1.3 Товаротранспортна документація

Основними документами на перевезення вантажів є товарно-транспортні накладні та подорожні листи вантажного автомобіля.

Для первинного обліку обсягів перевезених вантажів i транспортної роботи автомобільного транспорту підставою для списування товарно- матеріальних цінностей у вантажовідправника i оприбуткування їх у вантажоодержувача, а також для виконання розрахунків мiж перевізниками i замовниками автомобільного транспорту Iнструкцiєю застосовуються такi типовi форми єдиної первинної транспортної документацiї:

- подорожнiй лист вантажного автомобiля у мiжнародному сполученнi - типова форма N 1 (мiжнародна);

- подорожнiй лист вантажного автомобiля - типова форма N 2 (що дiє у межах України);

- товарно-транспортна накладна - типова форма N 1-ТН;

- талон замовника - типова форма N 1-ТЗ (при роботi автомобiля за погодинною формою оплати транспортних послуг).

Типовi форми єдиної первинної транспортної документацiї, затвердженi спiльним наказом Мiнiстерства транспорту України i Мiнiстерства статистики України N 488/346 вiд 29 грудня 1995 р. i введенi в дiю з 1 сiчня 1996 року. Вони є документами суворої звiтностi, що вимагає:

- їх виготовлення з друкарською нумерацiєю вiдповiдно до Правил виготовлення бланкiв цiнних паперiв i документiв суворого облiку, затверджених наказом Мiнiстерства фiнансiв України вiд 25 листопада 1993 р. N 98, Служби безпеки України вiд 15 листопада 1993 р. N 118, Мiнiстерства внутрiшнiх справ України вiд 24 листопада 1993 р. N 740 та зареєстрованих Мiнiстерством юстицiї України 14 сiчня 1994 р. N 8/217; бланки єдиної первинної транспортної документацiї, виготовленi вiдповiдно до вимог, викладених вище, обов'язковi до застосування, починаючи з 1 жовтня 1997 р.;

- облiку їх одержання, зберiгання та використання як бланкiв суворої звiтностi;

пронумерування, прошнурування, скрiплення печаткою та пiдписами керiвника i головного бухгалтера пiдприємства, органiзацiї журналу реєстрацiї виданих бланкiв подорожнiх листiв, товарно-транспортних накладних;

- видачi бланкiв i журналiв особi, на яку покладенi обов'язки з реєстрацiї виданих i повернутих подорожнiх листiв, товарно- транспортних накладних за видатковою накладною;

- списання використаних бланкiв подорожнiх листiв, товарно-транспортних накладних за актом.

Бланки подорожнiх листiв, товарно-транспортних накладних, що зберiгаються на пiдприємствi, органiзацiї, вiдображаються на пiдставi платiжно-прибуткових документiв за вартiстю, що складається з витрат на їх виготовлення (придбання) та доставку. Одночасно на позабалансовий рахунок 004 "Бланки суворої звiтностi" зараховується вартiсть вказаних бланкiв, виходячи з цiни за 1 бланк подорожнього листа, за 1 комплект товарно-транспортних накладних не менше 0,1 мiнiмального розмiру заробiтної плати. В аналiтичному облiку наводяться данi про мiсце зберiгання, нумерацiю, кiлькiсть i вартiсть таких бланкiв.

Перевезення вантажiв автомобiльним транспортом як на комерцiйнiй основi, так i для власних потреб, здiйснюються тiльки при наявностi, належним чином оформлених товарно-транспортних накладних типових форм, що додаються до подорожнього листа. Ця вимога розповсюджується на всi види перевезень вантажiв автомобiльним транспортом, незалежно вiд умов оплати за його роботу (вiдрядна, погодинна, покiлометрова, iнша) та видiв перевезення (внутрiшньомiське, примiське, мiжмiське, мiжнародне).

Товарно-транспортна накладна типової форми N 1-ТН - це єдиний первинний документ, який є пiдставою для списування товарно- матерiальних цiнностей у вантажовiдправника i оприбуткування їх у вантажоодержувача при перевезеннi вантажiв у межах України, а також для їх складського, оперативного i бухгалтерського облiку; вона оформлюється вантажовiдправником на кожну їздку автомобiля i для кожного вантажоодержувача окремо.