3.2. Первинна документація з обліку продукції сільськогосподарського виробництва

Сільськогосподарське виробництво характеризується розмаїтістю умов надходження, зберігання й витрати одержуваної продукції. Це приводить до необхідності використання досить численних форм первинних документів. Розглянемо організацію документального оформлення надходження й витрати сільськогосподарської продукції.

Продукція рослинництва надходить у господарство в стислі строки збирання при різних погодних умовах. Тому правильна організація обліку її надходження й подальшого руху має особливо важливе значення. Ще до початку збирання врожаю повинна бути проведена більша підготовча робота. Необхідно перевірити, як підготовлені місця приймання й зберігання продукції, стан вагового господарства, підібрати й проінструктувати завідувачів токами, вагарів, комірників, об'їждчиків, сторожів і інших матеріально відповідальних осіб.

Головний бухгалтер повинен визначити обов'язки кожного з них по оформленню продукції яка надходить від урожаю первинними документами, підготувати достатню кількість бланків первинних документів, пронумерувати їх і т.д.

Первинний облік зернової продукції, отриманої від урожаю, можна здійснювати декількома методами. У господарстві вибирають той метод, яким найбільше відповідає сформованої в ньому конкретними умовам.

При першому методі використовують реєстри відправлення зерна й іншої продукції з поля (форма № 77, додаток 1). Перед початком збиральних робіт бухгалтерія господарства видасть кожному комбайнерові під розписку блокноти реєстрів, у яких заздалегідь заповнені такі реквізити, як назва господарства, табельний (лицьовий) номер комбайнера, його прізвище, ім'я та по батькові, номер агрегату. Її реєстри в блокноті повинні бути пронумеровані (під одним номером - кожні три екземпляри), підписані керівником і головним бухгалтером господарства (наприкінці блокнота), скріплені печаткою. При видачі блокноти реєстрів реєструють у спеціальній відомості.

Облік надходження зерна на току ведеться у реєстрі прийому зерна й іншої продукції (форма № 78, додаток 2). Форма цього документа на відміну від форми реєстру відправлення зерна й іншої продукції з поля дозволяє враховувати зерно, що надійшло на тік за день від декількох комбайнів і автомашин (причепів), в одному екземплярі бланка, що скорочує кількість облікових бланків і заощаджує працю працівників обліку при обробці й зведенні документів.

При другому методі обліку отриманої від урожаю зернової продукції застосовується путівка на вивіз продукції з поля (форма № 77а, додаток 3). Перед початком збиральних робіт комбайнер одержує в бухгалтерії блокноти путівок, оформлених так само, як і блокноти реєстрів.

Під час збирання врожаю комбайнер, вивантажуючи бункер комбайна в кузов автомашини (причепа), виписує путівку в трьох екземплярах під копірку. У путівці вказуються дата, місце відправлення продукції (тік, склад, комора), найменування продукції й бункерна маса, номер автомашини (причепа) і прізвище шофера (тракториста). Після розпису комбайнера в здачі, а шофери (тракториста) у прийманні вивантаженого з комбайна зерна два екземпляри путівки вручаються шоферові (трактористові), а третій залишається в комбайнера.

При користуванні путівками протягом дня збирається велика кількість цих документів як у комбайнерів, так і в шоферів (трактористів) і завідувачів токами (вагарів). Це ускладнює облік, робить його більше громіздким.

Путівки на вивіз продукції з поля щодня здають у бухгалтерію так само, як і реєстри відправлення зерна й іншої продукції з поля.

При третьому методі обліку врожаю зернової продукції застосовуються талони й спеціальні реєстри.

Для оформлення відправлення зерна від комбайнів на тік, у комори й інші місця тимчасового або постійного зберігання застосовують талон шофера (форма № 77б ) і талон комбайнера (форма № 77в, додаток 4).

При кожному відправленні від комбайна повного бункера зерна комбайнер передає шоферові (трактористові) один талон комбайнера. Одночасно шофер (тракторист) передає комбайнерові один талон шофери. Якщо від комбайна відправляється повний бункер зерна, ніякі записи в талонах комбайнера й шофери не робляться. У цьому велику перевагу даного методу обліку.

У кожного комбайнера до кінця зміни повинне бути таке число талонів шоферів (трактористів), скільки бункерів зерна він відправив від комбайна.

