Раздел 5. Управление группой в организации

Тема 15. Организация как объект управления

Взгляд на организацию как на объект управления, оценка психологических и социально-психологических процессов, свойственных организации, требуют системного подхода. Применение данного подхода означает, что организация является целостным образованием, ее элементы составляют достаточно сложные взаимосвязанные и взаимообусловленные структурные подсистемы. На их функционирование значительное влияние оказывают психологические и социально-психологические процессы, отличающиеся мобильностью и неоднозначностью протекания.

Психологическая оценка деятельности организации как объекта управления предполагает анализ ее уровней: личности работника, малой группы, уровня межгруппового взаимодействия. С момента осознания человеком себя социальным существом основные виды его жизнедеятельности носят совместный характер. Поэтому люди объединяют свои усилия. Формы таких объединений многочисленны, они сведены к трем основным видам: общности, группы, социальной организации.

Под социальной организацией в психологии управления понимается - специфическая форма объединения группы индивидов (два и более), деятельность которых сознательно координируется субъектом управления для упорядочения совместной деятельности и для достижения общей цели или целей.

Объединение людей в социальную организацию предполагает наличие у них хотя бы одного общего интереса. Но чем больше интересов совпадает у сотрудников организации, тем выше уровень ее сплоченности, тем выше эффективность ее деятельности. Исторически подтверждено, что организованное меньшинство, как правило, одержит победу над неорганизованным большинством.

В социальной организации ее сотрудники рассматриваются с функциональной точки зрения. Они не столько личности, сколько носители определенных социальных статусов и социальных ролей. По мнению М. Белбина, каждый сотрудник организации играет две основные роли. Функциональная роль связана с социальным статусом, выполнением функциональных обязанностей и вытекает из формальной структуры организации.

Групповая - менее очевидная, однако существенно важная для успешной деятельности коллектива. Она связана с тем, как человек выполняет функциональную роль, и какой вклад он вносит в развитие группы, организации.

Важным показателем освоения той или иной профессионально-функциональной роли является состояние адаптированности личности к социально-производственным условиям труда. Адаптация основывается не только на пассивно-приспособительных, но и на активно-преобразующих связях личности с окружающей средой, представляя собой неразрывное единство тех и других форм связи. По мнению Е. А. Климова, в ходе адаптации складывается соответствующий индивидуальный стиль деятельности личности, что позволяет ей выполнять с определенным успехом свою профессионально-функциональную роль.

В основе возникновения организации лежат два социальных феномена:

- Феномен синергии - при объединении усилий и воли участников организации достигаются более высокие результаты, нежели те, что могут быть получены при простом суммировании усилий изолированных индивидов. Закон синергии (греч. synergos - совместный, согласованный), введенный в научный обиход И. Ансоффом, гласит, что свойства системы (в том числе и социальной) отличаются от суммы свойств, составляющих систему элементов. Особенности синергизма можно описать формулой: 2 + 2 = 5.

- Феномен фасилитации (фацилитации) - повышение скорости или продуктивности деятельности индивида вследствие воображаемого или реального присутствия другого человека или группы людей (без вмешательства в его действия). Впервые был зафиксирован в конце XIX в. в опытах французского физиолога Фере, затем подробно описан Ф. Олпортом, В. Меде, В.М. Бехтеревым и др. Реальное или воображаемое присутствие других, не вмешивающихся в действия индивида, может приводить и к ухудшению результатов деятельности. Это явление получило название социальной ингибиции (подавления). Присутствие других положительно влияет, как правило, на количественные характеристики деятельности и отрицательно - на качественные. Соответственно этот феномен повышает результативность относительно простых видов деятельности и затрудняет выполнение трудных действий и решение сложных задач. Выявлена зависимость социальной фацилитации от пола, возраста, статуса и других характеристик субъекта, а также от его отношения к присутствующим. Руководитель должен грамотно учитывать влияние этих двух феноменов на функционирование организации.

Основные принципы функционирования организации:

- Принцип координации - согласование должностных функций как по горизонтали, так и по вертикали.

- Скалярный принцип (scalaris - ступенчатый) - иерархичность построения организаций.

- Принцип функциональности - должностные обязанности на каждой ступени управления определяются настолько детально, насколько; возможно.

- Принцип порядка - соответствие людей структуре.

В настоящее время структуру организации часто создают под конкретных людей.

- Принцип единоначалия - административная ответственность одного лица и подчинение только одному вышестоящему руководителю.

