6. Организация труда работников бухгалтерии

Содержание организации труда работников бухгалтерии заключается в следующем:

• правильный выбор исполнителей каждого трудового процесса с учетом квалификации, деловых качеств и личных склонностей каждого исполнителя;

• обеспечение исполнителей необходимыми средствами труда в соответствии с технологией выполняемой ими работы;

• выбор наиболее эффективных форм разделения или кооперирования труда;

• обучение исполнителей передовым методам и приемам труда;

• создание условий для непрерывного и ритмичного протекания трудовых процессов и достижения согласованности этих процессов во времени и пространстве.

Факторы, формирующие условия труда, подразделяются на физиологические и социально-психологические.

К физиологическим относят факторы, обусловливающиеся организацией рабочей зоны бухгалтерии, т.е. служебного помещения, где работает бухгалтерия, и рабочего места каждого работника.

На предприятиях, где штат бухгалтерского аппарата невелик, бухгалтерия может размещаться в одной комнате. При большой численности сотрудников бухгалтерии размещать их целесообразно в нескольких комнатах по отделам или секторам. Рабочее место главного бухгалтера рекомендуется размещать в отдельной комнате.

Помещение бухгалтерии должно быть светлым и сухим, хорошо отапливаться и проветриваться, температура может быть в пределах 18–20 ⁰С. В помещениях с окнами на север стены рекомендуется окрашивать в желтый цвет, он как бы «согревает» помещение, создавая иллюзию освещения солнечными лучами. Голубой и светло-зеленый цвета, наоборот, «холодят» помещение. Их следует использовать в комнатах с окнами на юг. Озеленение комнат является не только декоративным элементом интерьера, но и фактором, улучшающим состав воздуха, снижающим нервно-психологическое и зрительное утомление.

Помещение бухгалтерии должно быть оборудовано телефоном, шкафами для хранения документов и справочных материалов.

Повышению производительности труда учетных работников способствует также рациональная организация рабочих мест, предусматривающая создание оптимальных условий для каждого работника.

Рациональная организация рабочего места означает: выбор габаритов, формы мебели и оборудования с учетом антропологических данных работника, обеспечивающих удобное положение тела при работе; оборудование рабочего места соответствующей оргоснасткой, оснащение современной вычислительной техникой и нормативно-справочными материалами; размещение мебели и оборудования с учетом последовательности выполненных работ; создание благоприятных санитарно-гигиенических, эстетических и психологических условий труда.

В зависимости от степени применения вычислительной техники можно выделить три типа организации рабочих мест: немеханизированные (ручные), механизированные и автоматизированные.

Немеханизированное рабочее место бухгалтера (учетного работника) оснащено столом, стулом, картотекой, нормативно-справочными материалами, таблицами и т.п.; механизированное в отличие от немеханизированного обеспечено электронными машинами, что позволяет значительно сократить трудоемкость расчетов; автоматизированное рабочее место бухгалтера (АРМ бухгалтера) позволяет использовать ПЭВМ и выполнять обработку учетной информации в автоматизированном режиме.

Таким образом, рабочее место должно быть приспособлено для конкретного работника, оснащено удобной для работы мебелью, вычислительной техникой, обеспечено нормативно-справочными материалами, инструкциями, методическими указаниями, средствами оргтехники.

Рабочие места сотрудников бухгалтерии, связанных с приемом документов и выдачей справок, следует размещать таким образом, чтобы обеспечить свободный доступ посетителей и нормальную работу остальных работников. Около каждого рабочего места бухгалтера должен стоять дополнительный стул для посетителей.

Условия труда работников бухгалтерии определяются также социально-психологическими факторами. Сюда включают систему отношений в коллективе, психологический климат, режим работы и др.

Отношения сотрудников друг к другу должны основываться на принципиальности, объективности, доброжелательности и товарищеской взаимопомощи. Неприязненные отношения между работниками значительно снижают работоспособность, в то время как хорошее настроение повышает производительность труда. На отношения в коллективе влияет и добросовестное выполнение порученной работы.

Несвоевременное и некачественное выполнение работы одним работником бухгалтерии требует больше усилий и напряжения других, что вызывает нервозность в коллективе.

Работоспособность коллектива во многом зависит и от сложившегося в нем психологического климата, который может быть здоровым или нездоровым, благоприятным или неблагоприятным.

Здоровый психологический климат характеризуется доброжелательными отношениями, основанными на высокой требовательности, принципиальности, взаимопомощи.

Демократизация общественной жизни, усиление гласности информированности о процессах, происходящих в обществе и непосредственно на производстве, способствуют созданию здорового психологического климата в трудовых коллективах.

На социально-психологический климат в коллективе большое влияние оказывают системы материального и морального стимулирования, состояние идейно-воспитательной работы.

Формирование здорового психологического климата в коллективе в значительной степени зависит от главного бухгалтера. Он должен обладать глубокими профессиональными знаниями и иметь общеобразовательную подготовку, быть объективным, требовательным к себе и подчиненным, обладать выдержкой и терпением, умением признавать свои ошибки и принимать на себя ответственность, уметь сплотить коллектив, поддержать творческую инициативу сотрудников.

