої форми для введення даних

Access дає змогу швидко створювати форми за допомогою майстра форм. Можна також розробляти форми вручну, відкривши порожню форму та перемістивши мишкою об’єкти (наприклад, поля, текст, графіку тощо) в потрібне місце форми. Можна також поєднати автоматизовану та ручну розробку.

1. Виберемо таблицю, а потім натиснемо кнопку Новый объект панелі інструментів або відкриємо меню кнопки Новый объект і виконаємо команду Автоформа — тоді для вибраної таблиці буде створена форма за замовчуванням. У цій формі всі поля вирівняні по лівому краю форми, а їх імена використані як написи полів.

2. Якщо ми хочемо керувати створенням форм, то чинімо так: у вікні бази даних відкриваємо вкладку Формы, потім — Создать. З’явиться діалогове вікно Новая форма. Вибираємо Мастер форм, а у списку внизу вікна вибираємо таблицю чи запит, на основі яких створюватиметься форма. Далі виконуємо вказівки Мастера форм.

 

Розробка форм вручну

Форми можна розробляти вручну, відкривши порожню форму та додавши в неї потрібні об’єкти.

1. Формы/Создать/Новая форма.

2. У діалоговому вікні Новая форма натискаємо кнопку Конструктор. Потім у списку Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос робимо вибір.

3. Натискаємо ОК, форма відобразиться в режимі конструктора форми.

4. Далі виконуємо команду Вид/Панели элементов.

5. За допомогою Панели элементов поміщаємо на форму потрібні об’єкти (поля, тексти, графіки, кнопки).

6. Виконуємо команду Файл/Сохранить для збереження форми.

 

Створення звітів

Звіт є кінцевим наслідком багатьох задач управління базами даних. Можна створювати різні звіти з різними рівнями деталювання.

Звіти можна створювати вручну, за допомогою засобу Автоотчет або за допомогою майстра звітів.

 

Автоматичне створення звіту

Якщо у нас є вибрана таблиця чи запит, відкриваємо меню кнопки Новый объект панелі інструментів і вибираємо команду Автоотчет. Буде створено звіт у стовпчик.

 

Створення звітів за допомогою майстра звітів

Майстри звітів використовуються для створення звітів у стовпчик, стрічкових звітів з групами та без, поштових наклейок та підсумкових звітів. Для створення звіту за допомогою майстра звітів:

1. У вікні бази даних відкриваємо вкладку Отчет і натискаємо кнопку Создать — з’явиться діалогове вікно Новый отчет.

2. Вибираємо у списку праворуч пункт Мастер отчетов. У списку внизу виберемо таблицю (чи запит), дані якої будуть використані у звіті.

3. Натискаємо кнопку ОК — з’явиться діалогове вікно Создание отчетов. Виконавши певні дії в цьому вікні і натиснувши кнопку Далее, переходимо до наступного діалогового вікна і т. д.

4. Після виходу з шостого діалогового вікна звіт потрібно надрукувати. Наприклад, Файл/Печать.

 

Техніка безпеки.

До роботи в кабінеті допускаються студенти, які пройшли інструктаж з техніки безпеки та електробезпеки із відповідним записом в журналі з техніки безпеки і підписами.

НЕ МОЖНА заходити й перебувати в кабінеті без викладача.

Робота в кабінеті має проводитися тільки в суворій відповідності до розкладу занять і графіку самостійної роботи викладача та студентів.

Приступаючи до роботи з ПК, необхідно завжди пам’ятати, що це дуже складна і дорога апаратура, яка потребує акуратного і обережного ставлення до неї, високої самодисципліни на всіх етапах роботи з комп’ютером.

Напруга живлення ПК (220В) є небезпечною для життя людини. Через це в конструкції блоків комп’ютера, міжблокових з’єднувальних кабелів передбачена достатньо надійна ізоляція від струмопровідних ділянок. Однак в практичній роботі можуть зустрічатися непередбачені ситуації, і щоб вони не стали небезпечними для користувача, необхідно знати та чітко виконувати ряд правил техніки безпеки. Це допоможе не тільки уникнути нещасних випадків і зберегти здоров’я, але й гарантує збереження апаратури.

Особливо уважним треба бути при роботі з монітором, електронно-променева трубка якого використовує високу напругу і є джерелом електромагнітного випромінювання. Неправильне поводження з монітором та іншою електронною апаратурою може призвести до тяжких уражень електричним струмом, спричинити загоряння апаратури.

Під час роботи комп’ютера електронно-променева трубка монітора є джерелом електромагнітного випромінювання, яке при роботі близько від екрану руйнівно діє на зір, викликає втому і знижує працездатність. Через це треба працювати на відстані 60-70 см від екрану, дотримуватись правильної постави, не сутулячись і не нахиляючись.

Робота на комп’ютері потребує постійної уваги, чітких дій і самоконтролю. Через це на комп’ютері не можна працювати при недостатньому освітленні, високому рівні шуму.

Послідовність дій при увімкненні комп’ютера

увімкнути стабілізатор напруги, якщо комп'ютер під’єднаний через стабілізатор напруги;

увімкнути принтер (якщо він потрібний);

увімкнути монітор комп’ютера;

увімкнути комп’ютер (перемикачем на корпусі комп’ютера).

