Комп'ютеризація кадрового діловодства
Сучасне виробництво неможливо уявити без новітніх технологій, які дозволяють значно полегшити обмін інформацією. Електронна пошта, наприклад, дає змогу відправляти документи в різні організації не зважаючи на існуючи кордони, факсимільний зв'язок забезпечує швидкий та надійний спосіб ведення переговорів, робота з мережею Internet відкриває доступ до значних інформаційних масивів.
Комп'ютеризація кадрового діловодства є однією з основних умов раціональної організації діловодних процесів в організації, засобом підвищення ефективності діяльності кадрових служб, фактором зростання продуктивності та оперативності праці менеджерів.
Склад програмного та технічного забезпечення залежить від конкретних умов організації діяльності підприємства, а саме від розмірів виробництва, чисельності персоналу, організаційної структури апарату управління, масштабності документообігу, потреб в оперативній та ретроспективній інформації, ступеня централізації робіт з документами тощо.
Механізація та автоматизація кадрового діловодства повинні здійснюватись на підставі впорядкування системи документування управлінської діяльності, уніфікації й скорочення кількості форм документів, які створюються в організації.
Впроваджувати комп'ютеризацію необхідно на всіх етапах діловодства, починаючи з підготовки документів, їх копіювання, оперативного розмноження, експедиційної обробки, реєстрації та пошуку, швидкого транспортування, закінчуючи контролем виконання та надійним зберіганням документації.
Деякі організації успішно використовують систему управління персоналом PersonPro, яка створена з метою автоматизації діяльності служби управління персоналом.
Основними функціональними можливостями програми є:
Розроблення організаційної структури організації.
Створення та редагування штатного розпису організації.
Облік, зберігання та оперативний пошук даних про персонал організації.
Створення електронного варіанту особових справ співробітників, карток персонального обліку працівників (типова форма №П-2).
Створення бази даних кандидатів на вакантні посади.
Формування стандартизованих типів документів (наказів з приймання на роботу, звільнення з роботи, відрядження, надання відпустки тощо).
Формування статистичної звітності з персоналу та кадрової роботи.
Організація обліку, зберігання та швидкого пошуку внутрішніх, вхідних та вихідних документів.
Організація розсилки документації за допомогою електронної пошти.
Впровадження комп'ютерних технологій в кадровому діловодстві дозволяє підвищити ефективність діяльності працівників кадрової служби, зекономити витрати часу на підготовку та пошук необхідних документів, посилити контроль за створенням, веденням та зберіганням документації з персоналу організації.
Розділ 6. Планування та формування персоналу
6.1. Об’єктивні й суб’єктивні чинники зміни потреб організації в персоналі
6.2. Аналіз наявної чисельності та структури персоналу
6.3. Методи визначення потреб організації у персоналі
6.4. Джерела поповнення та оновлення персоналу
6.5. Методи професійного відбору та підбору кадрів
6.1. Об’єктивні й суб’єктивні чинники зміни потреб організації в персоналі
Ефективне та відносно стабільне функціонування організації в ринковому просторі безпосередньо пов’язане з ритмічним використанням різноманітних ресурсів і в першу чергу ресурсів праці чи кадрового ресурсу (потенціалу) або узагальнено – персоналу.
Втрата чіткого ритму у використанні персоналу вказує на появу перешкод на шляху їх планомірного надходження до організації, руху в ній та послідовного переносу частини живої праці на виготовлену продукцію. Різкі коливання темпів планомірно-послідовного виробничого застосування кадрів передовсім свідчать про негаразди в системі управління персоналом. Наслідком їх прояву є виникнення дисбалансу між величиною кадрового потенціалу, що має організація, та обсягом виробничих завдань, виконуваних нею. Для його послаблення потрібно постійно відслідковувати та відтворювати пропорційність між величинами кадрового потенціалу та обсягами виробництва, що є однією з важливіших цілей та першочергових завдань кадрової політики організації.
