Создание отчетов
Конечным продуктом большинства приложений баз данных является отчет. В Access отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм, которые предназначены для печати. Для создания отчета, который можно распечатать и распределить между потребителями, Accessкомбинирует данные в таблицах, запросах и даже формах. Распечатанная версия формы может служить отчетом.
В основном отчёты проще всего построить при помощи Мастера отчётов. Мастер отчетов старается создать лучший вариант окончательного отчета с первой попытки. Обычно мастер в достаточной степени приближается к законченному варианту, так что тратиться намного меньше времени на редактирование базового отчета мастера, чем ушло бы на создание отчета из незаполненного шаблона. [5]
Информация в готовом отчете зависит от содержания таблицы (формы или запроса) на настоящий момент. Созданный однажды отчет всегда выводит текущее содержимое таблицы. Новый макет отчета создается только в том случае, если требуется изменить содержание, вид или оформление отчета. В правом нижнем углу отчета Access автоматически выставит текущую дату (зафиксированную компьютером), а в левом нижнем углу Access напишет общее количество листов и номер текущего.
Создадим отчет, используя мастера отчетов и табличный вариант данных. Для этого перейдем на вкладку «Создание» -> «Мастер отчетов».
В появившемся окне «Создание отчетов» выберем «Таблица: Кабинеты» (рис 11), перенесем данные в правую часть окна нажатием кнопки «>>». Нажимаем «Далее» -> «Далее» ->«Далее», выбираем вид макета для отчета: макет табличный, ориентация книжная -> «Далее» ->«Готово». Таким же образом создаем отчеты «Компьютеры» (рис.12) и «Мебель» (рис.13).
Рис. 11. Отчет «Кабинеты»
Рис. 12. Отчет «Компьютеры»
Рис. 13. Отчет «Мебель»
1.4.Создание форм. Создание начальной кнопочной формы
Форма на основе таблицы может быть построена как самостоятельная для загрузки, просмотра и корректировки таблиц. Так и как вспомогательная для включения в какую-либо составную форму.
Любая форма, с помощью которой можно просмотреть, ввести или отредактировать записи таблиц БД, должна быть предварительно спроектирована и далее сконструирована средствами Access.
Для создания формы могут быть использованы мастера Access. Однако точное формирование макета формы в соответствии с требованиями, выработанными пользователем в процессе ее проектирования, обеспечивается средствами конструирования форм.
Для конструирования форм в Access используется Конструктор форм. При конструировании однотабличной формы определяется таблица БД, на основе которой создается форма. Выбираются поля таблицы, которые должны быть представлены в форме. Осуществляется их размещение в макете формы. Создаются вычисляемые поля и другие графические эле-менты: кнопки, выключатели, элементы оформления, поясняющий текст, рисунки. Для настройки различных элементов форм используется типовой набор их свойств. [5]
Создаем формы «Школьная мебель» (рис. 14) и «Школьные компьютеры» (рис.15) при помощи «Мастера форм» («Создание» -> »Мастер форм»).
Рис. 14. Форма «Школьная мебель»
Рис. 15. Форма «Школьные компьютеры»
Главная кнопочная фopмaсоздается с цeлью навигации по базу данных. Т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчетов.
Главную кнопочную форму создаем через «Конструктор форм». Создадим кнопки для открытия запросов, форм и отчетов, а так же для закрытия базы данных (Рис.16).
Рис. 16. Главная кнопочная форма