2.2. Основные требования, предъявляемые к тексту письма

ТЕКСТ - основной элемент каждого документа, а значит, и делового коммерческого письма. От того, каким будет содержание письма, как излагается информация, зависит достижение цели его автором. Текст письма должен быть таким, чтобы оно служило средством коммуникации, могло побуждать к действию, помогать принимать нужные решения.

Специфика составления текстов деловых писем определяется условиями, в которых протекает деловое общение;

Участниками делового общения являются преимущественно юридические лица (различные организации) в лице действующих от их имени должностных лиц;

Предметом переписки являются различные аспекты деятельности организации;

Информационные взаимосвязи, как правило, достаточно жестко регламентированы. Их особенности зависят от организационно-правового положения и компетенции организации;

Ситуации, возникающие в деятельности организации, часто повторяются, т.е. являются типовыми. Это оказывает влияние на их письменное оформление. Общие требования к содержанию всех управленческих документов, включая письма, сводятся к соблюдению следующих правил:

- достоверность и объективность информации;

- полнота информации и кратность изложения;

- актуальность информации;

- аргументированность сведений и доказательств;

- точность, рациональность построения текста;

- логичность изложения;

- простота стиля.

СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ПИСЬМА

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил реквизиты (отдельные информационные элементы - подпись, печать, название вида документа и т.д.) всех видов документов, которые входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа. Следование требованиям стандарта обеспечивает правильное оформление документов, рациональное размещение реквизитов.

Система организационно-распорядительной документации включает в себя унифицированные формы и правила оформления приказов, распоряжений, постановлений, положений, инструкций и переписки (внешней и внутренней).

При оформлении писем используются следующие реквизиты:

1. Государственный герб Российской Федерации.

2. Герб субъекта Российской Федерации.

3. Эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания).

4. Код организации - автора письма.

5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.

6. Идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

7. Код формы документа.

8. Наименование организации - автора письма.

9. Справочные данные организации - автора письма.

10. Дата письма.

11. Регистрационный номер письма.

12. Ссылка на регистрационный индекс и дату поступившего документа (используется только при подготовке ответных писем).

13. Адресат.

14. Резолюция.

15. Заголовок к тексту.

16. Отметка о контроле.

17. Текст.

18. Отметка о наличии приложения.

19. Гриф согласования и визы согласования.

20. Подпись.

21. Печать.

22. Отметка о заверении копии.

23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

24. Отметка об исполнителе.

25. Отметка о поступлении документа в организацию.

26. Идентификатор электронной копии документа.

Реквизиты 1-9 используются при подготовке бланка письма.

Если документ создается не на бланке, но его действие предполагается за пределами организации, эти реквизиты (кроме графических символов) воспроизводятся в обязательном порядке.

Для документов, которые не выходят за пределы организации (внутренние документы), также обязательно название автора, т.е. наименование организации, её структурного подразделения.

Реквизиты 10-26 включены в формуляр письма и служат для оформления его юридической силы и фиксации на документе тех операций, которые производятся на особой делопроизводственной службе.

Бланк документа - это стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Применение бланков сокращает время на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления.

В бланке документа (письма) рекомендуется использовать шрифты гарнитуры Times New Roman размеров 13, 14, 15 или гарнитуры Arial размеров 12, 13, 14. Текст документа печатается через 1,2 или 1,5 межстрочных интервала. Если один реквизит занимает несколько строк, то его текст печатается через один интервал. Если текст документа занимает более одной страницы, то, начиная со второй, страницы нумеруют арабскими цифрами без точек, тире и других дополнительных значков. Номер страницы проставляется в середине верхнего поля.

В соответствии с ГОСТ Р 630-97 бланки документов с изображение Государственного герба, гербов субъектов Российской Федерации и гербов муниципальных образований являются полиграфической продукцией и подлежат учету. Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам организаций. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков осуществляет служба делопроизводства организации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Деловая переписка – одна из важнейших составляющих деятельности предприятия, поэтому для достижения наилучших результатов следует иметь в виду «человеческий фактор» (усталость, загруженность адресата работой, возможно, его плохое самочувствие). Поэтому тон любого письма должен быть корректным. Сочетание тщательно отобранной лексики и простота изложения должны обеспечивать убедительность и исключать дополнительную уточняющую переписку. Следует избегать неточностей, двусмысленности, профессионализмов и ненужных сокращений.

Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже мелкое несоблюдение правил может сделать его дефектным с юридической точки зрения. Это особенно важно, при ведении международной переписки, т.к. за рубежом не принято ставить печать на коммерческие документы, достаточно одной подписи уполномоченного лица даже на заказах, отчетах и гарантийных письмах.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Басаков М. И. Справочник секретаря по делопроизводству.2-е издание, испр. И доп. – М.: «Март» Ростов-на-Дону: издательский центр «Март», 2009 – 320с.

2. Венедиктова В.И. Деловая репутация: личность, культура, этика, имидж делового человека. - М., 2008

3. Веселов П. В. Современное деловое письмо. – М.- 1990. – 150с. Домащенко Г.А., В.А. Коробова, В.В. Костина Учебное пособие «Российский заочный институт текстильной и легкой промышленности» - Москва,2009.

4. Горелов И. Н. «Умеете ли вы общаться?», Москва, «Просвещение», 2011.

5. Ковальчук А.С. Основы имиджелогии и делового общения. - Ростов-на-Дону, 2011

6. Организация работы с документами /Под ред. проф. В.А.Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М,: ИНФРА-М, 2012. - 592с.

7. Пащенко В.Г., Пенза. Языковые формулы в деловой переписке. // Журнал Бухгалтера, - май 2012 (№ 5). - С.9-17

8. «Русский язык и культура речи», В. И. Максимов, Москва, «Гардарики», 2009.

9. Санкина Л.В., Быкова Т.А.Деловая переписка организации. - М,: МЦФЭР,2004. - 256с. - [Приложение к журналу «Справочник секретаря и офис-менеджера», № 3 - 2011]. - С.3-119.

10. Составление и оформление служебных документов: Практическое пособие для коммерческих фирм /Под ред. проф. Кузнецовой Т.В. - М.:ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», - 2009с.

11. Справочник по деловой переписке. - М.:Мэрия Москвы, Научно-внедренческая фирма «Межрегионсервис», 2012. - 250с.

12. «Стилистика русского языка» Учеб. для студентов педагогических институтов, «Русский язык и литература», Кожина М. Москва, «Просвещение», 2013.

13. Шеламова Г.М. Деловая культура и психология общения. - М., 2010

21