7.6. Методи доставки запасних частин споживачам
Можливі методи доставки ЗЧ від постачальника до СТО:
Самовивіз – тобто це коли клієнт сам забирає товар від постачальника незалежно від об’єму цього товару.
Планова доставка – така доставка зазвичай відбувається на СТО з великими складськими приміщеннями. Під нею розуміється доставка топових позицій, яка коректується відповідно до потреб.
Експрес доставка – під такою доставкою розуміють доставка від дверей до дверей, у максимально можливий короткий термін. Така доставка відбувається на СТО, де “горить” замовлення, або клієнт вимагає швидкого сервісу. Такі замовлення зазвичай мають невеликий об’єм.
Зрозуміло, що від потужності СТО залежить її купівельна спроможність ЗЧ, а від цього і напрацьовані канали постачань.
[7/7/ http://logistic-info.org.ua/upravlenie-zapasami.html ] 7.7. Системи управління виробничими запасами Системи управління запасами призначена для підтримка розмірів виробничих запасів на рівні, який забезпечує безперебійне виконання замовлень автосервісу та попит сторонніх роздрібних покупців на запасні частини. Система управління запасами - сукупність правил і показників, які визначають момент часу й обсяг закупівлі продукції для поповнення запасів. [7/7/] До параметрів системи управління запасами відносяться: - точка замовлення - мінімальний (контрольний) рівень запасів запасних частин, за умови досягнення якого необхідно їх поповнення; - нормативний рівень запасів - розрахункова величина запасів, яка досягається при черговій поставці; - обсяг окремої поставки; - частота здійснення поставок - тривалість інтервалу між двома можливими поставками продукції, тобто періодичність поповнення запасів продукції; - поповнювані кількість запасних частин, при якому досягається мінімум витрат на зберігання запасу. [7/7/] Можна виділити такі системи управління запасами: - Система з фіксованим розміром замовлення; - Система з фіксованою періодичністю замовлення; - Система з встановленою періодичністю поповнення запасів до встановленого рівня; - Система «максимум-мінімум».
- Система «Точно в срок» Для ситуації, коли відсутні відхилення від запланованих показників і запаси споживаються рівномірно, у теорії управління запасами розроблено дві основні системи управління запасами: система управління запасами з фіксованим розміром замовлення і система управління запасами з фіксованою періодичністю замовлення. Інші системи управління запасами (система з встановленою періодичністю поповнення запасів до встановленого рівня і система «максимум-мінімум»), власного кажучи, є модифікацією цих двох систем. [7/7/] Система з фіксованим розміром замовлення. У даній системі розмір замовлення на поповнення запасу є постійною величиною. Замовлення на поставку продукції здійснюється за умови зменшення наявного на складах запасу до встановленого мінімального критичного рівня, який називають «точкою замовлення». У процесі формування даної технологічної системи інтервали поставок можуть бути різними залежно від інтенсивності витрат (споживання) матеріальних ресурсів Регулюючими параметрами даної системи виступають розмір замовлення і «точка замовлення». Для визначення «точки замовлення» потрібно постійно контролювати залишки запасів на складі. За умови досягнення запасом нижньої критичної межі та організації чергового замовлення на постачання необхідних матеріальних ресурсів рівень запасів на момент організації замовлення повинен бути достатнім для безперебійної роботи . При цьому страховий запас повинен залишитися недоторканним. В деяких випадках використовують плаваючу «точку замовлення». Вона не фіксується заздалегідь, а момент подачі замовлення визначається з урахуванням виконання постачальником своїх зобов'язань або з урахуванням коливань попиту. Мінімальний розмір запасу в розглянутій системі залежить від інтенсивності витрат (споживання) матеріальних ресурсів у проміжку часу між подачею замовлення і надходженням партії на склад. Умовно припускається, що даний інтервал часу в заготівельному періоді є постійним. [7/7/] Система з фіксованим розміром замовлення іноді ще називається «двобункерною», оскільки в даному випадку передбачається, що запас зберігатися нібито в бункерах. З першого бункера матеріальні ресурси витрачаються з моменту надходження чергової партії до моменту подачі замовлення, а з другого бункера - у період між подачею замовлення і його виконанням, тобто до моменту поставки. Таким чином, дана система контролю передбачає захист підприємства від утворення дефіциту. На практиці система управління запасами з фіксованим розміром замовлення використовується переважного в таких випадках: - Великі втрати внаслідок відсутності запасу; - Високі витрати на зберігання запасів; - Висока вартість товару, що замовляється; - Високий ступінь невизначеності попиту; - Наявність знижки з ціни залежно від кількості товару, що замовляється; - Накладення постачальником обмеження на мінімальний розмір партії поставки. Істотним недоліком цієї системи є те, що вона передбачає безперервний облік залишків матеріальних ресурсів на складах, з тим, щоб не пропустити момент досягнення «точки замовлення». При наявності широкої номенклатури матеріалів (або асортименту - для торгового підприємства) необхідною умовою застосування даної системи є використання технології автоматизованої ідентифікації штрихових кодів.
