1.4 Характеристика системы управления персоналом детского дома

Эффективность работы Кировского детского дома-интерната, как организации осуществляющей свою деятельность в сфере оказания социальных услуг, в большей степени зависит от эффективности использования человеческого капитала. В целях осуществления комплексной оценки эффективности работы учреждения, автор предлагает проанализировать существующую систему управления персоналом детского дома.

Современная теория управленческой мысли дает следующее определение системы управления персоналом – это формирование целей, функций, организационной структуры управления персоналом, вертикальных и горизонтальных взаимосвязей руководителей и специалистов в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации решений. Система управления персоналом включает подсистему общего линейного руководства и ряд функциональных подсистем, специализирующихся на выполнении однородных функций. Подсистема общего линейного руководства осуществляет как управление организацией в целом, так и управление отдельными ее функциональными подразделениями [27]. Функции этой подсистемы в БСУСО «Кировский детский дом-интернат» выполняют: директор учреждения в части управления учреждением в целом, его заместители по медицинской части и хозяйственной части, руководители структурных подразделений в части управления отдельными функциональными подразделениями.

Графическое изображение системы управления персоналом Кировского детского дома с входящими в ее состав подсистемами показано на рисунке 1.6 [27, c. 132].

Рисунок 1.6 – Состав подсистем СУП

Подсистема общего линейного руководства осуществляет как управление организацией в целом, так и управление отдельными ее функциональными подразделениями. Функции этой подсистемы в БСУСО «Кировский детский дом-интернат» выполняют: директор учреждения в части управления учреждением в целом, его заместители по медицинской части и хозяйственной части, руководители структурных подразделений в части управления отдельными функциональными подразделениями.

В контексте ВКР, автор останавливается на характеристики функциональной подсистемы планирования и маркетинга персонала, которая осуществляет разработку кадровой политики и стратегии управления персоналом детского дома, анализирует кадровый потенциал, рынок труда, организацию кадрового планирования, планирование и прогнозирование потребности в персонале, организацию рекламы, поддержание взаимосвязи с внешними источниками, обеспечивающими организацию кадрами. Анализ системы управления персоналом Кировского детского дома показал, что данная подсистема в своем функционировании интегрирована с подсистемой найма и учета персонала, которая организует поиск персонала, организацию собеседования, оценку, отбор и прием персонала, учет приема, перемещений, поощрений и увольнения персонала, профессиональную ориентацию и организацию рационального использования персонала, управления занятостью, делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом [27, c. 132-136].

В практике управления персоналом Кировского детского дома происходит объединение подсистемы планирования и маркетинга персонала с подсистемой найма и учета в единую подсистему подбора персонала. Графическое изображение подсистемы подбора персонала представлено на рисунке 1.7.

(первый этап)

Рисунок 1.7 – Состав подсистемы подбора персонала

Планирование потребности в кадрах осуществляется отделом кадров, для медицинского блока исходя из количества проживающих в интернате детей-инвалидов на основании санитарно-эпидемиологических правил и норм (СанПиН 2.1.2.2564-09), для остальных структурных подразделений исходя из расчета фактического объем работ. По итогам оценки существующего объема работ с учетом специфики ее выполнения, составляется перечень востребованных должностей и регламентирующие работу документы – должностные инструкции, по средствам которых сотрудник отчетливо понимает свою роль в компании, свои права, полномочия и должностные обязанности. Документом, отражающим состав организационных подразделений, перечень востребованных должностей и количество фактически требуемых сотрудников является штатное расписание, составляемое в начале года и утверждаемое Министерством труда и социального развития. Корректировка потребности в персонале осуществляется каждый месяц и доводится до сведения Министерства труда и социального развития в виде приложения к штатному расписанию.

Следующим шагом в подборе персонала является определение требований к кандидату или составление модели рабочего места. Модель рабочего места представляет собой формализованное описание количественных и качественных характеристик, которыми должен обладать потенциальный работник. В практической детальности кадровой службы Кировского детского дома используется упрощенная модель описания рабочего места поверхностно оценивающая личные качества работника, его уровень работоспособности, психологические особенности. Большим недостатком в функционировании данной подсистемы, по мнению автора, является отсутствие разработанного портрета компетенций работников детского дома. Требования к директору интерната прописаны в трудовом договоре, составленном Министерством труда и социального развития. Требования к заместителям директора и начальникам структурных подразделений определяются директором учреждения совместно с отделом кадров и отражаются в издаваемых отделом кадров положениях. В число требований, как правило, входит наличие у кандидата высшего образования и опыта работы не менее пяти лет в должности не ниже начальника структурного подразделения соответствующего профиля. Требования касаются и личных качеств, профессиональных знаний и умений которыми должен обладать сотрудник. Общие требования к сотрудникам не ключевых должностей носят весьма упрощенный характер и представляют собой разработанные отделом кадров сводные таблицы с необходимыми для кандидатов требованиями к уровню квалификации и опыту работы сотрудника. Особенное внимание уделяется определению требований к работникам, работа которых предполагает лечебное, психологическое, обучающее и иное социальное воздействие на проживающих в интернате детей. Требования к таким кандидатам включают в себя наличие определенного уровня профессиональных знаний и умений, выдвигается ряд требований к психологии личности, уровню его работоспособности. Важную роль играют личные качества, в том числе коммуникабельность, сдержанность. [27, 74-82]