Главный бухгалтер обязан относиться к подчиненным доброжелательно. Его замечания должны быть справедливыми ко всем сотрудникам бухгалтерии, не унижать их собственного достоинства. Взыскания, накладываемые на работников, а также поощрения должны быть своевременными и достаточно аргументированными.

В бухгалтерии должна быть установлена строгая трудовая и исполнительская дисциплина, которая бы не угнетала людей, а давала им возможность работать творчески и инициативно.

Важным элементом организации труда является режим работы аппарата бухгалтерии. Режим работы включает время начала и окончания ее, перерыв, сменность, график отпусков и др.

Режим работы учетного аппарата регламентируется правилами внутреннего распорядка работы предприятия и устанавливается в соответствии с интересами производства и членов коллектива.

Режим работы бухгалтерии должен быть установлен таким образом, чтобы рабочие двух смен могли обращаться в бухгалтерию в нерабочее время. Для этого работа в бухгалтерии должна начинаться на 1–2 часа позже, чем первая смена производственных цехов. В этом случае рабочие первой смены смогут обратиться в бухгалтерию непосредственно после окончания, а второй – до ее начала.

На сельскохозяйственных предприятиях в весенне-летний период, когда рабочий день производственных рабочих длится дольше, чем рабочий день работников бухгалтерии, необходимо ввести скользящий график работы для тех сотрудников бухгалтерии, которые связаны с учетом производственных операций.

Очередные отпуска работников бухгалтерии планируются с учетом своевременного составления периодической (месячной, квартальной) и годовой отчетности.

Внедряя НОТ, следует помнить, что в деле организации труда принципиальное значение имеет не то, при помощи каких средств труда люди выполняют свои трудовые функции, а как они работают, при помощи каких методов и приемов. Ведь при самом высоком уровне технической оснащенности труд может оказаться малопроизводительным, если он плохо организован, а труд при помощи ручных орудий может достичь высокой производительности, если трудовые процессы организованы рационально, а действия и трудовые приемы рабочих так согласованы во времени и пространстве, что в работе целого коллектива совершенно отсутствуют простои и потери времени, связанные с ожиданием работников, а также прибытия, подачи, подвозки и перемещения предметов или средств труда.

Процесс внедрения научной организации труда состоит из ряда планомерно осуществляемых мероприятий, направленных, с одной стороны, на организацию рабочего места, а с другой – на управление трудовыми процессами и рациональную организацию деятельности трудовых коллективов. И те и другие мероприятия носят как технико-экономический, так и социальный характер.

Организацию рабочего места работников учетного аппарата следует начинать с организации рабочей зоны бухгалтерии, т.е. служебного помещения, где работает бухгалтерия.

Институт гигиены труда, занимающийся вопросами организации рабочей зоны, рекомендует размещать всю бухгалтерию не в одном большом зале, а по группам в отдельных комнатах во избежание шума, который увеличивает возможность ошибок в работе более чем на 50%. В совхозах и колхозах, где невелик учетный аппарат, бухгалтерия может быть размещена в одной комнате, но с таким расчетом, чтобы на каждого работника приходилось не менее 5м². площади. Устранению шума очень способствует устройство в граничащей с коридором стене так называемых рабочих окон, через которые проводится прием документов и выдача справок. Рабочие места сотрудников бухгалтерии, связанных с приемом документов и выдачей справок, размещаются под этими окнами, а в коридоре под ними же устанавливаются столики и стулья для посетителей. Можно в большой комнате оборудовать стену с рабочими окнами в виде деревянной, застекленной вверху перегородки. Во всех случаях необходимо обеспечить нормальное освещение и отопление обеих частей помещения, повесить над окнами таблички с названием операций, которые производятся в данном месте, на столы поставить чернильницы, положить ручки и счеты.

Для удобства посетителей и самих работников учетного аппарата бухгалтерия должна быть размещена на первом этаже, а вход в нее должен быть свободным (без пропуска). Рабочее место главного бухгалтера рекомендуется размещать в отдельной комнате с застекленными стенами (или стеной, перегородкой), чтобы руководитель учета не был оторван от учетного аппарата, и деловое общение работников учета, а также посетителей с главным бухгалтером не было затруднено.

Комната, отведенная бухгалтерии, должна быть уютной, сухой и светлой, хорошо отапливаться и проветриваться. Желательно, чтобы на окнах были шторы, позволяющие затенять резкий солнечный свет. Комнату надо оборудовать средствами связи: телетайпом, фототелеграфом и обязательно телефоном, а также необходимым количеством передвижных или стенных шкафов, картотек или иных помещений для хранения текущего архива и справочных материалов. Доступ к шкафам, картотекам должен быть свободным, т.е. не загроможденным мебелью или иными предметами. Очень важно, чтобы свет из окон комнат падал на каждое рабочее место слева, а свет от электроламп не создавал бы тени на рабочих местах.