Система з фіксованою періодичністю замовлення. У системі з фіксованою періодичністю замовлення його роблять в строго певні моменти часу, які віддалені один від одного на рівні інтервали, наприклад, 1 раз на місяць, 1 раз на тиждень, 1 раз в 14 днів і т.п., а розмір запасу регулюється шляхом зміни обсягу партії. В кінці кожного періоду перевіряється рівень запасів і, на підставі цього, визначається розмір партії постачання. Таким чином, у системі з фіксованою періодичністю замовлення змінюється розмір замовлення (обсяг партії), який залежить від рівня витрат (споживання) матеріальних ресурсів у попередньому періоді. Величина замовлення визначається як різниця між фіксованим максимальним рівнем, до якого відбувається поповнення запасу, і фактичним його обсягом у момент замовлення. Регулюючими параметрами даної системи є максимальний розмір запасу і фіксований період замовлення, тобто інтервал між двома замовленнями або черговими надходженнями партій. Перевагою даної системи є відсутність необхідності вести систематичний облік запасів на складах. Недолік же полягає в необхідності робити замовлення іноді на незначну кількість матеріальних ресурсів, а за умови прискорення інтенсивності споживання матеріалів (наприклад, через зростання попиту на готову продукцію) виникає небезпека використання запасу до настання моменту чергового замовлення, тобто виникнення дефіциту. Таким чином, система управління запасами з фіксованою періодичністю замовлення застосовується в таких випадках: - Умови поставок дозволяють змінювати розмір замовлення; - Витрати на замовлення і доставку порівняно невеликі; - Витрати від можливого дефіциту порівняно невеликі. На практиці за даною системою можна замовляти один із багатьох товарів в одного і того ж постачальника, товари, на які рівень попиту відносно стабільний, малоцінні товари і т.д. Розглянуті вище основні системи управління запасами ґрунтуються на фіксації одного з двох можливих параметрів - розміру замовлення або інтервалу часу між замовленнями. При відсутності відхилень від запланованих показників та рівномірного споживання запасів, для яких розроблені основні системи, такий підхід є цілком достатнім. Однак на практиці частіше зустрічаються інші, більш складні ситуації. Зокрема, при зазначених коливаннях попиту основні системи управління запасами не можуть забезпечити безперебійне постачання без значного завищення обсягу запасів. При наявності систематичних збоїв у постачанні та споживанні основні системи управління запасами стають неефективними. Система з двома контрольними рівнями запасів і фіксованою періодичністю замовлення. – система, в якій рівень запасів регулюється як зверху, так і знизу. Встановлюється верхній (максимальний) рівень запасу і нижній – «точка замовлення». . Якщо запас знижується зо «точки замовлення» раніше встановленого періоду поставки, то можливо розміщення позачергового замовлення. В інших випадках система розглядається, як система з фіксованою періодичністю замовлень. В цій системі вихідним параметром є період часу між замовленнями. На відміну від основної системи, вона орієнтована на роботу в умовах значних коливань споживання. Розглянута система містить елемент системи з фіксованим інтервалом часу між замовленнями (встановлену періодичність замовлення) і елемент системи з фіксованим розміром замовлення (відстеження граничного рівня запасів, тобто «точки замовлення»). Таким чином, рівень матеріального запасу регулюється як зверху, так і знизу. Якщо не треба робити позачергове замовлення, дана система функціонує як система з фіксованою періодичністю замовлення. Відмінною рисою системи є те, що замовлення поділяються на дві категорії: планові