Обоснование источников набора, предполагает определение рациональных источников привлечения сотрудников на вакантные должности. При поиске кандидатов на вакантные должности отделом кадров задействуется два альтернативных источника: внутренние резервы и внешняя среда.

Сотрудники отдела кадров Кировского детского дома рассматривают внутренние источники набора более предпочтительными по следующим причинам:

• являются менее рискованными. Их можно рассмотреть как более надежные средства определения соответствия требований работы и возможностей кандидата, так как за время работы его уже хорошо узнали;

• позволяют решить проблему в относительно короткие сроки;

• обходятся дешевле, прием работника со стороны.

Внешние источники набора используются, когда нет подходящего кандидата внутри организации. Как правило, такие ситуации возникают при возникновении потребности в высококвалифицированном специалисте, например психологе, враче, методисте, учителе. Как правило при приеме работника со стороны адаптация к работе на новом месте занимает больше времени, чем для тех кто работает в данной организации.

Привлечение кандидатов из внутреннего резерва осуществляется путем непосредственного доведения информации сотрудниками отдела кадров до потенциального кандидата. В случае готовности сотрудника приступить к выполнению новых трудовых функций, работник либо совмещает их с ранее выполняемыми трудовыми обязанностями, в таком случае имеет место совместительство работ, либо передвигается на новое рабочее место в горизонтальном или вертикальном направлении, в таком случае можно говорить о карьерном росте или функциональном передвижении соответственно. При заполнении вакансий работниками со стороны основными источниками привлечения служат:

местные газеты – «Хочу работать», «Работа сегодня»;

телевиденье – бегущая строка телеканала АКМЭ;

образовательные учреждения поставщики трудовых ресурсов;

государственная служба занятости.

После того, как сформулированы критерии и определенны возможные кандидатуры для замещения вакансий, сотрудники отдела кадра приступают к непосредственному отбору кандидатов. Процесс отбора состоит из двух последовательных стадий – стадии предварительного отбора персонала и стадии отбора из заинтересовавших кандидатов. Графическое изображение стадии предварительного отбора претендентов изображено на рисунке 1.8.

Рисунок 1.8 – Принятие решений на стадии предварительного отбора претендентов

Отбор кандидатов на не управленческие должности и должности, не предполагающие наличие высокого уровня квалификации, специальных знаний и умений, осуществляется по упрощенной схеме на стадии предварительного отбора. К числу рабочих мест с упрощенным отбором кандидатов можно отнести рабочие места хозяйственной службы в том числе – подсобных работников, грузчиков, кладовщиков, сторожей, уборщиков производственных помещений, столяров, водителей, дворников, парикмахеров, вахтеров, машинистов, трактористов, мойщиков посуды, техников. Сотрудники службы питания и часть сотрудников медицинского блока в том числе санитарки, уборщицы, медсестры так же проходят отбор по упрощенной схеме. Заполнение вакансий предусматривающих наличие у кандидата особенных знаний, умений, высокого уровня квалификации осуществляется путем отбора из заинтересовавших кандидатов наиболее подходящих специалистов. Схематично процесс отбора персонала на ключевые должности изображен на рисунке 1.9.

Рисунок 1.9 – Процесс отбора персонала

Сбор документов. Фактически процесс отбора начинает сотрудник кадровой службы, ответственный за набор персонала. Он получает резюме, другие документы кандидатов и проводит первичное сравнение их с требованиями, изложенными в описании должностной инструкции. После завершения срока подачи резюме этот же работник приглашает кандидатов на первое собеседование, предварительно представив документы кандидатов на согласование руководителю структурного подразделения, в котором имеется вакансия. На первой встрече кандидат заполняет анкету по форме, установленной в компании. Первое знакомство с кандидатом осуществляет служба персонала. Оно состоит из двух частей: техническое заполнение документов и первое собеседование с ответственным за набор персонала, затем собеседование с начальником отдела кадров детского дома, в случае если замещаемая должность весьма значима для учреждения.

