Что нужно делать?

Постановка задачи, обоснование необходимости в проекте и описание его возможностей позволяют сформулировать цель проекта. Такая формулировка может быть очень краткой, но точной, например, "Спланировать и провести ежегодное совещание". Важно помнить, что цель должна быть сформулирована с использованием таких терминов, которые не вызовут непонимание у тех, кто будет читать документ. Например, "Написать ежегодный отчет" - это задание, срок завершения которого невозможно определить. В то же время, "Добиться утверждения ежегодного отчета" - это задание, срок завершения которого известен - когда документ будет подписан уполномоченным лицом. Постановка цели проекта важна по двум причинам:

1. цель четко определяет, что должно быть сделано

2. цель является событием, срок окончания которого можно определить.

Следует также помнить, что цель проекта задает направление работ по его реализации. Цель является стандартным средством разрешения конфликтов и определения ожидаемых результатов.

Кто отвечает за проект?

Есть только один руководитель проекта. Всем, кого может затронуть проект, уполномоченный руководитель обычно представляет краткую справку с указанием названия проекта, его цели, руководителя и приблизительных дат начала и окончания проекта.

Хотя желательно назначить руководителя проекта до начала его реализации, это не всегда возможно. Назначаемый сотрудник может работать над другим проектом в другом подразделении организации. Или же руководителя проекта, возможно, придется пригласить со стороны. Как будет показано ниже, если руководитель проекта не назначен с самого начала, то можно задать требования к этой должности.

Когда проект должен быть закончен?

Это очень важный вопрос. Он не только позволяет определить приоритеты проекта, но и инициирует операции по планированию и составлению его бюджета. Существуют два возможных сценария.

Крайний срок, назначенный за прохладительными напитками

В этом случае крайний срок завершения проекта навязывается руководителю проекта. Этот срок, возможно, был назначен "за прохладительными напитками", или же установлен по другим причинам (требования заказчика, рассматриваемый проект является частью более крупного проекта, и т.п.). Как будет показано ниже в третьей главе, в любом случае необходимо составить план, который показывает, как можно завершить проект в срок. В одних случаях придется приложить значительные усилия, чтобы завершить проект в установленный (иногда произвольно выбранный) срок. В других случаях (пример установления даты окончания работ за "прохладительными напитками") руководителю проекта, возможно, удастся договориться о переносе сроков или о выделении дополнительных ресурсов, чтобы не выбиться из графика.

Запланированный и оцененный крайний срок

В этом случае руководитель проекта и рабочая группа определяют дату завершения проекта на стадии предварительного планирования. Возможны ситуации, когда в результате предварительного планирования (см. третью главу) у руководителя проекта появиться возможность обсудить дату окончания работ с уполномоченным руководителем. "Угадывание" даты окончания работ часто представляет собой первый шаг в процессе планирования проекта. Однако определение даты завершения проекта требует время и значительных усилий на стадии планирования. Эту дату определяют по завершении начального цикла планирования проекта.

Рассмотрим теперь некоторые конкретные примеры для иллюстрации изложенных выше положений. Не следует забывать, что мы все еще находимся на стадии подготовки обзора проекта.