Глава 2 определение проекта: обзор проекта

В настоящей главе внимание будет сосредоточено на создании документа, называемого обзором проекта. Он будет содержать наиболее ценную информацию о проекте, имеющуюся на этой ранней стадии. Этот документ необходим руководству для принятия первоначального решения о том, реализовывать проект или нет. Кроме того, он применяется для других целей:

1. Источник сведений для других руководителей - успешное управления проектом предполагает информирование заинтересованных лиц.

2. Ранняя постановка цели проекта и определение направления работ.

3. Постановка задач, подлежащих выполнению в рамках проекта, и определение его возможностей.

После принятия решения о реализации проекта, обзор проекта становиться основой для составления более детального плана работ. При возникновении конфликтов или вопросов, касающихся будущего направлении работ по проекту, этот документ будет служить в качестве справки. На ранних стадиях реализации проекта он будет средством для подбора и обучения персонала рабочей группы. Наконец, обзор проекта будет являться средством контроля для сообщения о состоянии работ и средством проверки оценки его эффективности в достижении поставленных целей и выполнении поставленных задач. В конечном итоге, обзор проекта будет определять работы и являться динамичным средством для проведения действий по планированию и внесению изменений, необходимость в которых несомненно возникнет.

Постановка задачи

Руководитель проекта должен быть готов к выполнению разнообразных заданий - от хорошо продуманных до тех, которые были небрежно определены двумя руководителями, случайно встретившихся за прохладительными напитками. Проект, который еще предстоит определить, можно кратко описать в его обзоре: какие результаты ожидается получить, к какому сроку и какие ресурcы для этого потребуются. Обзор проекта часто сопровождается "декларацией о намерениях", скрепленной подписями уполномоченных руководителей. В то же время, часто используется метод "прохладительных напитков" для запуска проектов. Проекты этого типа начинаются с туманных поручений за прохладительными напитками, типа: "Билл, я хочу, чтобы ты взялся за организацию ежегодной конференции и сделали бы это так, чтобы она не провалилась, как это было в прошлом году".

В какой бы ситуации руководитель проекта не оказался, необходимо ответить на конкретные вопросы до того, как приступить к его реализации, даже если решение о выполнении проекта было принято за прохладительными напитками. Краткое описание целей, которые преследует проект, является, первым шагом в подготовке его обзора.

Что такое проблема/возможность?

Острая необходимость побуждает руководство создать группу управления проектом. Такая необходимость может быть вызвана проблемами (внешними или внутренними) или ситуацией, которая либо представляет угрозу для организации, либо сулит ей большие выгоды. Может возникнуть необходимость в новых продуктах или услугах, в новых процессах или системах и даже в освоении новых рынков; возможно, также потребуется сокращение штата и расходов какого-нибудь отдела. К проекту могут быть привлечены несколько профессионалов со стороны или несколько человек из одного отдела. Реализация проекта может потребовать несколько месяцев или лет и большие затраты или всего несколько дней и никаких дополнительных (или незначительных) затрат.

Как будет показано ниже на рис. 2-1, в этой части обзора проекта описываются не только необходимость в проекте, но и выгоды, которые организация получит от его реализации. Постановка задачи должна быть краткой, четкой и точной. Для сотрудников, которые, хотя и непосредственно не участвуют в проекте, косвенно его поддерживают, или же должны знать, что проект находится на стадии реализации, такой документ служит в качестве источника информации. Постановка задачи, обоснование необходимости в проекте, возможности, которые он представляет, и выгоды от его реализации рассмотрены на примере проекта планирования конференции в конце настоящей главы.