Стандартні типи файлів даних Excel

Тип файлу	Опис файлу
.BAK	Файл резервної копії.
.XLA	Файл надбудови Excel. Деякі надбудови поставляються з Excel (наприклад, мова VBA). Крім того користувач може створити власні надбудови.
.XLB	Файл конфігурації панелі інструментів Excel.
.XLC	Файл діаграми Excel 4. В наступних версіях не використовується, але збережена можливість читання та запису.
.XLL	Файл бібліотеки компоновки Excel.
.XLM	Файл макросу Excel 4. В наступних версіях не використовується, але збережена можливість читання та запису.
.XLS	Файл робочої книги Excel.
.XLT	Файл шаблону Excel.
.XLW	Файл робочої області Excel.

Після натискання клавіші < Ctrl + N > або клацання на кнопці “Створити” одразу створюється нова робоча книга, а при виконанні команди Файл  Створити на екрані з’явиться діалогове вікно “Створення документа” (New) з двома вкладками, де можна вибрати шаблон для нової робочої книги. Якщо нема власних шаблонів, то на вкладці “Загальні” (General) буде знаходитись тільки одна піктограма “Книга” (Workbook). Клацнувши на ній, відкриється звичайна робоча книга. Шаблони, що входять в поставку Excel, знаходяться на вкладці “Рішення” (Spreadsheet Solution). При виборі одного з цих шаблонів нова робоча книга буде створена на основі вказаного файлу шаблону. Отже, для створення нової робочої книги на основі шаблону, треба використовувати команду Файл  Створити.

Використання файлів шаблонів. Шаблон — це заготовка робочої таблиці, обладнана необхідними формулами і готова для введення даних. Можна зекономити час, використовуючи готові шаблони, а не створювати нові робочі книги “з нуля”.

Шаблони, що поставляються з Excel, добре відформатовані і легко налаштовуються. При створенні нової робочої книги вибір шаблону відбувається в діалоговому вікні “Створення документа”. Шаблони, що входять в поставку Excel, знаходяться на вкладці “Рішення” (Spreadsheet Solution). При виборі одного з цих шаблонів нова робоча книга буде створена на основі вказаного файлу шаблонів. Отже, для створення нової робочої книги на основі шаблону треба використовувати команду Файл  Створити.

При створені робочої книги на основі шаблона, треба зберегти її в новому файлі.

Відкриття існуючої робочої книги. Є кілька способів відкрити робочу книгу, що зберігається на диску:

0. виконати команду Файл  Відкрити (File р Open);

1. клацнути на кнопці “Відкрити” (Open), що знаходиться на панелі інструментів “Стандартна”;

2. натиснути комбінацію клавіш < Ctrl + О >.

В результаті виконання однієї з цих операцій з’явиться стандартне для Windows діалогове вікно ”Відкриття документа” (Open) з переліком файлів, готових до відкриття. Перелік файлів відфільтрований за типом і містить тільки стандартні файли Excel.

В нижній частині вікна знаходиться перелік “Тип файлу” (Files of type), що розкривається. Щоб відкрити файл іншого типу, треба клацнути на кнопці розкриття переліку типів і вибрати потрібний тип, тим самим змінивши спосіб фільтрації. В результаті в переліку файлів відобразяться файли обраного типу.

Щоб випадково не змінити потрібний файл при роботі з ним, його можна відкрити в режимі “Відкрити для читання”.

Якщо треба відкрити файл, з яким недавно працювали, то можна клацнути на його імені в переліку файлів, що знаходиться в нижній частині меню “Файл”.

Зберігання робочих книг в Excel можна здійснити одним з чотирьох способів:

0. виконати команду Файл  Зберегти (File р Save);

1. клацнути на кнопці “Зберегти” (Save), що знаходиться на панелі інструментів “Стандартна”;

2. натиснути комбінацію клавіш < Ctrl + S >;

• натиснути комбінацію клавіш < Shift + F12 >.

Якщо робоча книга вже зберігалась раніше, то при виконанні однієї з вказаних дій вона збережеться на диску у файлі з тим же ім’ям. Попередня версія файлу буде знищена. Але, якщо потрібно зберегти книгу в новому файлі, треба використати команду Файл  Зберегти як … (File  Save as …) або натиснути клавішу < F12 >.

