3 Подвійний запис

Кожна господарська операція впливає на дві статті балансу. Тому для повного відображення операції в бухгалтерському обліку необхідно показати її вплив на кожну з цих двох статей, незалежно від того, належать вони до активів, капіталу або зобов'язань. Ця необхідність викликана появою системи по. двійного запису, в якій для відображення такого двоїстого ефекту кожна операція записується двічі — перший запис показує зміну однієї статті, другий - зміну іншої статті.

Подвійний запис на рахунках є одним з найбільш специфічних прийомів бухгалтерського обліку в бюджетних установах. Його суть полягає в тому, що кожна господарська операція викликає зміну як мінімум в двох об'єктах обліку, відображених на відповідних бухгалтерських рахунках. Наприклад, якщо бюджетна установа отримує готівку в банку, то в результаті такої операції грошей в касі стає більше, а на поточному рахунку — менше. Якщо установа отримує товарно-матеріальні цінності у постачальників, то цих цінностей в бюджетній установі стає більше, але одночасно на вартість цих цінностей зростає заборгованість установи перед постачальниками. Якщо за товарно-матеріальні цінності установа розраховується з постачальниками, то грошових коштів на поточному рахунку стає менше, але водночас знижується і заборгованість перед постачальниками.

Сутність наведених прикладів полягає в тому, що за допомогою подвійного запису здійснюється подвійне відображення засобів на рахунках обліку, викликаних відповідною господарською операцією.

Механізм дії подвійного запису полягає в одночасному і взаємопов'язаному відображенні кожної господарської операції в дебеті одного рахунку і в кредиті другого в однакових сумах.

Запис одної суми на двох рахунках — на одному за дебетом, а на другому за кредитом, називається кореспонденцією рахунків, або бухгалтерським проведенням, а задіяні рахунки — кореспондуючими.

Тобто, під кореспонденцією рахунків розуміють форму вираження взаємозв'язку між двома і більше рахунками, що виникають при відображенні на них господарських операцій методом подвійного запису. Взаємопов'язані рахунки в цьому випадку є кореспондуючими.

За кількістю кореспондуючих рахунків бухгалтерські проведення поділяються на прості та складні.

Просте проведення — це проведення, в якому сума господарської операції записується в дебет одного і кредит одного рахунку, тобто один рахунок дебетується і один кредитується.

Складне проведення — це проведення, в яких декілька рахунків дебетуються, один - кредитується або навпаки, один рахунок дебетується, а декілька - кредитуються. При цьому загальна сума за дебетом і кредитом повинна збігатися. Так, можна дебетувати рахунок "Рахунки в банку" з кредитом трьох інших рахунків, але сума, яка відображається за кредитом цих трьох рахунків, повинна дорівнювати дебету рахунку "Рахунки в банку". Отже, наведене вище бухгалтерське проведення є складним.

Подвійний запис дозволяє перевірити економічний зміст господарських операцій та правомірність їх здійснення, починаючи від окремої операції та закінчуючи відображенням в балансі. Подвійний запис забезпечує виявлення помилок в облікових записах.