1.3 Анализ управленческой деятельности
В основе анализа управленческой деятельности лежит рассмотрение организационной структуры детского дома. Организационная структура детского дома-интерната имеет линейно – функциональный тип, во главе которой стоит высший орган управления детского дома – совет учредителей. Совет учредителей разрабатывает стратегию развития интерната и включает в себя участников в лице Министерства труда и социального развития Омской области (МТИСР) как отраслевого органа исполнительной власти Омской области и Министерства имущественных отношений Омской области как органа исполнительной власти в сфере управления собственностью Омской области.
Входящие в состав организации структурные единицы связанны между собой вертикальными и горизонтальными связями, при этом вертикальные связи соединяют различные уровни иерархии управления и определяют распределение полномочий, горизонтальные связывают две и более равные по положению в иерархии части организации. В Кировском детском доме максимальное количество вертикальных связей доходит до четырех: директор подчиняется совету учредителей, заместитель директора по медицинской подчиняется директору, заведующие отделениями подчиняются заместителю директора по медицинской части, сотрудники отделений подчиняются заведующему соответствующего отделения. Анализ управленческой деятельности показал практическую не возможность отступления от формальной структуры управления, участие сотрудников в процессе принятия решений практически отсутствует, решения принимаются централизованно и доводятся до сотрудников в виде задач. На основании полученных выводов был сделан вывод об установившимся в организации авторитарном (бюрократическом) стиле управления.
Горизонтальные связи, существующие внутри организации характеризуются широтой, обусловленной необходимостью обмена информацией в процессе оказания социальной услуги. В рамках горизонтальных связей активно взаимодействуют между собой сотрудники отделений медицинской части, заместители директора, сотрудники отдела кадров, бухгалтерии, планово-экономического и юридического отделов. Горизонтальные связи увеличивают эффективность взаимодействия частей организации. Организационная структура детского дома-интерната с действующими внутри нее вертикальными и горизонтальными связями отраженна на рисунке 1.4.
Рисунок 1.4 – Организационная структура Кировского детского дома
Бюрократический стиль управления создает предпосылки для четкого определения уровня управления, определяемого как диапазон, в рамках которого могут приниматься самостоятельные решения. Зачастую положенный в основу принцип исключает гибкое поведение участников процесса, что в конечном итоге не позволяет достичь максимального уровня эффективности.
Учитывая взаимодополняемость и взаимозависимость частей организации в процессе оказания социальной услуги автор делает вывод о высоком уровне интеграции в детском доме. Примером интеграции частей организации может служить работа по размещению ребенка в детском доме, предполагающая информационный обмен между отделами медицинской части и юридическим отделом, юридическим отделом и планово-экономическим, планово-экономическим и АХЧ.
Как видно из представленной схемы организационной структуры, в подчинении директора находиться два его заместителя, пять отделов и инженер по охране труда, в подчинении заместителя директора по АХЧ находиться 7 отделов с численностью 64 работника, в подчинении заместителя директора по медицинской части – 5 отделов возглавляемых заведующими отделениями, Общая численность работников медицинской части – 244 человека. Таким образом по результатам анализа можно говорить о широком масштабе управляемости в организации.
Основную функцию высшего органа управления выполняет МТИСР, к компетенции которого относятся следующие вопросы:
определение основных направлений деятельности учреждения;
утверждение сметы доходов и расходов учреждения;
заключение, изменение и прекращение трудового договора с директором учреждения;
организация мероприятий по исполнению решения правительства Омской области в части управления учреждением, в том числе решений о ликвидации и реорганизации учреждения.
Процесс определения основных направлений развития схематично изображен на рисунке 1.5.