і додаткові. Планові замовлення роблять через задані інтервали часу. Можливі додаткові замовлення, якщо наявність запасів на складі досягає граничного рівня. Очевидно, що необхідність додаткових замовлень може з'явитися тільки за умови відхилення темпів споживання від запланованих. Як і в системі з фіксованим інтервалом часу між замовленнями, розрахунок розміру замовлення ґрунтується на прогнозованому рівні споживання до моменту надходження замовлення на склад підприємства. Перевагою даної системи є повне виключення дефіциту матеріальних ресурсів для потреб виробництва. Однак при цьому потрібні додаткові витрати на організацію постійного спостереження за станом величини запасів.
Система з двома контрольними рівнями запасів без фіксованої періодичності замовлення. (система «мінімум-максимум») Заказ робиться у випадку, коли рівень запасу досяг «точки замовлення». Період замовлення та його розмір не фіксуються. Система «мінімум-максимум» орієнтована на ситуацію, коли витрати на облік запасів і витрати на оформлення замовлення настільки значні, що стають порівнянними з витратами від дефіциту запасів. Тому в даній системі замовлення виникають не через задані інтервали часу, а тільки за умови, що запаси на складі в цей момент виявилися рівними або менше, ніж встановлений мінімальний рівень. У разі видачі замовлення його розмір розраховується так, щоб система постачання поповнила запаси до максимального рівня. Таким чином, дана система працює лише з двома рівнями запасів - мінімальним і максимальним, чим і обумовлено її назву.
Система « точно в строк» (Just in Time, JIT) – товари зумовлюються на довгий період з фіксованою кількістю в партії і фіксованим терміном (графіком) доставки. Наприклад, в хлібний магазин щодня завозиться певна кількість хліба за встановленим графіком, який не може бути порушеним. [Волгин] Крім перерахованих систем управління запасами в практичній діяльності вітчизняних підприємств часто використовується так звана
Система оперативного управління. При використанні цієї системи через певні проміжки часу приймається оперативне рішення; «замовляти» або «не замовляти», і якщо замовляти, то яку кількість одиниць товару. Для автосервісу, і, перш за все, незалежного, оперативна система управління є чи не найбільш поширеною з того приводу, що малі СТО або не мають складів і тому не мають запасів, чи мають склади та зберігають на них дуже обмежену номенклатуру, яка не покриває потреби в замовленнях одного дня та номенклатура яких дуже обмежена. У зв’язку з цим потреба в системі оперативного управління запасами необхідна, у деяких випадках, в 50% випадків, а інколи і в 100%.
ABC-аналіз
Сутність аналізу АВС полягає в тому, що вся номенклатура запасних частин розділяється на групи по обсягу продажу за період в вартості. Зазвичай виділяють три ступені ранжирування номенклатурних позицій: на класи A, B і C. Сутність цього аналізу полягає в тому, що виробляється класифікація всіх номенклатурних позицій, дані про запаси яких підтримуються за ознакою відносної важливості цих позицій, і для кожної виділеної категорії формуються свої методики управління запасами. Можна сказати також, що для різних категорій номенклатурних позицій встановлюються різні рівні контролю за їх запасами. [7/7/]
ABC-аналіз базується на принципі Парето (Вільфредо Парето, XIX століття), який сформулював правило, суть якого зводиться до наступного: контроль щодо невеликої кількості елементів дозволяє контролювати ситуацію в цілому. Часто ще сформульоване Парето правило іменують правилом 80/20, що можна тлумачити так: надійний контроль 20% номенклатурних позицій дозволяє на 80% контролювати систему (тобто запаси в нашому випадку).
