Організація обліку адміністративних витрат

Аналітичний облік адміністративних витрат організується за статтями, що спрямовані на обслуговування та управління підприємством. Номенклатура таких статей визначена П(С)БО 16 “Витрати” і до них відносяться:

• загальні корпоративні витрати (організаційні витрати, витрати на проведення річних зборів, представницькі витрати тощо);

• витрати на службові відрядження і утримання апарату управління підприємством та іншого загальногосподарського персоналу;

• витрати на утримання основних засобів, інших матеріальних необоротних активів загальногосподарського використання (операційна оренда, страхування майна, амортизація, ремонт, опалення, освітлення, водопостачання, охорона);

• винагороди за професійні послуги (юридичні, аудиторські, з оцінки майна тощо);

• витрати на зв’язок (поштові, телеграфні, телефонні, факс тощо);

• амортизація нематеріальних активів загальногосподарського використання;

• витрати на врегулювання спорів у судових органах;

• податки, збори та інші передбачені законодавством обов’язкові платежі (крім податків, зборів та обов’язкових платежів, що включаються до виробничої собівартості продукції, робіт, послуг);

• плата за розрахунково-касове обслуговування та інші послуги банків;

• інші витрати загальногосподарського призначення.

Організуючі облік адміністративних витрат, головний бухгалтер повинен закріпити у посадовій інструкції відповідальної особи її обов’язки щодо здійснення збору і систематизації цієї інформації, час її обробки та інше.

В умовах внутрішнього господарського розрахунку головний бухгалтер повинен визначити, як розподіляти адміністративні витрати по структурних підрозділах підприємства, яку базу розподілу використовувати, і, взагалі, всі адміністративні витрати відносити на структурні підрозділи підприємства або їх частину. На нашу думку, справедливим є такий розподіл цих витрат, коли витрати в межах плану відносяться на структурні одиниці, а понадпланові витрати залишаються за “офісною” структурою, тобто структурні одиниці за такі витрати відповідальності не несуть. Всі ці положення повинні бути обговорені в Наказі про облікову політику.

Організація обліку витрат на збут

Витрати на збут пов’язані з реалізацією (збутом) продукції (товарів, робіт, послуг). Вони можуть виникати як у промислових (будівельних, сільськогосподарських) підприємствах, так і в торгівельних. Синтетичний облік таких витрат ведеться на рахунку 93 “Витрати на збут”. До складу витрат на збут у торгівельних організаціях включаються витрати обігу за винятком адміністративних витрат, інших операційних і фінансових витрат.

Витрати на збут включають:

• витрати пакувальних матеріалів для затарювання готової продукції на складах готової продукції промислових і інших підприємств;

• витрати на ремонт тари;

• оплата праці та комісійні винагороди продавцям, торговим агентам та працівникам підрозділів, що забезпечують збут;

• витрати на рекламу;

• витрати на передпродажну підготовку товарів;

• витрати на відрядження працівників, зайнятих збутом;

• витрати на утримання основних засобів, інших матеріальних необоротних активів, пов’язаних зі збутом продукції, товарів, робіт, послуг (операційна оренда, страхування, амортизація, ремонт, опалення, освітлення, охорона);

• витрати на транспортування, навантажування, вивантажування і страхування готової продукції (товарів), транспортно-експедиційні та інші послуги, пов’язані з транспортуванням продукції (товарів) відповідно до умов договору (базису) поставки;

• витрати на гарантійний ремонт і гарантійне обслуговування;

• витрати на страхування призначеної для подальшої реалізації готової продукції (товарів), що зберігається на складі підприємства;

• витрати на транспортування готової продукції (товарів) між складами підрозділів (філій, представництв) підприємства;

• інші витрати, пов’язані зі збутом продукції товарів, робіт, послуг.