В кожній організації, розрахунковим шляхом встановлюється притаманна тільки їй, нормативна чисельність персоналу. Відхилення реальної чисельності кадрів від їх нормативної потреби в сторону збільшення або зменшення як правило, негативно впливає на виробничий ритм виготовлення продукції (надання послуг).
Так, перевищення допустимої для організації певної кількості персоналу вказує на збільшення її кадрового потенціалу. А це означає, що в цьому випадку вона здатна піднести свої виробничі навантаження, вирішувати завдання підвищеної виробничої складності. Але з якихось причин об’єктивного чи суб’єктивного характеру, це не відбувається. В конкретних умовах даного виробництва слід відзначити, що сформований керівництвом організації кадровий потенціал буде завищеним та таким, що перевищує її здатність скористатися ним з метою підвищення ефективності власної діяльності. Утримання надлишкової частини персоналу вимагає додаткових витрат, які обтяжливо впливають на фінансове становище організації. Соціальним наслідком такого становища може стати посилення невдоволеності кадрів роботою та підвищення їх плинності. Можливі також негативні прояви організаційного та технічного характеру у вигляді різного роду відхилень від нормального стану виробничого процесу.
У випадку, коли чисельність персоналу менше нормативної, кадрового потенціалу стає недостатньо для вирішення нагальних проблем розвитку організації. Планові перетворення виробничої та управлінської бази організації в цьому разі не забезпечуються достатньою професійною та інтелектуальною підтримкою наявних кадрів. Колектив організації стримано ставиться та сприймає плани адміністрації щодо реконструкції діючого виробництва. У такого колективу відсутня глибока зацікавленість самих працівників в оволодінні суміжними професіями, бажання перекваліфікації, як відгук на потребу переналаштування існуючого виробництва. У персоналу з’являється байдужість до реорганізації системи управління організацією. Все це є ознакою прояву суперечностей між сформованим на об’єкті персоналом та створеними умовами для його реалізації.
Підпорядкованість цілей організації умовам, в яких вона функціонує, підкреслює її залежність від дії різних чинників. Кожний з чинників по-своєму впливає на загальний соціально-економічний стан організації. Регулювання дії цих чинників дозволяє корегувати обсяги завдань, які потрібно вирішувати організації, а значить встановлювати потрібну величину персоналу.
По своїй суті встановлення чисельності персоналу на даний момент та на перспективу є процесом планування ресурсів праці (рис.6.1). В процесі планування вирішуються такі питання: яким чином, де, коли, скільки, та якої якості (кваліфікації) і, головне, по якій ціні знадобляться організації працівники , для вирішення задач, які стоять перед нею. Звідси основною метою планування персоналу є реалізація частини загального плану розвитку організації щодо забезпеченості її працівниками у необхідній кількості, потрібної кваліфікації та продуктивності, з оптимальними витратами на найм та утримання. На думку фахівців, недосконале планування людських ресурсів шкідливо позначається на результатах діяльності організації і може привести до значних збитків. У той же час, планування, виконане на рівні сучасних вимог та на основі передових засобів та технологій, сприятиме значному зростанню прибутковості організації.
При плануванні потреб організації в кадрах до уваги приймається дію багатьох чинників, під впливом яких вона перебуває. Відповідно до місця організації, на ринку праці, всю сукупність чинників, що визначають потребу в персоналі можна поділити на дві групи за ознакою напряму дії.
Першу групу складають зовнішні фактори. В групі зовнішніх чинників виділяють підгрупу факторів безпосереднього впливу на стан ринку праці, звідки до організації надходить робоча сила. Цю підгрупу складають чинники, що визначають макроекономічні характеристики ринку праці. До них відносять такі як темпи економічного зростання, рівень інфляції та безробіття; структурні зрушення. Вплив цих чинників має двозначний характер: з одного боку вони якби формують ситуацію на ринку праці, що проявляються у зміні пропозиції на ресурси праці, а з іншого боку вони впливають на стратегію організації щодо визначення її потреби у працівниках.