Виділяють наступні фактори, які можуть впливати на присвоєння запасам номенклатурної позиції тієї чи іншої категорії контролю:
1. Обсяг споживання номенклатурних позицій у вартісному вираженні.
2. Ціна одиниці номенклатурної позиції.
3. Дефіцитність номенклатурної позиції.
4. Доступність номенклатурної позиції.
5. Тривалість циклу для номенклатурної позиції.
6. Вимоги до зберігання номенклатурної позиції (спеціальні вимоги до температурного режиму, вологості і т. п.).
7. Ризик крадіжки.
8. Термін зберігання.
9. Втрати у виробника послуг внаслідок відсутності номенклатурної позиції на складі в необхідний момент часу.
10. Ступінь стабільності конструкцій виробів, в яких застосовується номенклатурна позиція.
11. Інше.
Після присвоєння кожної номенклатурної позиції певного класу до кожного з класів застосовуються свої правила контролю запасів. Для номенклатурних позицій класу A рекомендуються такі правила.
1. Часта оцінка прогнозу і методу прогнозування. Будь який прогноз несе деяку помилку. Чим дорожче і дефіцитні номенклатурна позиція, тим дорожче обходяться ці помилки. Як наслідок, дане правило означає уважне ставлення до методів побудови прогнозів потреби в номенклатурних позиціях, моніторинг точності реалізації вже побудованих прогнозів.
2. Частий, наприклад щомісячний, циклічний підрахунок запасів з жорсткими допусками. Неприпустимо будь яке істотне відхилення даних про запаси, зафіксованих в інформаційній системі, від даних відповідно до проведеного підрахунку (який можна назвати ще поточною інвентаризацією). Кожне відхилення, що перевищує встановлений жорсткий допуск, має розслідуватися на предмет з'ясування його причин. При цьому необхідно відзначити, що має сенс проводити і традиційну повну інвентаризацію раз на рік або раз на півроку.
3. Щоденне оновлення даних в базі даних. Тобто для таких номенклатурних позицій необхідне використання системи з безперервним оновленням даних про запаси.
4. Часте врахування вимог попиту, розмірів партій, страхового запасу, зазвичай є потрібним у випадку відносно невеликі розміри замовлень (партій). Необхідно ретельне відстеження всіх параметрів планування, виявлення реальних потреб в номенклатурних позиціях. Прагнення до невеликих розмірах партій може бути продиктовано можливістю зниження як прямих, так і прихованих витрат, пов'язаних із зберіганням виробів в запасах.
5. Ретельне відстеження і скорочення тривалості циклу. Чим коротше тривалість циклу, тим нижче потреба в оборотних коштах. І так як основну частку потреби формують запаси номенклатурних позицій класу A (принаймні в частині оборотних коштів у запасах незавершеного виробництва і готової продукції), то управління тривалістю циклу для них окупається сторицею.
Для номенклатурних позицій класу B застосовуються ті ж заходи, що і для номенклатурних позицій класу A, але рідше і з більшими, але прийнятними допусками.
Для номенклатурних позицій класу C сформульовані такі правила.
1. Основне правило: вироби повинні бути в наявності. Буде прикро отримати зрив виконання плану збуту або, що ще не приємніше, виробничого плану (бо дефіцит позицій класу C може зірвати плани збуту і по позиціях класу A, в які ці вироби класу С входять як компонент) через брак дешевих номенклатурних позицій, зберігання запасів яких, нехай навіть перевищують об'єм звичайних потреб підприємства, не тягне за собою скільки-небудь істотного зростання витрат зберігання і потреби в оборотних коштах. Можна ще висловитися так: запасів виробів класу C може бути більше, ніж потрібно, але не повинно бути менше, ніж необхідно.
