- •«Пермский национальный исследовательский политехнический университет»
- •Пермь 2013 Содержание
- •Введение
- •1. Характеристика предприятия
- •2. Анализ внутренней и внешней среды предприятия
- •2.1. Анализ внутренней среды предприятия
- •2.2. Анализ внешней среды предприятия
- •3. Анализ организационной структуры предприятия
- •4. Характеристика подразделения
- •5. Анализ выполнения основных функций управления
- •5.1. Планирование
- •5.2. Организация
- •5.3. Мотивация
- •5.4. Контроль
- •6. Анализ использования связующих процессов в управлении
- •6.1. Коммуникации
- •6.2. Принятие решений
- •Заключение
- •Список использованной литературы
6. Анализ использования связующих процессов в управлении
6.1. Коммуникации
Коммуникации – это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации.
Согласно исследованиям, руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, используя различные виды коммуникаций.
Коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя или более людьми.
Основная цель которого, заключается в обеспечении понимания информации, являющейся предметом обмена, т. е. сообщений.
Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею.
Рассмотрим коммуникационный процесс в отделе сбыта в виде таблицы 6.1.1
Коммуникационный процесс в отделе сбыта
Таблица 6.1.1.
Коммуникационный процесс |
||||
Деятельность отдела |
Отправитель |
Сообщение |
Информационный канал |
Получатель |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Оценка состояния продукции и ее ассортимента |
Менеджер отдела |
Отчет по оценке |
Электронная почта |
Начальник отдела |
Проведение рекламной акции |
Менеджер отдела |
Условия проведения акции |
Устная речь, информационное письмо |
Сотрудники предприятия
|
Анализ потребительского рынка |
Менеджер отдела |
Отчет по анализу |
Электронная почта |
Начальник Отдела |
Создание сети постоянных клиентов в городе и регионе |
Начальник отдела, директор |
Перспективы сети, планы ее расширения |
Совещание |
Менеджеры отдела |
Анализ положения на рынке и продвижение новых товарных групп на рынок сбыта |
Менеджер отдела |
Отчет по анализу |
Электронная почта |
Начальник Отдела, директор |
Анализ потребительского рынка |
Начальник Отдела |
Отчет по анализу |
Электронная почта |
Директор, менеджеры отдела |
Учет выполнения заказов и договоров, отгрузки и остатков нереализованной готовой продукции |
Менеджер отдела |
Отчет |
Устная речь, информационное письмо, электронная почта |
Начальник Отдела, директор |
Продолжение таблицы 6.1.1.
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Своевременное оформление сбытовой документации, составление предусмотренной отчетности по сбыту (поставкам), о выполнении плана реализации |
Менеджер отдела |
Документация, отчетность |
Устная речь, информационное письмо, электронная почта |
Начальник Отдела, директор |
Выявление помех на пути движения информации в отделе сбыта см. в таблице 6.1.2.
Анализ помех на пути движения информации в отделе сбыта
Таблица 6.1.2.
Деятельность отдела |
Помехи на пути движения информации |
Способы преодоления помех |
1 |
2 |
3 |
Оценка состояния продукции и ее ассортимента |
Большой объем информации |
Передача информации «дозированным» способом |
Проведение рекламной акции |
Семантические барьеры |
Использование понятных значений используемых слов, налаживание обратной связи |
Анализ потребительского рынка |
Перегрузка информационных каналов |
Передача информации «дозированным» способом, налаживание обратной связи |
Создание сети постоянных клиентов в городе и регионе |
Временные барьеры – искажения информации, возникающие из-за дефицита времени |
Планирование времени совещаний, тайм-менеджмент |
Продолжение таблицы 6.1.2.
Анализ положения на рынке и продвижение новых товарных групп на рынок сбыта |
Коммуникативные перегрузки |
Передача информации «дозированным» способом |
Анализ потребительского рынка |
Стилистический барьер |
Правильное структурирование передаваемой информации |
Учет выполнения заказов и договоров, отгрузки и остатков нереализованной готовой продукции |
Коммуникативные перегрузки |
Распределение и фильтрация информации |
Своевременное оформление сбытовой документации, составление предусмотренной отчетности по сбыту (поставкам), о выполнении плана реализации |
Семантические барьеры |
Использование понятных значений используемых слов, налаживание обратной связи |
Вывод: Основными способами делового общения в ООО «Пермь-ВАТИ» являются собрание, совещание, переговоры, беседа и диалог, информационные и электронные письма.
Собрания проводятся по мере необходимости при решении сложных проблем с участием всего коллектива предприятия.
Совещания проводятся 1-2 раза в месяц – по мере появления какой-либо проблемы.
Рассматривая коммуникационную структуру в можно видеть, что распоряжения руководителя подчиненным чаще передаются путем межличностного взаимодействия и с помощью электронной почты. Это позволяет установить обратную связь, устранить неясности.
Но в процессе коммуникации выявлены преграды:
1. Информационные перегрузки, т.е. сотрудники перегружены организационными и контрольными работами. Это приводит к тому, что часть информации забывается, в результате определенная работа не выполняется в срок.
2. Семантические барьеры – коммуникативные помехи, возникающие вследствие неправильного понимания значения символов, используемых в коммуникациях.
3. Временные барьеры – коммуникативные помехи, возникающие вследствие недостатка времени для осуществления полной коммуникации.
4. Коммуникативные перегрузки препятствуют эффективному общению. Они возникают, когда объем коммуникативных входов существенно превышает возможности их обработки или реальные потребности.