Рис 6.1. Створення кадрового потенціалу організації
Так, в період відносно стабільного економічного зростання збільшується платіжна спроможність населення. В економіці це створює додаткові можливості для зростання обсягів реалізації товару організації. Разом з тим зростає попит на працю і заробітну плату, а значить стимулюється додаткова потреба в кадрах. В країнах з розвинутою ринковою економікою, як правило, розробляються детальні прогнози становлення різноманітних макроекономічних показників. На цій основі кадрові служби організацій в свою чергу складають прогнози впливу цих показників на потреби організації в персоналі.
До іншої підгрупи чинників, що кардинально можуть змінити потребу організації в кадрах, відносять техніко–технологічні фактори. Наприклад, впровадження персональних комп’ютерів вивільнило багатомільйонну масу рахівників. Стрімке розповсюдження комп’ютерної Інтернет-системи, діючої на базі новітніх інформаційних технологій, значно прискорило та спростило інформаційний обмін між організаціями. Важко піддається уяві впровадження інтернет–систем у маркетинг товарообміну та у промислове споживання. Застосування цих систем різко змінило потребу в кадрах матеріально–технічного постачання та збуту. Для кадрових служб вищезазначені процеси повинні стати сигналом для налагодження тісної співпраці з технічними підрозділами організацій в справі оцінки наслідків впливу на попит кадрів та впровадження прогресивних технологічних систем.
Значний вплив на попит кадрів, виявляє політика. Її відносять до групи опосередкованих чинників. Різні політичні колізії змінюють стан ринку праці через зміни у чинному законодавстві. Це може бути встановлення нового податкового режиму, запровадження нових принципів соціального страхування, введення нових положень у трудове законодавство тощо. Важливішим інструментом впливу на попит на робочу сили вважається державне регулювання макроекономічних показників. Через це регулювання в країні утворюється нова політична обстановка. Так, наприклад, зниження обов’язкових виплат у фонди соціального страхування, призводить до скорочення витрат роботодавців на робочу силу, а значить стає можливим залучення до роботи додаткової кількості працівників. Складності кадрової служби при врахуванні дії політичного чинника полягають не стільки у визначенні їх впливу на попит робочої сили, скільки у передбачені цих змін.
Значно складним, по своєму впливу на попит на робочу силу є чинник конкуренції. Він тісно пов’язаний з чинником ринку збуту. На фоні відносно стабільного ринку або такого, що скорочується, посилення конкуренції на ринку праці є вагомою підставою для проведення звільнень найманого персоналу. Швидко зростаючий попит на продукцію фірми стає приводом для проведення додаткового набору робочої сили. Кадровій службі в цьому випадку важливо не тільки виявити тенденції, характерні для розвитку ринку, але й встановити їх зв’язок з динамікою потреб у персоналі. Вирішальною у цій справі є діяльність організації по випередженню конкурентів. Інакше, наскільки оперативно від інших вона здатна здійснити набір потрібних працівників, і, таким чином випередити конкурентів та отримати додаткові прибутки. Важливо підкреслити, що дана проблема повинна вирішуватись кадровою службою в тісній співпраці з іншими підрозділами організації, які відслідковують динаміку ринку.
Разом з зовнішніми чинниками великий вплив на потребу кадрів справляють внутрішні чинники. Вони тісно пов’язані з цілями організації, а тому відповідно ним можуть бути поділені на три групи: стратегічні, середньострокові та поточні. Так прагнення організації до підвищення якості власного виробництва (товарів чи послуг) в цілому або через поступове її нарощування, шляхом поліпшення якості виконання окремих видів робіт, розглядається як наявність дії стратегічних чинників. В організації, орієнтованій на стратегічну ціль, потреба у робочій силі є стабільною . Планування персоналу за таких обставин не є складною проблемою. Організації, де стратегічний курс піддається частим змінам, пов’язаним з переходом на випуск нової продукції, пошуками нових ринків; скороченнями окремих сфер бізнесу, іншими частими реорганізаціями тощо, мають значні проблеми з визначенням потреби у працівниках та з встановленням їх якісного рівня.
Отже планування персоналу є важливою складовою процесу його постійного формування та приведення у відповідність з нагальними потребами розвитку організації.