42. Поняття «реквізит». Розташування реквізитів у ділових паперах. Основні реквізити документів

Реквізити - основні елементи документа, що мають свою послідовність

Кожний документ складається з реквізитів, які бувають постійними і змінними.

Постійні реквізити - друкуються при виготовленні бланка, змінні - фіксуються на бланку в процесі заповнення.

Кількість реквізитів визначається видом і змістом документа. ДСТУ встановлюють максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування.

Реквізити документу:

1. Державний герб України - Посередині бланку або у кутку над серединою рядка з назвою організації

2. Емблема організації чи підприємства - Поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку

3. Зображення державних нагород - У верхньому лівому кутку або посередині документа

4. Код підприємства, установи, організації - У верхньому правому кутку

5. Код форми документа - У верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи

6. Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа

7. Повна назва установи, організації або підприємства — автора документу – У верхньому лівому кутку.

8. Назва структурного підрозділу - У лівому верхньому кутку

9. Повна поштова адреса, номер телефону, номер рахунку, реквізити банку - У верхньому лівому кутку

10. Назва виду документу - Зліва або посередині сторінки (крім листів)

11. Дата - Датується днем його підписання або затвердження. На бланках — у верхній частині разом із індексом.

12. Індекс - У верхній частині зліва (номер документа): шифр структурного підрозділу, номер справи, реєстраційний номер документа: № 36-10/2007

13. Посилання на індекс та дату вхідного документу. - У верхній частині документу: дата та індекс:на № 36-10/27 від 10.03.2009 р.

14. Місце укладання документа - У верхній частині сторінки зліва: назва міста чи населеного пункту.

15. Гриф обмеження доступу до документа - З правого боку під кодом форми документа: «ДСК» («для службового користування»), «СЕКРЕТНО», «ЦІЛКОМ СЕКРТЕНО»

16. Адресат - З правого боку у верхній частині документу

17. Гриф затвердження - У верхній правій частині документу

18. Резолюція - Це напис, зроблений керівником установи на документі, який містить вказівки щодо виконання цього документа. У правому верхньому кутку.

19. Заголовок до тексту - Друкується малими літерами, розміщується під назвою документу, відображає головну ідею документу (здебільшого починається з прийменника «про…»).

20. Відмітка про контроль - З лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документу. Її проставляють за формою «К» або «Контроль»

21. Текст - Розташовується на всю ширину сторінки (від поля до поля). Складається з таких логічних елементів: вступ, доказ, закінчення.

22. Відмітка про наявність додатків - Частіш за все наприкінці тексту документу

23. Підпис - Підписують, як правило, перший примірник документу. До складу підпису входять: найменування посади (з лівого боку); підпис (між назвою посади і прізвищем); ініціали і прізвище особи, яка підписала документ (праворуч)

24. Гриф погодження - Гриф погодження розміщують нижче реквізиту «Підпис»

25. Віза - Внутрішнє погодження документу (на першому примірнику документа)

26. Печатка - Проставляється таким чином: захоплює кілька літер посади особи, яка підписала документ.

27. Відмітка про засвідчення копій - У правому верхньому кутку пишеться слово «копія», під підписом відмітка про завірення копії.

28. Прізвище виконавця та номер телефону - Обов’язковий реквізит на вихідних документах. Ставиться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа

29. Відмітка про виконання документа й направлення його до справи - Розміщується в лівій або центральній частині ніжнього поля першої сторінки документа

30. Відмітка про наявність документа в електронній формі - Містить повне ім’я файлу і .його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Ставлять у центрі нижнього поля лицьового боку першого аркуша документа.

31. Відмітка про надходження - Розташовується на нижньому правому полі першої сторінки документа.