При першому зберіганні нової робочої книги або при виконанні команди Зберегти як … на екрані з’явиться стандартне діалогове вікно Windows “Зберігання документа”. В полі Ім’я файлу можна встановити більш змістовне ім’я файлу (а не “Книга 1”, яке автоматично привласнюється створеній новій робочій книзі). У діалоговому вікні можна вказати папку, в яку цю книгу треба помістити, тип файлу, якщо передбачається використовувати файл в попередніх версіях Excel, а також при необхідності параметри зберігання та властивості файлу.

Закриття робочих книг. Закінчивши роботу з робочою книгою, її треба закрити, щоб вивільнити від неї оперативну пам’ять комп’ютера. Закрити робочу книгу можна одним із способів:

0. виконати команду Файл  Закрити (File р Close);

1. клацнути на кнопці закриття, розташованій в рядку заголовка робочої книги;

2. двічі клацнути на піктограмі виклику системного меню, розташованій в рядку заголовка робочої книги;

3. натиснути комбінацію клавіш < Ctrl + F4 >;

• натиснути комбінацію клавіш < Ctrl + W >.

Якщо були внесені будь-які зміни в робочу книгу, то Excel перепитає, чи треба зберегти робочу книгу перед закриттям.

Використання файлів робочих областей. Excel дозволяє одночасно працювати з довільною кількістю файлів робочих книг, розташувавши їх на екрані належним чином. Щоб другий раз відкрити ті ж самі файли і в такому ж розташуванні, в Excel передбачені засоби зберігання у файлі конфігурації робочої області користувача. Термін робоча область (workspase) у цьому випадку позначає сукупність всіх робочих книг проекту (але не самі файли робочих книг), а також розташування та розміри їх вікон на екрані. При відкритті файлу робочої області інтерфейс програми буде виглядати так, як на момент зберігання цього файлу.

Для зберігання робочої області використовується команда Файл  Зберегти робочу область (File р Save Workspase). По умовчанню ім’я такого файлу буде RESUME . XLW, але користувач може ввести власне ім’я в діалоговому вікні зберігання в полі “ім’я файлу”. Якщо зберегти файл робочої області в папці XLStart, то кожний раз при запуску Excel програма буде відкривати його автоматично. Це зручно, якщо кожний день користуватись одними й тими ж файлами.

Вилучення файлу робочої книги. В Windows існує багато способів вилучення файлів. Один з них — вилучення файлів прямо з Excel. Для цього в діалоговому вікні “Відкриття документа” треба клацнути правою кнопкою мишки на імені файла і в контекстному меню, що з’явиться, обрати команду Вилучити (Delete).

Якщо система налаштована так, що файли після вилучення потрапляють в Корзину (Recycle Bin), то залишається можливість відновити помилково вилучений файл.

Пошук робочої книги. Пошук “загублених” файлів виконується з діалогового вікна “Відкриття документа”. Шукати файл можна за такими критеріями:

• ім’я файла;

• тип файла;

• текст, що міститься у файлі;

• властивості файла;

• час останньої зміни файла.

Ці критерії (один чи їх комбінація) встановлюються у відповідних вікнах діалогового вікна “Відкриття документа”. При наборі неточно відомого імені файла на місці окремих невідомих символів імені ставиться символ “?”, а замість групи невідомих символів — символ “* ”. Після набору критеріїв треба клацнути на кнопці “Знайти”.

Заходи по запобіганню втрати даних. Якщо інформація, що знаходиться в файлі дійсно важлива, треба подбати про її зберігання. Для цього існує кілька способів резервного копіювання:

•   тримати резервну копію файла на тому ж диску. Можливість забезпечується вибором опції Завжди зберігати резервну копію (Always Create Backup) при зберіганні файла робочої книги.

•   тримати резервну копію на іншому жорсткому диску. Припускається, що комп’ютер має кілька жорстких дисків.

•   тримати резервну копію на мережевому сервері. Припускається, що комп’ютер з’єднаний з сервером, на якому можна зберігати файли.

•   тримати резервну копію на змінному носії. Використання дискети дозволяє фізично помістити копію файла в інше місце. Якщо буде знищений комп’ютер або навіть офіс з мережею комп’ютерів, то резервна копія залишиться цілою.