Рисунок 1.5 – Схема определения основных направлений развития
Документом, регламентирующим деятельность учреждения и отражающим основные приоритеты развития, является «Государственное задание», разрабатываемое МТИСР на период с 1 января по 31 декабря каждого года. Государственное задание на 2010 год определило:
показатели качества государственной услуги и их нормативные значения (процент соблюдения норматива жилой площади на одного проживающего – 68,6%, процент выполнения установленных норм сбалансированности питания – 100%, процент выполнения установленных норм калорийности суточного рациона питания – 100%, процент полноты охвата проживающих профилактическими прививками от общего числа проживающих, имеющих показания к профилактическим прививкам – 90%, процент обеспеченности проживающих техническими средствами реабилитации от числа проживающих, нуждающихся в обеспечении техническими средствами реабилитации в соответствии с индивидуальной программой реабилитации – 100%);
потребителей государственной услуги;
порядок оказания и основания для прекращения предоставления услуги;
основные процедуры оказания государственной услуги;
требования к отчетности об исполнении государственного задания и его финансового обеспечения;
порядок контроля исполнения государственного задания, в том числе условия и порядок его досрочного прекращения.
МТИСР, выполняя функции учредителя и высшего органа управления, обеспечивает БСУСО «Кировский детский дом-интернат» финансовыми ресурсами необходимыми для его функционирования. Определение объема финансовых поступлений на счета БСУСО «Кировский детский дом-интернат» осуществляется при согласовании учреждением и органом исполнительной власти следующей сметной документации:
бюджетной сметы бюджетного учреждения управления МТСР с расчетами и финансово-экономическими обоснованиями (расчетные таблицы) предоставляемой на электронном и бумажном носителях;
уточненной бюджетной сметы бюджетного учреждения управления МТСР с расчетами и финансово-экономическими обоснованиями (расчетные таблицы) предоставляемой на электронном и бумажном носителях;
сметы доходов и расходов по средствам, полученным от платных услуг и иной приносящей доход деятельности с расчетами и финансово-экономическими обоснованиями (расчетные таблицы) предоставляемой на электронном и бумажном носителях;
сводной сметы бюджетного учреждения на 2010 год с расчетами и финансово-экономическими обоснованиями (расчетные таблицы), составленной на основании методических рекомендаций разработанных Министерством труда и социального развития.
Предоставляемые Министерству труда и социального развития сметы могут корректироваться в течение года по согласованию с МТИСР.
Министерство имущественных отношений, являясь учредителем и высшим управляющим органом детского дома-интерната, осуществляет управление имуществом организации, предаваемым ему в бессрочное пользование на праве оперативного управления. Все имущество, отводимое детскому дому, включая земельный участок и капитальные строения, остается в собственности Омской области. Министерство имущества по согласованию с МТИСР и Министерством финансов Омской области осуществляют контроль за использованием по назначению и сохранностью имущества в пределах своей компетенции и вправе принять решение об изъятии излишнего, неиспользуемого или используемого не по назначению имущества.
МТИСР совместно с Министерством имущества:
проверяет сметно-проектную, финансовую документацию по всем видам деятельности;
согласовывает структуру и штатное расписание, разработанное учреждением;
осуществляет ревизии и проверки деятельности учреждения в целях контроля и оценки функционирования БСУСО «Кировский детский дом-интернат».
Ликвидация и реорганизация учреждения осуществляется по решению правительства Омской области или суда.
Тактическое управление детским домом-интернатом осуществляется директор учреждения, назначаемым на должность и освобождаемым от должности Министерством труда и социального развития в лице его Министра. Документом, регулирующим отношения между МТИСР и директором, является трудовой договор, заключаемый на пятилетний срок. Согласно уставу, директор самостоятельно решает вопросы деятельности учреждения в рамках своих компетенций, является единоличным исполнительным органом учреждения, действует на основе единоначалия.
Функция директора учреждения в части реализации, разработанной учредителями стратегии развития, заключается в организации выполнения решений Правительства Омской области, Министерства труда и социального развития и Министерства имущественных отношений Омской области.
