Анализ графика работ по проекту
На каждом этапе руководитель проекта анализирует состояние каждого пакета рабочих заданий на основе отчета о состоянии работ, предоставляемого руководителем, отвечающим за его выполнение. Несмотря на большие усилия, затраченные на планирование проекта, не все идет согласно плану. Переносы сроков - это реальность; многие из них неизбежны и вызваны внутренними причинами, а некоторые являются результатом ошибки человека. Именно в этих случаях руководители проектов доказывают свое умение ликвидировать отставание работ от графика. Может показаться, что это все, что они делают.
Ликвидация отставания работ от графика
Рис. 9-6 Отчет о запланированных заданиях для каждого из членов рабочей группы проекта
Отставание проекта от графика можно ликвидировать посредством переброски ресурсов с заданий, не находящихся на критическом пути, на критические задания. Управление резервом времени - это термин, который часто используется для этой цели. На рис. 9-6 приведен отчет о запланированных заданиях для каждого из членов рабочей группы проекта. Он прост по форме, легок в подготовке и модификации и содержит большое количество информации, которая необходима руководителю проекта для рассмотрения существующих альтернатив. Например, на рис. 9-6 представлен отчет о состоянии проекта в конце четырнадцатой недели его реализации. Как указано на рис. 9-5, задание E отстает от графика на одну неделю и находится на критическом пути. Какие возможности переброски ресурсов на задание E или на более позднее задание, лежащее на критическом пути, есть у руководителя проекта для ликвидации отставания проекта от графика? Из рис. 9-6 видно, что Бет удалось выполнить часть работ по заданию H раньше установленного срока и что задание Н не находится на критическом пути. Бет можно перебросить на выполнение задания E (при этом она продолжает работать над заданием F, если позволяет время) для того, чтобы помочь Карлу ликвидировать отставание от графика. Напомним, что задание F не имеет никакого резерва времени, но оно должно быть закончено до начала выполнения задания G (которое лежит на критическом пути). Руководитель проекта будет об этом знать и сможет принять меры в случае возникновения каких-либо проблем на следующем этапе.
Контрольный список для проверки качества сопровождения проекта
ДА или НЕТ
__1. Приемлемая частота выпуска отчетов установлена.
__2. Руководитель проекта определил требования к отчетности и довел их до сведения руководителей пакетов рабочих заданий.
__3. Руководители пакетов рабочих заданий знают, как составлять каждый из требуемых отчетов.
__4. Отклонения от плана, которые требуют немедленного реагирования, определены руководителем проекта и сообщены членам рабочей группы.
__5. Обязанности по подготовке отчетов о состоянии проекта распределены и доведены до сведения членов рабочей группы и других заинтересованных лиц.
__6. Процедуры отчетности представлены на рассмотрение высшего руководства и утверждены.
Окончательный тест для сопровождения проекта
Руководитель проекта имеет соответствующие полномочия для реализации проекта в срок, в рамках выделенных средств и в соответствии с требованиями к нему.
Руководитель проекта наделил руководителей пакетов рабочих заданий соответствующими полномочиями для выполнения работ в срок, в рамках бюджета и в соответствии с требованиями к ним.
Система отчетности и контроля совместима с принятой в организации системой.
Система отчетности, используемая в данном проекте, позволяет как можно раньше известить членов рабочей группы о внештатных ситуациях для своевременного принятия корректирующих мер.