2. Проста фіксація даних або взагалі відсутність фіксації даних в базі даних; можливе використання для контролю обсягу запасів процедури періодичного огляду
3. Великі розміри партій (замовлень) і великий страховий запас. Великі партії не тягнуть за собою істотних витрат, пов'язаних із зберіганням запасів номенклатурних позицій класу C, тому має сенс економити переважно на підготовчих витратах, замовляючи багато.
4. Зберігання на територіях, оперативно доступних для персоналу, що використовує ці номенклатурні позиції у виробничому процесі. Це спрощує процедуру відпуску запасів у виробництво і усуває зайву бюрократичну паперову роботу, також тягне за собою певні витрати.
5. Нечастий (рідкісний) підрахунок запасів (раз на рік або на півроку) з великими прийнятними допусками (аж до, наприклад, зважування замість підрахунку).
Розглянемо простий приклад проведення ABC-класифікації номенклатурних позицій за критерієм обсягу споживання у вартісному вираженні. [7/7/] Нехай є десять номенклатурних позицій, відомий обсяг їх споживання в натуральному та вартісному вираженні за певний плановий період (скажімо, рік). Дані про ці номенклатурні позиції наведені в таблиці 7.1.
Таблиці 7.1. Вихідні дані для проведення ABC-аналізу
Номенклатурна позиція |
Ціна за одиницю
|
Обсяг продажу за рік |
Обсяг продажу за рік в вартості |
Процент до ітогу |
1 |
0,05 |
50 000 |
2500 |
34,3% |
2 |
0,11 |
2 000 |
220 |
3,0% |
3 |
0,16 |
400 |
64 |
0,9% |
4 |
0,08 |
700 |
56 |
0,8% |
5 |
0.07 |
4 800 |
336 |
4,6% |
6 |
0.15 |
1 300 |
195 |
2,7% |
7 |
0,2 |
17 000 |
3400 |
46,7% |
8 |
0,04 |
300 |
12 |
0,2% |
9 |
0.09 |
5 000 |
450 |
6,2% |
10 |
0.12 |
400 |
48 |
0,7% |
Всього |
|
|
7281 |
100,% |
Проводиться ранжування номенклатурних позицій за прийнятими критеріями (у прикладі - за обсягом використання в вартісному вираженні), яке наведене в таблиці 7.2 після чого номенклатурним позиціям відповідно до заданого розподілом присвоюються класи відносної важливості, що для розглянутого прикладу також відображено в таблиці 7.2
Графічно ABC-класифікацію можна проілюструвати за допомогою рис. 7.3, де по осі абсцис відображено наростання номенклатурних позицій після ранжирування, а по осі ординат наростаючим підсумком показана частості (у відсотковому вираженні), якій ці позиції мають в загальному обсязі.
Таблиця 7.2. ABC-класифікація номенклатурних позицій
-
Номенклатурная позиция
Объем продажуза
рік в вартості
Процент від
ітогу
Процент накопичувальним
ітогом
Класификація
7
3400
46,7%
46,7%
A
1
2500
34,3%
81,0%
A
9
450
6,2%
87,2%
B
5
336
4,6%
91,8%
B
2
220
3,0%
94,8%
B
6
195
2,7%
97,5%
B
3 64
0,9%
98,4%
C
4
56
0,8%
99,2%
C
10
48
0,7%
99,8%
C
8
12
0,2%
100%
C
Итого
7281
100,%
-
Класифі
кація
Номенклатурна позиция
Процент від
номенклатури
Процент від продажу
в вартості
A
7,1
20%
81,0%
B
9,5,2,6
40%
17,5%
C
3,4,10,8
40%
2,5%
База даних про запаси
Для планування виробництва і закупівель та для управління запасами критично важливо володіти повною і достовірною базою даних про запаси. Розглянемо основні дані про запаси, які необхідні.
Під запасами будемо розуміти запаси всіх номенклатурних позицій: матеріалів, напівфабрикатів, деталей, готової продукції, і т. д.
