2. Права, обязанности и ответственность главного бухгалтера и руководителя по организации учета и внутреннего аудита
В соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности»главный бухгалтер (или бухгалтер – при отсутствии в штате должности главного бухгалтера) назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации в соответствии с ее учредительными документами.
Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведения бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.
Подчинение главного бухгалтера руководителю организации пред-
определяет статус бухгалтерии как самостоятельного структурного подразделения организации, не входящего в состав какого-либо иного подразделения организации.
Перед началом работы в должности главного бухгалтера для работника разрабатывается и утверждается должностная инструкция, с которой он обязан ознакомиться до начала деятельности в этой должности. В должностной инструкции должно быть указано, что главный бухгалтер:
руководствуется законодательством Республики Беларусь, и в частности Законом «О бухгалтерском учете и отчетности», другими нормативными актами, утвержденными в установленном порядке, и несет ответственность за соблюдение содержащихся в них требований и правил ведения бухгалтерского учета;
обеспечивает организацию бухгалтерского учета и контролинга, контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, правильным отражением хозяйственных операций и их соответствием законодательству;
обеспечивает контроль за отражением на счетах бухгалтерского учета всех осуществляемых хозяйственных операций, предоставление оперативной информации, составление и представление в установленные сроки бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности, осуществление (совместно с другими подразделениями и службами) экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления и мобилизации внутренних резервов.
С главным бухгалтером согласовываются назначение, увольнение и перемещение материально ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и др.).
При освобождении главного бухгалтера (бухгалтера) производится сдача дел вновь назначенному главному бухгалтеру (бухгалтеру), – в процессе которой проводится проверка состояния бухгалтерского учета и достоверности отчетных данных с составлением соответствующего акта, утверждаемого руководителем организации. При смене главного бухгалтера рекомендуется сделать аудиторскую проверку.
Основанием для передачи дел является приказ руководителя организации. В приказе обязательно должны быть оговорены следующие моменты:
причина передачи дел;
сроки проведения приема и передачи дел;
лицо, ответственное за сдачу документов;
лицо, ответственное за прием дел;
присутствие иных лиц;
документальное оформление приема и передачи дел.
Прием и передача дел представляют собой определенную последовательность действий, которую можно представить в виде схемы (рис.1).
Рис. 1. Последовательность действий при передаче дел главным бухгалтером.
Порядок приема и передачи дел во многом зависит от того, есть ли у главного бухгалтера преемник. Если есть, то передача дел осуществляется непосредственно ему. При этом обязательно составляется соответствующий акт, поскольку прием и сдача дел при назначении на должность и освобождении от должности главного бухгалтера оформляется актом.1
1 (Статья № 7 Закона Республики Беларусь от 25.06. 2001 г. № 42-З «О бухгалтерском учете и отчетности»)
Если же преемника нет, то руководитель организации должен определить, кто будет принимать дела у уходящего главного бухгалтера. В этой ситуации многое зависит от размеров организации. Если в организации бухгалтерия представлена не в единственном лице (главный бухгалтер), то принимать дела у главного бухгалтера может, к примеру, его заместитель или другой бухгалтер. А если бухгалтер в организации одновременно главный и единственный, то, возможно, дела у него будет принимать сам руководитель. Если же руководитель организации не очень уверен в том, что сам сможет справиться с приемом дел у главного бухгалтера, то он может обратиться к помощи аудиторов. В любом случае это должно быть оговорено в приказе руководителя организации.
Если дела у бывшего главного бухгалтера принимает его преемник, то особых затруднений такая ситуация не вызывает, главное – правильно оформить акт (приложение 1). Если же дела принимает кто-либо другой, уполномоченный на это приказом руководителя, то передача дел будет проходить в два этапа: сначала этот посредник примет дела у уходящего главного бухгалтера, оформив это соответствующим актом, а потом уже он передаст дела новому главному бухгалтеру, зафиксировав это вторым актом.
Прием и передача дел обязательно осуществляется в присутствии комиссии, назначенной приказом руководителя организации. В состав комиссии, как правило, входят заместитель руководителя (он и назначается председателем комиссии), секретарь или секретарь-референт и еще один работник организации (если есть такая возможность, то бухгалтер, но это не обязательно).
В случае выявления неточностей и расхождений в учете комиссия обязательно должна зафиксировать это в акте (приложение 1).