Анализ документов. В исключительных случаях, в процедуру отбора включается проверка представленных кандидатом документов и информации, изложенной в резюме и личном деле. Для этого сотрудник отдела кадров связывается со службой персонала последнего места работы кандидата с целью уточнения имеющейся информации.

Процедура проведения собеседования. После анализа информации, полученной из документов и первичной встречи с кандидатом, сотрудники отдела кадров проводят с ним интервью. Первичное интервью предполагает получение от кандидата следующих блоков информации:

жизненный путь, автобиографические данные;

общеобразовательный уровень;

практический опыт;

характеристика последнего места работы;

получаемое вознаграждение;

индивидуальные характеристики.

Процедура определения профессиональной пригодности представляет собой интервью, которое проводит руководитель отдела кадров. По структуре оно аналогично тому, которое проводит ответственный за набор персонала сотрудник, но на практике получается, что большую часть времени руководитель уделяет уточнению вопросов, связанных с профессиональной деятельностью, требуемыми профессиональными навыками, уровнем квалификации кандидата, выявляет умение кандидата работать с детьми. На данном этапе отбора проводится психологическое и профессиональное тестирование потенциального работника. Замещение большинства вакансий входящих в состав структурных подразделений медицинского блока, а так же вакансии службы питания требуют обязательного медицинского освидетельствования. Для Кировского детского дома-интерната, имеющего собственное ведомственное медицинское отделение, процедура профилактического медицинского осмотра является обычной частью процедуры отбора новых работников.

Решение о найме принимается на основе анализа результатов отбора, что предполагает сравнении возможностей кандидата с предъявляемыми требованиями в которые входят характеристики и качества, необходимые для эффективного выполнения обязанностей, а также средства и временные ресурсы, которые компания может направить на скорейшую адаптацию нового сотрудника.

Предложение занять рабочее место поступает кандидату, прошедшему процедуру отбора и оформляется трудовым договором, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности, подчиняться внутреннему трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать ему заработную плату и обеспечивать условия труда и социальные гарантии согласно действующему законодательству. При принятии сотрудников на управленческие должности и должности имеющие особое значение в работе учреждения, заключается срочный трудовой договор на срок до пяти лет.

Ускорение процесса адаптации сотрудника на новом рабочем месте предполагает проведение отделом кадров следующих процедур:

знакомство нового сотрудника с коллегами;

экскурсия по учреждению;

ознакомление с рабочим местом;

первая адаптационная беседа;

определение наставника;

беседа с наставником, разъяснение плана вхождения в должность;

подготовка папки новичка.

Управление функциональными подсистемами СУП осуществляет отдел кадров, директор и другие входящие в состав организации отделы. Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно директору учреждения. Согласно внутренним нормативно-правовым документам, работники отдела кадров должны знать трудовое законодательство, организацию кадрового делопроизводства, порядок оформления ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением, порядок составления установленной отчетности, структуру и штаты учреждения, положения о работе профессиональных комиссий, правила ведения и хранения трудовых книжек, правила и нормы охраны труда, производственной санитарии противопожарной защиты. На основе проведенного анализа, автор выделил основные задачи функционирования отдела кадров:

• комплектование организации кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями детского дома;

• контроль за соблюдение работниками законов и иных нормативно правовых актов;

• подбор, отбор и расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств;

• информирование и консультирование работников по вопросам трудового права;

• создание резерва кадров для выдвижения на руководящие должности;

• организация и проведение всех видов подготовки и повышения квалификации сотрудников;

• ведение и хранение документации, связанной с кадрами и их движением;

• обеспечение прав, льгот и гарантий работников учреждения.

В соответствии с возложенными задачами отдел кадров выполняет следующие функции:

• формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении;

• оформление, ведение и исполнение документов согласно регламента документационного обеспечения кадровой работы министерства труда и социального развития Омской области;

• организация проведения аттестации работников, ее методическое и информационное обеспечение;

• оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, приказами директора;

• учет личного состава учреждения;

• выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;

• хранение и заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам;

• осуществление мероприятий по стимулированию и мотивации сотрудников;

• разработка мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контроль за их выполнением.

Для выполнения своих функции, отдел кадров взаимодействует со структурными подразделениями – по вопросам соблюдения трудового законодательства, выполнения поручений директора. В частном порядке, отдел кадров взаимодействует с работниками учреждения, бухгалтерами и юрист консулами для получения справок, информации, сведений и статистических данных касающихся особенностей функционирования Кировского детского дома.