При розробці Наказу про облікову політику необхідно передбачити число статей і субстатей витрат, які можуть виходити за межі переліченої у П(С)БО 16 облікової номенклатури витрат. В умовах комплексної автоматизації на всіх ділянках облікової роботи це питання вирішується відповідним кодуванням статей витрат. Як і витрати на виробництво продукції, витрати на збут повинні бути розділені на прямі і непрямі (загальні).

Прямі витрати з первинних документів відносяться на конкретні структурні одиниці підприємства (організації). Як правило, прямі витрати здійснюються самими структурними одиницями або організуються підприємством для конкретної одиниці (структурного підрозділу).

Загальні витрати відносяться підприємством (організацією) для всіх структурних одиниць або груп.

Для аналітичного обліку витрат до типових рахунків Плану необхідно ввести додаткові субрахунки, базуючись на таких принципах:

• перші три цифри коду субрахунку – позначають вид витрат – це код рахунку і субрахунку відповідно затвердженому Плану бухгалтерських рахунків;

• наступні дві цифри коду – це номер структурної одиниці організації або інші аналітичні ознаки, до яких відносяться загальні витрати;

• останні дві цифри коду субрахунку – позначають номер статті витрат або інша аналітична ознака.

Схема побудови аналітичного субрахунку витрат аналогічна аналітичному обліку доходів і наведена на рис. 14.3.

Така побудова кодів рахунків витрат дозволяє:

1. використовувати усі рахунки і субрахунки класу 9 Плану рахунків бухгалтерського обліку від 901 до 993 (ХХХ);

2. наступні два знака (ХХ) - це номер структурної одиниці. Їх може бути до 99. Коли структурних одиниць більше 100, то у коді потрібно передбачити три знака;

3. останні два знака (ХХ) – це код елементів або статей витрат.

Наприклад, код статті витрат з прямої оплати праці – 10; загальної оплати праці – 11. Прямі витрати на оплату праці робітників роздрібного підприємства №1 будуть кодуватися так – 930.01.10., загальні витрати на оплату праці розподіляються наприкінці місяця згідно вибраного критерію по підприємствам – 930.01.11, 930.02.11 і т. д.

Номенклатуру видів і статей витрат, як було відмічено раніше, підприємство визначає самостійно, виходячи з особливостей своєї діяльності.

На протязі місяця загальні витрати обліковуються тільки за відповідними статтями, а замість номера підприємства до їх розподілу кодуються два нулі (930.00.11, 930.00.21 і т. ін.)

Підприємство само вирішує, як відносити загальні витрати на окремі структурні одиниці:

а) у межах сум, що передбачені кошторисом структурних підрозділів;

б) фактичні суми всіх загальних витрат.

Перший метод здається доцільнішим, тому що він сприяє (усилює) відповідальність адміністрації за зроблені витрати.

У першому випадку відхилення від кошторису (перевитрата або економія) між структурними одиницями не розподіляються, а відносяться на фінансовий результат адміністративно-управлінського персоналу. В іншому випадку необґрунтовано будуть завищені адміністративно-управлінські витрати і витрати на збут, що може привести до загального зниження рентабельності структурних одиниць і всієї організації.

Організуючі облік доходів і витрат необхідно передбачити облікові регістри для накопичення відповідної інформації:

1. Відомість доходів (витрат) у розрізі структурних одиниць;

2. Відомість прямих доходів (витрат) у розрізі структурних одиниць організації;

3. Відомість загальних доходів (витрат) з встановленою номенклатурою статей (видів), що повинні бути розподілені;

4. Відомість витрат структурних одиниць з урахуванням розподілу загальних витрат;

5. Звіт про основні показники фінансово-господарської діяльності структурних одиниць.

При відповідній комп’ютерній програмі всі ці відомості можуть бути видані “на екран” або на папері в автоматичному режимі у необхідній кількості примірників. Слід відмітити, що підсумкові дані аналітичного обліку доходів і витрат повинні відповідати даним синтетичного обліку.