- Принцип департаментализации - построение организации «снизу вверх», взвешенный, продуманный подход при создании новых подразделений. Он определяет структуру организации.

- Принцип диапазона контроля - руководитель физической работы имеет в подчинении не более - 30 человек, умственной - не более 8 человек.

- Принцип соответствия - равенство власти и ответственности на всех организационных уровнях. Когда власть велика, а ответственность мала, наступает произвол. Противоположный вариант ведёт к нерезультативности действий.

- Принцип личной ответственности - ответственность руководителя за действия подчинённых ему людей в полном объёме.

Также организации могут классифицироваться на основе их внутренней организационной структуры, на взаимодействии структурных элементов. Вместе с тем, следует подчеркнуть, что не существует единственно правильной и лучшей формы организации.

Формальная структура организации - форма отношений внутри официально сформированного коллектива, предполагающая систему отношений, зафиксированных должностными инструкциями, положениями, приказами и распоряжениями. Она предполагает соблюдение утвержденных норм поведения и взаимодействие сотрудников в рамках соответствующего коллектива.

• Должностная структура - штатно-должностной состав организации.

• Социальная структура - формы внутреннего взаимодействия сотрудников организации.

• Функциональная структура - управленческий персонал.

• Социально-демографическая структура - возраст, пол, национальность и т.п.

• Профессионально-квалификационная структура - опыт работы, образование и т.п.

Знание особенностей и специфики формальной структуры организации позволяет руководителю эффективно осуществлять управленческое воздействие.

Под структурой управления организацией понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их развитие и функционирование как единого целого. В рамках структуры протекает управленческий процесс, между участниками которого распределены функции и задачи управления. С этой позиции организационная структура – это форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления, направленный на достижение целей организации. Отсюда структура управления включает в себя все цели, распределенные между различными звеньями, связи между которыми обеспечивают координацию действий по их выполнению.

Элементами структуры управления являются:

 работник управления – человек, выполняющий определенную функцию управления;

 орган управления – группа работников, связанных определенными отношениями, состоящая из первичных групп;

 первичная группа – коллектив работников управления, у которого есть общий руководитель, но нет подчиненных.

Структура управления характеризуется наличием связей между ее элементами. Горизонтальные связи носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми. Вертикальные связи – связи подчинения, возникают при наличии нескольких уровней управления. Вертикальные связи могут носить линейный и функциональный характер. Линейные связи означают подчинение линейным руководителям по всем вопросам управления. Функциональные связи имеют место при подчинении по определенной группе проблем функциональному руководителю. Структура управления должна отражать цели и задачи фирмы, быть подчиненной производству и меняться вместе с ним. Она должна отражать функциональное разделение труда и объем полномочий работников управления, которые определяются политикой, процедурами, правилами и должностными инструкциями и расширяются, как правило, в направлении более высоких уровней управления. Полномочия руководителей ограничиваются факторами внешней среды, уровнем культуры и ценностными ориентациями, принятыми традициями и нормами. Важное значение имеет реализация принципа соответствия между функциями и полномочиями, с одной стороны, и квалификацией и уровнем культуры – с другой.

Система управления организацией – одно из ключевых понятий теории организации, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий во исполнение определенных целей. В рамках этой системы протекает весь управленческий процесс, в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Система управления организацией обеспечивает своевременное и качественное осуществление всех процессов.

Система – это целое, созданное из частей и элементов, взаимодействующих между собой, для целенаправленной деятельности. Среди ее основных признаков следует назвать: множественность элементов, целостность и единство между ними, наличие определенной структуры и т.д.

Любая система управления должна содержать четыре основных элемента: выход основной системы, воспринимающее устройство, измеряющее и передающее информацию о состоянии выхода, канал обратной связи, блок управления, сравнивающий фактический и заданный выход и в случае необходимости вырабатывающий управляющее воздействие.

В настоящее время в составе системы управления организацией выделяют следующие подсистемы: структура управления, техника управления, функции управления, методология управления.

Структура и техника управления являются элементами механизма управления и включают в себя соответственно:

 функциональную и организационную структуры, схему организационных отношений, профессионализм персонала;

 компьютерную и организационную технику, мебель, каналы передачи информации (сети связи), систему документооборота.

Процесс управления как элемент управленческой деятельности включает систему коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, информационное обеспечение, а методология – цели, законы, принципы, методы и функции, технологии управления и практику управленческой деятельности. Основная задача системы управления организацией – формирование профессиональной управленческой деятельности.