6.3. Технология работы в субд

В настоящее время широкое распространение получили реляционные БД. Поэтому рассмотрим основные принципы работы в СУБД на примере СУБД с реляционной БД. Работу в любой реляционной СУБД можно разбить на несколько этапов, таких как:

• создание структуры таблиц БД;

• ввод и редактирование данных;

• обработка данных, содержащихся в таблицах;

• просмотр и вывод информации из БД.

При создании структуры таблиц БД происходит определение перечня полей, из которых она должна состоять, их типов и размеров. При этом каждому полю таблицы присваивается уникальное имя.

Тип данных указывает программе СУБД, как обрабатывать эти данные. Можно использовать следующие типы:

• текстовый – для текстовой информации и чисел, при невыполнении математических расчетов;

• поле MEMO – для хранения произвольного текста, например, комментария или примечания;

• числовой – используется при выполнении математических операций над данными;

• денежный – используется для операций с денежными единицами;

• дата/время – предназначен для хранения информации о дате и времени;

• счетчик – специальное числовое поле, в котором многие СУБД проставляют уникальные порядковые номера записей;

• объект OLE – это объект, созданный другим приложением (например, электронная таблица, рисунок, текст).

Ввод и редактирование данных можно выполнять непосредственно или с помощью дополнительных программ и запросов. При непосредственном вводе могут использоваться создаваемые экранные формы или ввод осуществляется напрямую в таблице. Экранные формы имеют более дружественный интерфейс, и их рекомендуется использовать для пользователей с низкой квалификацией.

Обработка данных осуществляется с помощью запросов или в процессе выполнения специально разработанной программы.

Запрос представляет собой вопрос о данных, хранящихся в таблицах, или инструкцию на отбор записей, подлежащих изменению. Запросы бывают следующих видов:

1. Запрос-выборка предназначен для отбора данных, хранящихся в таблицах, и не изменяющий эти данные. При выполнении запроса данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся на экран в определенном порядке.

2. Запрос-изменение предназначен для изменения или перемещения данных. К этому виду относятся: запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы, запрос на обновление.

3. Перекрестные запросы предназначены для группирования данных и представления их в компактном виде.

4. Запрос с параметром, позволяющий определить одно или несколько условий отбора данных.

5. Запросы SQL – запросы, которые могут быть созданы только с помощью инструкций SQL. Это запрос-объединение, запрос к серверу и управляющий запрос. Данный вид запросов позволяет использовать СУБД в локальных вычислительных сетях.

Для подготовки запроса необходимо определить:

• поля, по которым будет проводиться поиск;

• искомое значение;

• поля, выводимые в результате выполнения запроса.

Для указания условий отбора данных и для создания вычисляемых полей в запросах используются выражения. Выражения представляют собой формулы (как логические, так и арифметические), по которым вычисляются необходимые значения.

Просмотр данных в БД может осуществляться с помощью стандартных форм в виде таблицы или с помощью специальных отчетов. Особенно отчеты важны для вывода обработанной информации. При построении отчета пользователь имеет возможность:

• включить в отчет выборочную информацию из БД;

• добавлять информацию, не содержащуюся в БД;

• выводить итоговые данные;

• располагать выводимую информацию в удобном виде;

• включать в отчет информацию из нескольких связанных таблиц БД.