Согласно Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих», действующего с 01.01.1997 г., в должностные обязанности главного бухгалтера входят:
осуществление организации бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности организации и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности организации; обеспечение рациональной организации учета и отчетности, управленческого учета в организации и ее подразделениях на основе максимальной централизации и механизации учетно-вычислительных работ, прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета и контроля;
формирование учетной политики организации с привлечением специалистов различных служб;
руководство разработкой и осуществлением мероприятий, направленных на соблюдение государственной и финансовой дисциплины;
организация учета поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учета издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнение работ (услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности организации, а также финансовых, расчетных и кредитных операций.
Обеспечение контроля:
за сохранностью, своевременностью и правильностью оформления документов, составлением экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, работ (услуг);
за расчетами по заработной плате с работниками предприятия;
за правильным начислением и перечислением платежей в бюджет, внебюджетные фонды, взносов на государственное социальное страхование, средств на финансирование капитальных вложений и т.д.;
за погашением в установленные сроки задолженности банкам по ссудам;
за отчислением средств в фонды и резервы;
за участием в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводительных затрат;
за принятием мер по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства;
за участием в оформлении документов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, контролю передачи в необходимых случаях этих документов в следственные и судебные органы (при отсутствии на предприятии юридических служб, непосредственно осуществляющих эту функцию);
за ведением работ по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплин, смет административно-хозяйственных и других расходов, законности списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, а также оформлению и сдаче их в установленном порядке в архив организации или другие архивные органы;
за участием в работе по совершенствованию и расширению сферы действия внутрихозяйственного расчета, разработке рациональной плановой и учетной документации, организации внедрения средств автоматизации учетно-вычислительных работ;
за руководством работниками бухгалтерии организации.
Главный бухгалтер должен знать:
законодательство Республики Беларусь, декреты, указы Президента Республики Беларусь, постановления и решения Правительства Республики Беларусь по вопросам деятельности организации, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, финансовых и контрольно-ревизионных органов по вопросам организации бухгалтерского учета и составления отчетности, а также финансово-хозяйственной деятельности организации;
структуру организации и перспективы ее развития;
положения и инструкции по организации бухгалтерского учета в организации, правила его ведения;
порядок оформления операций и организацию документооборота по участкам учета;
формы и порядок финансовых расчетов;
методы экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности организации;
способы и методы выявления внутрихозяйственных резервов;
порядок приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей;
правила расчетов с дебиторами и кредиторами;
порядок списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь;
- правила проведения инвентаризаций денежных средств, товарно-
материальных ценностей, расчетов и финансовых обязательств;
порядок и сроки составления бухгалтерских балансов, отчетов налоговой и статистической отчетности;
правила проведения проверок и документальных ревизий;
организацию хозяйственного расчета;
средства вычислительной техники и возможности их применения для автоматизации учетно-вычислительных работ и анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности организации;
передовой отечественный и зарубежный опыт совершенствования хозяйственной и финансовой деятельности организации;
экономику, организацию производства, труда и управление;
гражданское право, трудовое, финансовое, хозяйственное и налоговое законодательство;
законодательство о труде и охране труда Республики Беларусь, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной и противопожарной защиты.
Общегосударственным классификатором Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих» (ОКПД) ОК РБ 006–96 к должности главного бухгалтера установлены следующие квалификационные требования:
высшее экономическое образование;
стаж финансово-бухгалтерской работы на руководящих должностях не менее 5 лет.
Эти требования несколько конкретизированы в ст.7 Закона. В частности, на должность главного бухгалтера следует принимать лиц, которые:
имеют высшее специальное образование независимо от стажа работы по специальности бухгалтер;
имеют специальное образование и стаж работы по специальности бухгалтера не менее 5 лет.
К категории лиц, имеющих специальное образование, относятся лица, имеющие высшее или среднее неспециальное образование и подготовку на бухгалтерских курсах с получением документа установленного образца, а также имеющие среднее специальное образование. Данная норма действует с 1 января 2002 года.
Лиц, не соответствующих вышеуказанным категориям и работающих в должности главного бухгалтера в организациях по состоянию на 1 января 2002 года, изменения не коснулись. В дальнейшем при увольнении и трудоустройстве они попадают под нормы закона.
Руководитель организации обязан организовать бухгалтерский учет и создать необходимые условия для правильного его ведения (ст.6 Закона).
Руководитель организации вправе в зависимости от объема учетной работы:
создать бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
ввести в штат должность бухгалтера.
Руководитель организации должен обеспечить неукоснительное выполнение всеми подразделениями и работниками, имеющими отношение к учету и аудиту, требований главного бухгалтера в части соблюдения правил ведения бухгалтерского учета, оформление и представление для учета документов и сведений.