Є два види даних про запаси :
Нормативно-довідкові дані, які встановлюють загальні правила маніпулювання запасами тієї чи іншої номенклатурної позиції.
Рис. 7.3. Графік наростання сукупної частості номенклатурних позицій
в загальному обсязі вартісного споживання
2. Оперативні дані про запаси, що відображають їх поточний стан, що включають дані про поточні складські запаси і дані про відкриті і підтверджених замовленнях на виробництво і закупівлю.
Взагалі запаси варто розділити на дві великі категорії, а саме:
1). запаси номенклатурних позицій, що розташовуються на деяких відомих місцях зберігання (складських площах, прямо в цеху);
2) запаси виробів, що знаходяться в процесі перетворення з одних номенклатурних позицій в інші (тобто перебувають у стані незавершеного виробництва) або перебувають у дорозі від постачальника до підприємства.
Перша категорія запасів описується за допомогою модуля «Управління запасами», а друга - або через модуль «Управління відкритими виробничими замовленнями» (для відкритих виробничих замовлень), або через модуль «Закупівлі» (для відкритих замовлень на закупівлю). З точки зору розрахунку потреби в матеріалах і компонентах перша категорія запасів відображається під назвою «Запаси в наявності» (Quantity on hand), а друга - під назвою «Заплановані надходження» (Scheduled receipts).
Дані про наявні складські запаси включають в себе такі основні реквізити:
• місце зберігання запасу (stock location). Місця зберігання запасів можуть бути різних видів (див. нижче), по деяких з них можуть бути накладені певні обмеження: скажімо, може бути дозволено зберігання запасів тільки однієї номенклатурної позиції, або ж сформовано правило зберігання на кожному окремому місці зберігання лише однієї партії однієї номенклатурної позиції. Конкретна реалізація цих можливостей визначається використанням тієї чи іншої інформаційної системи, а також необхідністю такого роду контрольних механізмів для конкретного підприємства;
• кількість (quantity on hand) всього наявного запасу, яке ділиться на такі категорії:
- Доступно (available), виходить відніманням із загального наявної кількості зарезервованих та непридатних запасів, необхідно для оцінки кількості одиниць номенклатурної позиції, які можуть бути використані для відпустки в виробництво чи для відвантаження замовнику. Дані цифри необхідні при резервуванні складських запасів під небудь виробниче замовлення або замовлення на продаж;
- Зарезервовано (allocated або committed), тобто призначене для використання у відкритих замовленнях, які заплановані до запуску. MRP-системи зазвичай мають можливість вказівки кількості днів, на які проводиться резервування запасів. Якщо протягом цього терміну запаси виявилися незатребуваними, резервування з них знімається і вони стають доступні для інших замовлень;
- <Заморожено> (on hold), тобто не може бути використане негайно (необхідна перевірка якості, додаткова інформація від постачальника і т. д.);
- Непридатне (nonusable), тобто це забраковані або застарілі вироби;
• номер партії / серійний номер (Lot or Serial number), якщо для даної номенклатурної позиції використовується цей спосіб контролю запасів;
• вартість одиниці виміру (Unit cost). Цей параметр необхідний для оцінки вартості запасів на підприємстві.
Дані про відкриті замовленнях включають такі основні реквізити:
• номер замовлення;
• розмір замовлення;
• очікувана дата виконання замовлення;
• інші дати в замовленні (дата формування замовлення, дата запуску замовлення, обіцяна дата виконання та ін);
• постачальник / робітник центр;
• відповідальний за виконання замовлення працівник підприємства;
• місце зберігання для продукції, яка буде отримана як результат виконання замовлення. Воно визначається як місце зберігання за замовчуванням, однак ніщо не заважає розмістити запаси на іншому місці зберігання, якщо немає ніяких встановлених додатково обмежень (наприклад, за даними номенклатурними позиціями можуть бути закріплені тільки цілком певні місця зберігання).