Принятие корректирующих мер

Следующий шаг после выявления значительного отклонения от плана - определить, необходимы ли корректирующие меры, и затем действовать соответствующим образом. В сложных проектах это потребует рассмотрения ряда вопросов типа "что если". При возникновении проблем в проекте, появляются задержки, и, как следствие, проект отстает от графика. Для предотвращения этого отставания, необходимо перераспределить ресурсы. В крупных проектах потребуется компьютер для анализа альтернатив перераспределения ресурсов и выбора лучшей из них.

Подготовка отчетов о состоянии проекта

В этом разделе на примере отчетов по проекту планирования конференции показано, как с помощью отчетов отслеживается состояние проекта и выявляются отклонения от плана, а также предлагаются корректирующие меры для реализации проекта в установленные сроки. Существуют три категории отчетов, которые часто используются руководителями проектов. Каждый из них представляет различную информацию о состоянии проекта. Эти три категории включают в себя отчеты об отклонениях от плана, отчеты об исключительных ситуациях и график Ганта.

Средства отчетности об отклонениях от плана

Пожалуй, одним из простейших является отчет об отклонениях от плана. Он дает общую информацию о состоянии проекта или любой из составляющих его заданий в текущий промежуток времени, но не сообщает о том, как проект или задание достигло этого состояния. Этот вид отчетов рассматривается в разделе, посвященном графическим средствам отчетности. Отчеты этого типа можно использовать для сообщения об отклонениях проекта (рис. 9-1) и заданий (рис. 9-2) от плана. Рекомендуется использовать единый формат отчетов для сообщения об отклонениях от плана, какой бы из ресурсов проекта не рассматривался: бюджет, трудовые ресурсы, сроки реализации или любой другой критерий, представляющий интерес (например, оборудование и материалы). Высшее руководство быстро привыкнет к формату отчетности, который является стандартом для всех проектов или заданий, составляющих проект. Это сократит число вопросов, касающихся интерпретации или выяснения спорных моментов, и облегчит жизнь руководителю проекта, когда придет время представлять результаты работы высшему руководству. Для каждого отчетного периода вычисляется полное количество ресурсов, использованных для выполнения задачи или задания. Сравнение этих цифр с запланированными, т.е. вычисление разности "запланированное--фактическое количество ресурсов", дает руководителю проекта один из показателей его состояния. Аналогичные вычисления проводятся для суммарного фактического и запланированного количества использованных ресурсов. Некоторые из тенденций отклонения от плана можно выявить из сравнения отклонений за данный период с суммарными отклонениями, хотя графические отчеты, рассмотренные ниже, предоставляют больше информации о тенденции использования ресурсов на уровне задания или проекта в целом.

Отчет об отклонениях проекта от плана		Название проекта			Руководитель проекта			Дата
Расходы		труд		время			другое
Задание			Бюджет на данный период			Бюджет на данный момент
Номер	Название	Руководитель	согласно плану	реально	Разница	согласно плану	реально	Разница
Итого:
Подготовил:		Дата	Утвердил:		Дата	Листов_____из_____

Рис. 9-1. Отчет об отклонениях проекта от плана

Отчет об отклонениях заданий от плана		Название задания			Руководитель задания			Дата
Расходы		труд		время			другое
Задача			Бюджет на данный период			Бюджет на данный момент
Номер	Название	Руководитель	согласно плану	реально	Разница	согласно плану	реально	Разница
Итого:
Подготовил:		Дата	Утвердил:		Дата	Листов_____из_____

Рис. 9-2. Отчет об отклонениях заданий от плана