Коммуникация. Понятие, этапы коммуникационного процесса, их содержание.

Обмен (И) в (О) не всегда так эффективен, как кажется.

В (О) нередко передаваемое сообщение оказывается неправильно понятым и следовательно обмен И – не эффективен.

Причина – в забвении факта, что (К) – это обмен в ходе которого обе стороны должны играть активную роль. Следовательно следует правильно осуществлять (К) процесс.

(К) процесс – обмен (И) между двумя или более людьми. Р от 50 до 90% всего времени тратит на (К), однако опрошенные 73% американских, 63% английских и 85% - (К) главное препятствие на пути достижения эффективности их (О). Неэффективные (К) – одна из главных сред возникновения проблем. Эффективно работающие Р – это те кто эффективны в (К). (К) осуществляются между (О) и ее средой, внутри (О) – между подразделениями, отдельными работниками и т.д., по восходящему и нисходящему уровням. Основные (Ц) (К П) – обеспечит понимание (И), являющийся предметом обмена, т.е. сообщений.

В процессе обмена И можно выделить 4 базовых элемента:

1. Отправитель, лицо генерирующее идеи или собирающее и передающее (И).

2. Сообщение, т.е. сама (И) закодированная с помощью символов.

3. Канал, средство передачи (И).

4. Получатель, лицо, которому предназначена И и которое ее интерпретирует.

При обмене (И) отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал т.о., чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен.

(К) осуществляется по формальному каналу (официальному) и – неформальному (слухам). Слухи витают по коридорам учреждений, в столовых и любом другом месте, где собираются сотрудники или просто граждане. По этому каналу (И) передается значительно быстрее, чем по формальному. Обычно на предприятии или в государстве канал «слухи» используют, делая умышленно «утечку И», для определения реакции людей на проведение непопулярных мер (узнать как будут реагировать на них люди). «Слухи» сравнительно точны (на ≥ 80%) относительно грядущих перемен кадровых, увольнений, мер наказаний (поощрений) и т.д. в организации.

Процесс обмена (И) включает 4 этапа.

1. Зарождение идеи.

2. Кодирование и выбор канала.

3. Передача.

4. Декодирование.

Задача этапов – составить сообщение и использовать канал для его передачи т.о., чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею.

1. Зарождение идеи.

Обмен (И) начинается с формирования идеи или отбора (И). Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Нередко многие попытки обмена (И) обрываются на I этапе, т.к. отправитель не затрагивает достаточно времени на обдумывание идеи. Т.е. – «не начинайте говорить, не начав думать».

Важно помнить, что наличие идеи, не означает ее трансформации в слова или в такую форму, в которой она может послужить обмену (И). Отправитель решил только какую концепцию он хочет сделать и предметом обмена (И). Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен принять в расчет множество факторов. Например, как сообщить подчиненным об их сильных и слабых сторонах, чтобы не обидеть их, как улучшить результаты их работы, каким путем это осуществлять и т.д.

Идея не может заключаться в смутных общих похвалах или критике поведения подчиненных. Это пример показывает также связь между восприятием и (К). У (Р), который считает подчиненных способными к развитию и совершенствованию, а значит придающихся в (И) с оценкой результатов их работы, всегда найдутся дельные предложения (идеи) для обмена (И) на указанную тему. (Р) неудовлетворительно обменивающиеся (И), могут действовать неудачно, копируя поведение вышестоящих (Р) так, как по отношению к ним действует высшее (Р).

Если высшее (Р) склонны к принуждению или не откровенны в обмене (И) с подчиненными, то подчиненные Р, в свою очередь, могут вести также со своими подчиненными, однако они, т.е. нижестоящие (Р) находятся в ином положении, чем вышестоящие (Р). Поэтому слепое копирование в большинстве случаев обречено на неудачу, даже если у вышестоящих такой стиль эффективен. Это аналогично тому, как слепое копирование зарубежного эффективного копирования системы (У) в нашей стране обречен на неудачу. Везде нужно подходить творчески с учетом своих возможностей.

II. Кодирование и выбор канала.

Прежде, чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель должен также выбрать канал совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных каналов, электронные средства связи, включая компьютерные, электронная почта и видеоленты. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Например, картина, график достойны множества слов, но не при передаче сообщения по телефону.

Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на I этапе, обмен (И) будет не слишком эффективен. Например, (Р) хочет предупредить подчиненного о серьезных упущениях на работе, во время легкой беседе за чашкой кофе или запиской по случаю. По этим каналам не удается передать идею о серьезности нарушителей, так эффективно, как официальным письмом или на совещании.

Выбор средств не должен ограничиваться одним каналом. Часто, желательно, одновременное использование средств обмена устной и письменной (И) эффективнее, чем, например, только письменной (И). Ориентация на Ч канала заставляет тщательнее готовиться. Но все нужно в меру.

II этап напоминает операцию упаковки товара. Многие действительно хорошие продукты не находят сбыта, пока не обретут упаковку, которую потребитель сочтет понятной и привлекательной одновременно.

III. Передача. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие принимают по ошибке за процесс (К), хотя передача – один из важнейших этапов, при которой необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.

IV. Декодирование. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его, т.е. переводит символы отправителя в свои мысли. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что имел в виду отправитель, когда формировалась его идея. Если реакция на идею не требуется, процесс обмена И на этом этапе должен завершиться. С т.зр. (Р) обмен (И) следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, производя действия, которые от него ждут.