Организация эффективных совещаний
Организация совещаний по проекту потребует больше времени, чем любое другое отдельно взятое задание. Целесообразно освоить навыки проведения совещаний и обеспечения их посещаемости. Для начала зададимся вопросом: нужно ли проводить совещание? Если да, то почему? Если нет, то какую форму обеспечения информированности сотрудников следует избрать? Можно ли решить эту проблему на одном заседании, с помощью письма, письменной справки, телефонного звонка? Если совещание необходимо, то следует руководствоваться следующими рекомендациями:
ПОДГОТОВКА К СОВЕЩАНИЮ
Поставить несколько достижимых целей для совещания. Следует быть кратким и точным при формулировке этих целей.
Подобрать основных участников для совещания; исключить сотрудников, присутствие которых не является обязательным.
Выбрать время и место проведения совещания, которые удовлетворяют требованиям участников.
Подготовить повестку дня и довести ее до сведения участников до начала совещания. Включить в повестку дня пункты, подлежащие рассмотрению, и ожидаемые или требуемые конечные результаты.
ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЯ
Начать вовремя.
Поручить кому-нибудь вести протокол заседания.
Рассмотреть повестку дня с каждым из участников до окончания совещания
Представить участников друг другу.
Придерживаться повестки дня. Не отклоняться от темы.
Поблагодарить всех выступавших на совещании.
Закончить совещание формулировкой основных принятых решений, главных конечных результатов и предоставить подробную информацию о следующем совещании.
ПОДГОТОВКА К СЛЕДУЮЩЕМУ СОВЕЩАНИЮ
Проинформировать о повестке дня следующего совещания всех участников.
Периодически проверять состояние дел и результаты работы сотрудников.
Наделить сотрудников соответствующими полномочиями. Без стимулирования работы результаты будут представлять сомнительную ценность.
РЕЗЮМЕ
В этой главе рассмотрены контрольные списки и рекомендации по управлению взаимоотношениями в рабочей группе проекта, предназначенные для осуществления эффективного контроля за выполнением заданий, составляющих проект. Следует помнить, что контрольные списки, рекомендации и советы обеспечат успех только в том случае, если сотрудники будут достаточно заинтересованными в работе, энергичными, деятельными и инициативными.
Глава 9 поддержание графика работ по проекту
Каким бы полным и точным не был план, всегда будут происходить события, последствия от которых невозможно предсказать и даже контролировать. Причем эти события будут происходить в самое неподходящее время (по закону подлости) и от них будет зависеть успех проекта в целом. Настоящей "лакмусовой бумажкой" мастерства руководителя проекта является его способность как можно раньше обнаружить эти проблемы, чтобы принять надлежащие корректирующие меры для реализации проекта в срок, в рамках выделенных финансовых средств и в соответствии с требованиями к нему.
В настоящей главе описывается ряд часто используемых отчетов и средств контроля, целью которых является оказание помощи руководителю проекта и другим руководителям рабочих заданий в отслеживании состояния проекта. Использование этих средств будет показано на примере проекта планирования конференции.
ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРЕДСТВ КОНТРОЛЯ
Назначение средств контроля
Средства контроля предназначены для того, чтобы сконцентрировать внимание на одном или нескольких основных компонентов проекта - состояние, затраты и сроки реализации. Эти средства используются по трем причинам:
Отслеживание состояния проекта
Обнаружение отклонений от плана
Принятие корректирующих мер
Отслеживание состояния проекта
Руководителю проекта следует регулярно (по крайней мере раз в месяц) отчитываться о состоянии каждого из заданий, составляющих проект. В отчетах должны быть отражены ход выполнения работ в текущий промежуток времени и состояние проекта в целом.
Обнаружение отклонений от плана
В крупных проектах (состоящих, скажем, из 50 заданий) отчеты, в которых говорится, что все работы выполняются согласно графику и в рамках бюджета, хотя и звучат музыкой для руководителя проекта, являются слишком длинными (и обычно слишком скучными) для чтения и практического использования. Отчеты об исключительных ситуациях и об отклонениях от плана, а также графические отчеты, предоставляют информацию для принятия решения руководством, причем в краткой форме. Эти отчеты рассматриваются ниже.