Мнение советника

Ребята учились работать над проблема всего общества, а не только над своими личными. И это для многих было полным откровением, своеобразным открытием жизни. Наступило понимание сложности современных задач. И, тем не менее, к нашей радости, они не испугались этих трудностей, в глазах многих из них был виден задор, настоящий азарт.

Наталья Станиславовна, г. Самара

Раздел 10. Архив фестиваля (Комарова и.И.)

Работа по созданию архива делится на две части:

1. Архивация уже имеющихся материалов.

2. Помещение в архив материалов текущей деятельности.

В результате работы организации накопилось несколько видов документов:

1. Печатные документы – то есть малотиражные издания: буклеты, программы участников, дневники участников, методические рекомендации, а также публикации в разного рода СМИ и проч.

2. Видео документы – рисунки, фотографии, кинофильмы.

3. Аудио документы – записи бесед на пленке.

4. Документы, хранящиеся в памяти компьютеров.

5. Письменные документы – отчеты, верстки книг, рукописи, приказы и проч.

Разделение это достаточно условное, так как печатные издания могут храниться, как в компьютере, так и в виде рукописи. Такое деление, может быть не очень строгое, я предлагаю с целью облегчения хранения данных документов в архиве.

Способы хранения

1. Хранение печатных документов. Работа делится на две части. Первая – выявление уже существующих изданий, их регистрация и создание библиотеки. При этом, если в библиотеке имеется лишь один экземпляр указанного издания, он не выдается никому. Это оформляется приказом или распоряжением руководителя. Все последующие издания в обязательном порядке помещаются в библиотеку. Отвечает за сдачу книги, брошюры, статьи и проч. Ответственный за выпуск, за прием и регистрацию - руководитель архива.

Одновременно с хранением в форме библиотеки, все компьютерные версии собираются на один компьютер, который выделяется в качестве архивно-базового.

Он должен иметь записывающий дисковод, чтобы каждый блок материалов переносился на диск и архивировался. Положение о пользовании этим компьютером должно быть разработано руководителем архива и проработано в остальных подразделениях.

2. Хранение видеодокументов. Самый дорогостоящий вид хранения. Также делится на две части: выявление уже имеющихся и приведение в порядок фотодокументов, кинодокументов и рисунков.

Для фотографий требуются магнитные альбомы. По первоначальным прикидкам – 10 штук единовременно и потом 1 альбом в месяц. Фотографии должны поступать в архив в двух экземплярах. Это касается обычных фотографий. Фотографии с цифрового фотоаппарата см.: пункт 4.

Уже существующие фильмы необходимо отцифровать. Для этого требуется собрать все фильмы, которые имеются на руках, сделать заказ на отцифровку. На это потребуется значительная сумма. Отцифрованный фильм попадает в архив и на архивный компьютер.

Рисунки и фотографии автоматически при поступлении сканируются и направляются на архивный компьютер.

Примечание: в архиве «НЦ» должно всегда находиться несколько чистых видеокассет обычных и профессиональных.

3. Хранение аудиодокументов. Аудиокассеты расшифровываются (Примечание: интервью в фильмах, даваемые представителями «НЦ» также должны расшифровываться). Распечатка расшифровки прикладывается к аудиокассетеи регистрируется.

4. Хранение письменных документов. Они регистрируются обычным порядком. Руководитель архивной службы должен дать предложения по основным темам, которые имеет смысл выделить при подборе письменных источников.