В процессе реализации управленческой деятельности, директор интерната выполняет следующие функции:
действуя от имени интерната, представляет его интересы на территории Российской Федерации и за ее пределами, совершает сделки от имени учреждения;
реализует права и обязанности работодателя по отношению к работникам учреждения;
утверждает по согласованию с МТИСР структуру и штатное расписание учреждения;
в пределах своей компетенции утверждает регламентирующие деятельность учреждения внутренние документы, издает приказы и распоряжения;
реализует обязательства по обеспечению охраны конфиденциальности информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством;
обеспечивает выполнение заданий по предоставлению учреждением государственных услуг;
обеспечивает надлежащее содержание закрепленного за учреждением движимого и недвижимого имущества, в том числе своевременное проведение капитального и текущего ремонтов;
обеспечивает своевременную уплату учреждением в полном объеме налогов, сборов и иных обязательных платежей в бюджеты всех уровней бюджетной системы РФ и государственные внебюджетные фонды;
обеспечивает использование по целевому назначению имущества учреждения, а также целевое использование полученных учреждением бюджетных и внебюджетных средств;
представляет отчетность и иные документы в порядке, установленном правительством Омской области.
Министерство труда и социального развития, несмотря на структурное главенство по отношению к директору учреждения, обязано не вмешиваться в оперативно-распорядительную деятельность директора учреждения, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законодательством, а так же, в течение одного месяца давать ответ на обращения директора учреждения по вопросам, требующим согласования с учредителями детского дома.
В компетенцию МТИСР входит проведение аттестации директора учреждения в порядке, установленном правительством Омской области и решение вопрос о привлечении директора учреждения к дисциплинарной ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
Директор детского дома в целях обеспечения эффективности управления хозяйственным процессом назначает двух своих заместителей: заместителя по медицинской части и заместителя по административно-хозяйственной части. Отбор на вакантные должности осуществляется на конкурсной основе непосредственно по решению директора. В подчинении каждого заместителя находится несколько отделов, во главе каждого из которых стоит ответственное за функционирование отдела лицо. Принцип организации, порядок функционирования каждого структурного подразделения, а так же количество входящих в состав сотрудников и их квалификация определяется внутренними нормативно-правовыми положениями, разрабатываемыми директором учреждения совместно с сотрудниками отдела кадров для каждого подразделения в отдельности. Все структурные подразделения, непосредственно участвующие в процессе оказания услуги, связанны тесными функциональными связями и протекающими в соответствии с ними прямыми и обратными информационными потоками. Прямые информационные потоки способствую непосредственной реализации программ комплексной адаптации, а обратные информационные потоки несут в себе данные относительно качества выполнения задач и возникающих при этом проблемах. Подразделения хозяйственной части оказывают сопутствующие услуги и обеспечивают нормальное функционирование всей системы.
Управленческий срез организационной структуры состоит из подразделений, подотчетных в своей деятельности директору учреждения и формируемых им совместно со специалистами отдела кадров. Основными структурными подразделениями, участвующими в управленческой деятельности являются: отдел кадров, бухгалтерия во главе с главным бухгалтером, юридический отдел, планово-экономический отдел, информационно-технический отдел, в функции которого входит поддержание работоспособности средств вычислительной техники и факсимильного оборудования. Все подразделения управленческой части функционируют как самостоятельные элементы, связанные между собой функциональными и информационными связями.
Планово-экономический отдел разрабатывает и передает на утверждение сметную документацию, осуществляет сбор, обработку и хранение статистической информации. Сотрудниками планово-экономического отдела разрабатываются и обосновываются потребности учреждения в материально-техническом оснащении, анализируется рыночная конъюнктура, формируются заказы на поставку, ведется работа с поставщиками. В своей работе планово-экономический отдел тесно взаимодействует с отделом кадров, бухгалтерией и юридическим отделом.
Юридический отдел дает заключение о законности размещения ребенка в интернате, сопровождает процесс оформления ребенка в детский дом. Основной функцией юридического отдела в работе со структурными подразделениями является обоснование законности принимаемых решений на всех уровнях.
В целях обеспечения требований безопасности в структуре организации выделена должность инженера по охране труда, который в своей работе взаимодействует со всеми структурными подразделениями в пределах своей компетенции.