Створення структури

Підготовка даних. Перед створенням структури треба впевнитись, що дані підходять для створення структури і формули задані вірно. Щодо підсумкових формул, то їх розташування повинно бути відносно узгодженим: для вертикальної структури всі вони повинні бути розташовані під даними, які входять у формулу, або над ними; для горизонтальної структури — ліворуч від даних або праворуч від них.

Автоматичне створення структури. В більшості випадків доцільно створювати структури в автоматичному режимі. Щоб автоматично створити структуру для деякого діапазону даних, треба помістити табличний курсор в будь-яку комірку цього діапазону і залучити команду “Дані  Група і структура  Створення структури” (Data  Group and Outline  Auto Outline). Програма Excel проаналізує формули і з виділеного діапазону створить структуру. В залежності від формул буде створена або горизонтальна, або вертикальна, або обидві ці структури. Якщо у робочого листка вже є структура, то буде задане питання, чи є потреба модифікувати існуючу структуру. При стверджувальній відповіді стара структура буде вилучена і створена нова.

Створення структури вручну. При створенні структури вручну мається на увазі створення груп рядків (для вертикальної структури) або груп стовпчиків (для горизонтальної структури). Щоб створити групу рядків, треба виділити повністю всі рядки , які треба включити в цю групу, крім рядка, що містить формули для підрахунку підсумків. Потім залучити команду “Дані  Група і структура  Згрупувати” (Data  Group and Outline  Group). При створенні структури цієї групи Excel буде відображувати символи структури. Ці дії потрібно повторити для кожної створюваної групи. При стуленні структури рядки, що складають групу, стають схованими. Однак підсумковий рядок, не включений в групу, схованим не буде і залишиться видимим.

Можна обирати також групи груп. Це призведе до створення багаторівневих структур. Створюючи таку структуру, треба починати завжди з самої внутрішньої групи, а потім просуватись зсередини назовні. У випадку помилки при групуванні рядків (стовпчиків) їх можна розгрупувати командою “Дані  Група і структура  Розгрупувати” (Data Group and Outline  Ungroup).

В Excel нема панелі інструментів, призначеної виключно для структурування, але на панелі інструментів “Зведені таблиці“ (Pivot Table) є чотири кнопки для роботи з структурами:

• “Розгрупувати” (Ungroup) — виконує розгруповування вибраних рядків та стовпчиків;

• “Групувати” (Group) — виконує групування вибраних рядків та стовпчиків;

• “Відобразити деталі“ (Show Detail) — забезпечує показ деталей (тобто відповідних комірок з даними) для обраної комірки з підсумком;

• “Сховати деталі“ (Hide Detail) — забезпечує приховування деталей (тобто відповідних комірок з даними) для обраної комірки з підсумком.

Крім того, можна користуватись такими клавіатурними еквівалентами:

• < Alt + Shift +  > — групування вибраних рядків та стовпчиків;

• < Alt + Shift +  > — розгруповування вибраних рядків та стовпчиків.