Зерно, що надійшло на тік або склад господарства, обов'язково зважують. Потім шофер (тракторист) передає вагареві (завідувачеві током) талони, отримані їм від комбайнерів, і реєстр прийому зерна від шофера (форма № 71а). Зазначений реєстр ведеться в одному екземплярі й постійно перебуває в шофера (тракториста). На підставі даних реєстру прийому зерна вагарем завідувач током (комірник) робить записи у відомість руху зерна а іншої продукції (форма № 80, додаток 5) і в книгу складського обліку (форма № 40).

Після закінчення робочого дня завідувач током (вагар) підраховує в реєстрі прийому зерна загальну масу прийнятого зерна за день і окремо від кожного комбайнера.

Механізаторові, що обслуговує бункер-накопичувач, перед початком роботи видають під звіт необхідна кількість талонів бункериста (форма № 77г), пронумерованих і зареєстрованих у журналі обліку виданих талонів. Кожний талон бункериста призначений для обліку одного бункера зерна.

Талони комбайнера й талони шофера, здані наприкінці робочого дня завідувачеві током (вагареві), разом з відомістю руху зерна й іншої продукції (форма .№ 80) і прикладеними до неї реєстрами прийому зерна вагарем (форма № 78а) щодня передають у бухгалтерію господарства. На підставі цих документів роблять подальші записи в бухгалтерських регістрах.

В бухгалтерії господарства щодня звіряють дані реєстрів (форми № 78а й 71а) і талонів комбайнера, шофери, бункериста по кожному бункері зерна, прийнятому від комбайна й зданому на тік (склад).

Метод обліку врожаю зернових за допомогою талонів є в цей час найбільш прогресивним. Однак він вимагає чіткої організації роботи всіх осіб, пов'язаних з обліком руху зерна (комбайнерів, шоферів, бункеристів, завідувачів током, вагаря й ін.), і відповідно строгого дотримання документообігу.

Зерно, що надійшло від комбайнерів на тік, і в більшості випадків вимагає додаткового підсушування й сортування. Якість продукції, що вийшла після сортування, визначають за допомогою лабораторного аналізу, при цьому встановлюють натуру й вологість зерна до й після підробітку, відсоток змісту повноцінного зерна в зернових відходах і т.п. Результати процесу сортування відбивають їх в акті на сортування й сушіння продукції рослинництва (форма № 82, додаток 9).

Значна частина зернової продукції відправляється безпосередньо з поля на хлібоприймальні заготівельні пункти, інша частина у комори господарства. На кожну партію зерна, що відправляється на хлібоприймальний пункт із току, складу або безпосередньо з комбайна, виписують товарно-транспортну накладну на відправлення-приймання зерна, насіння олійних культур і трав [форма № 1-сх (зерно)]. Товарно-транспортні накладні в місці їхньої виписки (тік, склад і т.д.) реєструють у реєстрі документів на вибуття продукції (форма № 79, додаток 7).

При відправленні зернової продукції на склади господарства з току на кожну відправлену партію, виписують супровідний документ. Такими документами можуть бути путівка на вивіз продукції з поля, реєстр відправлення зерна й іншої продукції з нуля або накладна. Накладну (внутрішньогосподарського призначення) (форма №87, додаток 8) оформляють приблизно так, як і путівку на вивіз продукції з поля.

Зведеним документом про надходження й витрату зернової продукції на току є відомість руху зерна й іншої продукції (форма №80). Її складає завідувач током (вагар) щодня після закінчення робочого дня по кожній культурі й сорту. Відомість, рухи зерна разом з первинними документами, на підставі яких вона складена, наприкінці робочого дня передають у бухгалтерію господарства (підрозділу). Однак перш ніж здавати документи, завідувачі токами (вагарі) відбивають всі дані про рух зернової продукції в книзі (картках) складського обліку. Це дає можливість систематично контролювати рух зернової продукції на току й звіряти його з даними бухгалтерського обліку.

У бухгалтерії перевіряють всі документи, що надійшли, і враховують рух продукції по кожному току. Для цього становлять накопичувальну відомість руху зерна по кожній культурі.

Окремі види продукції господарства можуть закуповувати в громадян, які її вирощують згідно з договорами, що заключили з господарством. Ця продукція оприбутковується в сільськогосподарських підприємствах на підставі спеціального документа - накладної на приймання (закупівлю) сільськогосподарської продукції від громадян по договорах (форма № 95е).