Счетно-вычислительная техника может быть размещена в отдельной комнате (при централизации учетно-вычислительных работ) и в общей комнате бухгалтерии, на рабочих местах отдельных исполнителей. Во всех случаях машины должны быть установлены с удобством для работы, но так, чтобы и не мешать выполнению ручных работ.

Повышение производительности труда работников учета во многом зависит также от стиля их работы. Чем выше квалификация работников учета, чем культурнее их обращение с посетителями, чем большую степень деловитости они проявляют, тем большим уважением пользуется коллектив бухгалтерии: указания бухгалтерии выполняются быстро и четко, она получает возможность не тратить время на устранение последствий недисциплинированности исполнителей и поэтому может уделять достаточное внимание не только вопросам контроля, но и вопросам рационализации сбора и обработки информации, техники учета и т.д.

Таким образом, для повышения производительности труда работников учета важное значение имеют внешние условия работы: достаточная служебная или производственная площадь, нормальная температура, хорошее освещение, вентиляция, звукоизоляция, удобство и оснащенность рабочих мест. Предельная теснота и шум, особенно в часы работы с клиентами, а также недостаточная вентиляция помещений снижают производительность труда и качество выполняемой работы, отражаются на здоровье людей.

Степень нервного напряжения у счетного работника не должна превышать допустимую. Нервное напряжение работников учета может быть значительным не только из-за неудовлетворительных условий труда, но и вследствие ненормального психологического климата в коллективе, недостаточной принципиальности и тактичности старших по работе. Руководителям учета нужно делать все для того, чтобы в коллективе постоянно была здоровая обстановка.

Огромное значение в деле рациональной организации учета имеет также правильная организация рабочего места каждого работника бухгалтерии. Рабочее место каждого сотрудника бухгалтерии обычно имеет такое оборудование: конторский стол, стул, счетно-вычислительная машина или счеты, письменный прибор. Желательно, чтобы конторский стол каждого работника бухгалтерии имел площадь, достаточную для размещения тех предметов оборудования, книг, регистров, ведомостей и документов, с которыми данный сотрудник работает. Большое удобство представляют столы с выдвижными полками справа и слева, которые можно вмонтировать в обычный и конторский стол. Важное значение имеет высота и удобство стула, на котором сидит работник. Желательно подбирать стулья по росту работников, чтобы чрезмерно не сгибаться над столом, но и не тянуться головой и локтями с низкого стула к высокому столу. Очень удобны для работы стулья с вогнутыми сиденьями, покатыми спинками и поручнями по бокам в виде подлокотников, а также стулья, к ножкам которых прикреплены ролики на вертящейся скобе. На таком стуле можно не вставая отодвигаться, придвигаться и поворачиваться. Это не только создает удобства для труда, но и экономит время, т.е. повышает производительность труда работников учета.

Возле рабочего места каждого работника бухгалтерии надо поставить также стул для посетителя, а если посетители приходят к этому сотруднику регулярно, то предусмотреть и место для размещения их документов, книг на том же столе, за которым работает сотрудник бухгалтерии, на выдвижной или подъемной доске у стола или на приставном столике. Забота об удобствах посетителя диктуется не только правилами вежливости, но и требованиями повышения производительности труда работников бухгалтерии.

Организуя рабочее место любого работника, следует учесть все мелкие вопросы, так как они оказывают большое влияние на производительность труда. Даже расстояние от края стола до чернильного прибора, если оно велико, делает работу неудобной, повышает утомляемость работника, вызывает чувство недовольства, досады, удлиняет время, затрачиваемое на процесс письма, и снижает производительность труда.

Важное значение имеет режим работы бухгалтерии. Начало и конец рабочего дня, а также объединенный перерыв в бухгалтерии должны быть согласованы с нуждами производства и членов коллектива. Нельзя, например, устанавливать объединенный перерыв бухгалтерии в одно время с объединенным перерывом рабочих, поскольку рабочие лишаются возможности получения нужных справок или оформления других дел в бухгалтерии во время объединенного перерыва. Если рабочий день бухгалтерии начинается позднее чем рабочий день производственного коллектива, то это может привести к задержке работ и простоям из-за невозможности оформления тех или иных документов. То же может произойти и в том случае, когда рабочий день бухгалтерии заканчивается раньше, чем рабочий день производственного коллектива. В совхозах и колхозах рабочий день производственных рабочих может длиться дольше, чем рабочий день бухгалтерии. Так, рабочие работают в полторы, две и три смены в зависимости от сезона и характера производства. В таких случаях полезно установить дежурства определенных должностных лиц учетного аппарата или ввести скользящий график работы тех сотрудников бухгалтерии, которые связаны с производственными операциями. Это имеет особо важное значение при переходе на пятидневную неделю.

ПРИЛОЖЕНИЯ

П р и л о ж е н и е 1

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя

_____________ __________________

^{Подпись расшифровка подписи}

«____» ___________200__г.

АКТ

«__» _________ 200__ г. № __

_________________________

^{Место составления}