Послідовність дій при вимкненні комп’ютера

завершити працюючі програми;

вимкнути комп’ютер (перемикачем на корпусі комп’ютера);

вимкнути принтер (якщо він ввімкнений);

вимкнути монітор комп’ютера;

вимкнути стабілізатор, якщо комп’ютер під’єднаний через стабілізатор напруги.

Під час роботи з комп’ютером НЕОБХІДНО:

суворо дотримуватись положень інструкції з експлуатації апаратури;

перед початком роботи кожен студент повинен оглянути своє робоче місце і при виявленні оголених або обірваних проводів негайно повідомити про це викладача;

якщо при дотику до металевих частин апаратури виявлено появу напруги, потрібно негайно вимкнути апаратуру і не вмикати її до повного усунення неполадок;

уважно слідкувати за правильністю роботи основних блоків і пристроїв;

працювати на клавіатурі чистими сухими руками, не натискати на ті чи інші клавіші без потреби або навмання;

на клавіші клавіатури натискати коротко і плавно, не припускаючи ударів;

працюючи з дискетами, оберігати їх від ударів, дії магнітного поля або тепла, вставляти дискету в дисковід тільки після його ввімкнення, переконавшись в правильному орієнтуванні дискети відносно щілини дисководу;

користуватися друкованим пристроєм тільки з дозволу викладача;

під час перерви в роботі вимикати комп’ютер лише в тому разі, коли обробка інформації завершена і вміст оперативної пам’яті занесено на магнітні диски (в протилежному випадку неминуча втрата інформації).

Суворо ЗАБОРОНЯЄТЬСЯ:

вмикати апаратуру без дозволу викладача;

виконувати інші роботи, крім зазначених викладачем завдань;

залишати ввімкнену апаратуру без нагляду;

торкатися до проводів живлення, пристроїв заземлення та з’єднувальних кабелів;

порушувати порядок ввімкнення і вимкнення апаратних блоків;

намагатись самостійно усунути виявлену несправність в роботі апаратури;

ставити на апаратуру сторонні предмети;

працювати на комп’ютері у вологій одежі і з вологими руками.

Вимоги безпеки в аварійних ситуаціях:

в разі появи запаху горілого, незвичайних звуків або самовільного вимкнення апаратури потрібно негайно вимкнути комп’ютер і повідомити про це викладача;

при потраплянні людини під напругу, необхідно знеструмити відповідне робоче місце (кабінет), надати першу долікарську допомогу і викликати “швидку”;

при виникненні пожежі необхідно знеструмити кабінет, викликати пожежну команду і приступити до гасіння пожежі засобами, які є. Неакуратність, неуважність, недостатнє вміння працювати з апаратурою, невиконання правил охорони праці та пожежної безпеки можуть привести до нещасного випадку. У разі недотримання студентами вимог з охорони праці та пожежної безпеки адміністрація училища може притягти їх до дисциплінарної та адміністративної відповідальності.

Висновок

В даній дипломній роботі була розглянута система керування базою даних (СКБД) Access, а власне організація запитів, різних за формою і змістом.

Було доведено, що запити – гнучкий і зручний інструмент обробки даних. Конструктор запитів в Accessдозволяє створити практично любий запит. Конструктор дозволяє проглядати запит трьома різними способами – безпосередньо конструктор, режим SQL (в роботі не розглядався) і набір даних (таблиця).

Слід враховувати, що запит не зберігає дані. Якщо необхідно зберегти проміжні дані, то робити це необхідно в новій таблиці, скопіювавши і вставивши стару таблицю.

В частині 1 було розглянуто створення запитів на вибірку даних і їх поновлення.  Звичайно, для побудови запиту використовується конструктор, в якому розміщений бланк запиту QBE (Query By Example - запит по зразку). Саме тут виконується вся робота по створенню нового запиту. В кожний рядок бланка записуються різні умови: вибір полів, сортування, умови відбору.

Умови відбору даних різноманітні: за конкретним значенням поля, за допомогою спеціальних операторів OR, AND, BETWEEN, IN, LIKE. Також розглянуті умови відбору для дати і часу, використання параметрів запиту з відповідним типом даних, згаданий спосіб створення запиту на основі іншого запиту.

Всі можливості запитів, які основані на одній таблиці, відповідають і створенню багатотабличних запитів. Ці запити здатні відбирати дані з декількох таблиць, що особливо корисно при створенні таких компонентів систем керування базами даних, як форми і звіти.

Для полегшення роботи користувача, особливо початківця, рекомендоване створення запиту за допомогою майстра запитів.

В частині 2 розглянута можливість обчислення будь-яких полів таблиці і створення нового поля таблиці на основі обчислюваного виразу. Обчислювані вирази будуються за допомогою арифметичних операцій над полями таблиці. Для побудови складних виразів використовується Построитель выражений.

Особлива увага приділяється створенню підсумкових запитів (підсумкові функції Access), які є результатом по групам даних.

В частині 3 розглянутий такий тип підсумкових запитів, як перехресні запити. Вони дозволяють побачити обчислювані значення в вигляді перехресної таблиці, яка нагадує електронну.

В частині 4 показані запити на зміну даних, які допомагають зручно змінювати дані одразу в декількох записах. Також можна створювати нові таблиці, запити на додавання (з інших баз даних в нашу). Запити такого типу допомагають видаляти записи, групи записів.

В частині 5 розглянуті питання безпеки праці і вимоги до виробничого освітлення робочого місця.