Взаимосвязь внутренних элементов системы и факторов внешней среды

Организация как открытая система может выжить только во взаимосвязи с внешней средой. Под внешней средой понимают факторы, способствующие функционированию, выживанию и эффективности организации. Различают среду прямого воздействия и среду косвенного воздействия. К среде прямого воздействия относятся поставщики, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования, потребители и конкуренты. К среде косвенного воздействия - состояние экономики, научно-технический прогресс, социально-культурные и политические изменения, групповые интересы и события в других странах, касающихся организации.

В основе построения организации лежат предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального или этического характера. Организация должна создаваться так, чтобы она нормально функционировала, все ее члены должны вносить вклад в общую работу и эффективно помогать работникам достигать поставленных целей в настоящем и будущем. В этом смысле действующая организация не может быть статичной.

Ключевые факторы успеха организации находятся в двух сферах: во внешней (из которой она получает все виды ресурсов, включая информацию, т.е. знание) и внутренней (сильные и слабые стороны которой создают те или иные предпосылки для превращения ресурсов в продукцию и услуги).

Внешняя среда характеризуется совокупностью переменных, которые находятся за пределами предприятия и не являются сферой непосредственного влияния со стороны его менеджмента.

Внешняя среда характеризуется сложностью, подвижностью и неопределенностью, оно диктует стратегию организаций.

Внутренняя среда каждой организации формируется под воздействием переменных, которые осуществляют непосредственное влияние на процесс функционирования.

Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри организации, постоянно находится в поле зрения менеджеров: цели, структура организации, ее задачи, технология и люди.

Поскольку внутренние переменные состоят из социального (люди) и технического компонентов, то их называют внутренними социо подсистемами требует одинакового внимания как к социальным, так и к техническим вопросам организации. Отдача возможна только в их взаимодействии.

Открытые добиваются примирения двух, часто конфликтующих, курсов действий: 1 - внешняя интеграция, 2 - внутренняя дифференциация. И то, и другое необходимо для выживания организации.

Для организации характерен циклический характер функционирования. Выходная продукция системы обеспечивает средства для нового инвестирования, что позволяет повторять цикл. В частности, открытая система характеризуется негативной энтропией, т.е. она может реконструировать сам себя, поддержать свою структуру, избежать ликвидации и даже вырасти, потому что имеет возможность получать энергию извне в большей степени, чем отдает сам.

Системная методология в менеджменте

Системный подход рассматривает организацию как сложный комплекс взаимосвязанных и взаимодействующих переменных. Члены организации являются переменными величинами в системе.

Сущность системного подхода заключается в исследовании наиболее общих форм организации, и предполагает прежде всего изучение системы как целого, взаимодействия между частями, исследование процессов, связывающих части системы с ее целями. Основными частями организационных систем оказываются индивидуумы, формальные структуры, неформальные факторы, группы, групповые отношения, типы статусов и ролей в группах.

Системная методология является наиболее благоустроенной, надежной основой для управления сложными сферами взаимосвязанной деятельности, позволяя открывать и анализировать составляющие системы компоненты и последовательно сочетать их друг с другом. При системном подходе к исследованию организационных систем исходят из того, что любая организация является системой, каждый из элементов которой имеет свои определенные и ограниченные цели.

Наиболее широкая трактовка методологии системного подхода принадлежит профессору Людвигу Берталанфи, выдвинул еще в 1937 г. идею «общей теории систем".

Предмет "общей теории систем" Берталанфи определяет как формирование и фиксацию общих принципов, которые действительны для систем вообще.

Теоретические проблемы системного анализа в наиболее общем виде делятся на три класса: хорошо структурированные, неструктурированные и слабоструктурированные.

Системный анализ провозглашается инструментом, обеспечивающим научный подход к оптимальному решению задач в интересах достижения наибольшего эффекта.

Выдающимся представителем системного подхода в США является Стэнфорд Л. Оптнера.

Рассматривая концепции системного подхода применительно к управлению и планированию деятельности фирм, Оптнера разъясняет суть системного подхода как решения комплексных проблем совместными усилиями нескольких групп экспертов, представляющих различные дисциплины. В системном подходе используется также все, что наука почерпнула из лабораторных экспериментов.

Системный подход, как подчеркивает Оптнера, должен начинаться с детального описания состояния исследуемой системы, а также всех сопутствующих системе процессов и взаимосвязей. Подробное описание системы позволит сделать вывод о том, возможно ли решение проблемы в условиях существующей системы.

Опыт обработки данных в современных организациях показывает, что действенность даже самых удачных системных разработок зависит от того, кто работает с ними, а также от того, насколько хорошо складываются контакты разработчиков систем с теми, кто занимается планированием в этих организациях.

Подход Боулдинг к формулировке основных концепций общей теории систем характерен тем, что он, во-первых, начинает с вычленением явлений, которые имеют достаточно общий характер и составляют предмет исследования многих научных дисциплин, и, во-вторых, группирует их в зависимости от степени сложности. К факторам, которые имеют общее значение, он относит: индивидуумов, поведение каждого индивидуума, рост, информацию и т.д..

Установив элементы и категории каждой системы, Боулдинг выделяет далее восемь иерархических уровней систем: статические системы, простые динамические системы, простые кибернетические системы, открытые, или самонастраивающуюся, системы, жизнь растений, царство животных, человек как система, обладающая способностью к самопознанию, социальная организация.