2.Функции и должностные обязанности.

На инспектора по контролю за исполнением поручений возлагаются следующие функции:

2.1.Обеспечение контроля исполнения документов и поручений директора в соответствии с установленным в БТС порядком.

2.2.Работа с корреспонденцией, в т.ч. по электронной почте.

2.3.Иные функции, вытекающие из трудового договора.

Инспектор обязан:

Для реализации функции 2.1.

2.2.1.Осуществлять прием, регистрацию, подготовку к рассмотрению поступающей в БТС корреспонденции в соответствии с приказом о распределении обязанностей между директором, главным инженером и заместителями директора, распределить по назначению документы, не подлежащие регистрации.

2.2.2.Ежедневно принимать корреспонденцию, поступающую в БТС, в т.ч. по электронной почте.

2.2.3.Своевременно направлять поступившую корреспонденцию в структурные подразделения филиала (по ячейкам, электронной почте).

2.2.4.Принимать и регистрировать в журнале документы и издания с ограничительным грифом «Для служебного пользования».

2.2.5.Передавать под роспись в журнале ответственным исполнениям документы и издания с ограничительным грифом «Для служебного пользования».

2.2.6.При получении документов, требующих срочного исполнения (со сроком исполнения в тот же день, в течение 1-2 дня), передавать документы по электронной почте непосредственно исполнителям и информировать об этом ведущего специалиста ГДиКИ.

2.2.7.Своевременно регистрировать в автоматизированной системе делопроизводства (АСД) «Белэнерго» и обрабатывать отправляемую корреспонденцию, обеспечивать ее доставку по назначению;

2.2.7.1.Контролировать оформление подписанных документов, поступающих для регистрации от подразделений:

- правильность адресата, наличие индексов, номера телефонов и фамилии исполнителя;

- оформлениев соответствии с законодательными и локальными нормативно-правовыми актами предприятия;

- наличие всех приложений, указанных в тексте;

- соответствие количества листов, экземпляров;

2.2.7.2.Своевременно регистрировать в АСД «Белэнерго» подписанные документы;

2.2.7.3.своевременно проводить обработку отправляемой корреспонденции (конвертирование, оформление заказных писем и писем с уведомлением);

2.2.7.4.своевременно и качественно отправлять корреспонденцию электронной почтой и посредством системы распределенного документооборота (РДО);

2.2.7.5.своевременно оформлять на почте отправку заказных писем и писем с уведомле­нием;

2.2.7.6.вести учет отправляемой корреспонденции.

2.2.8.Возвращать неправильно оформленные документы исполнителям для исправления.

2.2.9.Осуществлять поиск документов, поступивших в БТС, на основании запроса долж­ностных лиц филиала и корреспондентов БТС.

2.2.10.Предоставлять должностным лицам филиала, корреспондентам БТС информацию о ходе рассмотрения документов руководством филиала и принятых решениях.

2.2.11.Вести книги регистрации приказов по установленной форме. Первые экземпляры приказов формировать и подшивать для хранения вместе с приложениями, указанными в приказе.

2.2.12.Осуществлять доведение приказов до исполнителей в соответствии с перечнем рассылки, составленным исполнителем приказа.

2.2.13.Обеспечивать сохранность печатей и штампов, а также их использование строго по назначению.

2.2.14.Осуществлять размножение документов ГДиКИ на копировально-множительной технике, расположенной в АБК-3.

Для реализации функции 2.3:

2.3.1.Заключать письменный договор о индивидуальной материальной ответственности после ознакомления у ведущего юрисконсульта с действующим законодательством о своей материальной ответственности за ущерб, причиненный филиалу.

2.3.2.Выполнять в полном объеме условия договора о индивидуальной материальной ответственности и условия локальных нормативных правовых документов РУП «Могилевэнерго».

2.3.3.Готовить материалы по запросам вышестоящих организаций.

2.3.4.Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

2.3.5.Принимать меры по внедрению в филиале достижений науки и передового опыта по курируемым функциям.

2.3.6.Обеспечивать достоверность и своевременное представление требуемой отчетно­сти и информации в соответствующие адреса.

2.3.7.При рассмотрении, составлении, подписании, визировании любых документов, осуществлять контроль за заполнением граф цифровой, словесной информацией или прочерками, не дающими возможность после их подписания заполнить пустые графы.

2.3.8.При визировании или подписании документов в обязательном порядке указывать свои Ф.И.О., дату подписания (визирования), а также подписывать (визировать) только те документы, на подписание (визирование) которых имеет полномочия.

2.3.9.Представлять информацию или объяснения по требованию работников контроль­но-ревизионного отдела, при реализации ими прав, предоставленных локальными нор­мативными правовыми актами предприятия.

2.3.10.Сохранять в тайне сведения, разглашение которых может нанести ущерб пред­приятию и филиалу или моральный вред его работникам.

2.3.11.Выполнять письменные и устные распоряжения, поручения директора, главного инженера и их заместителей в соответствии с представленными ему полномочиями, уве­домив об этом ведущего специалиста ГДиКИ.

2.3.12.Использовать в служебной деятельности справочник терминов и определений, параметров и показателей, действующий на предприятии.

2.3.13.Ежедневно анализировать работу на закрепленном участке, фиксировать замеча­ния, нарушения и упущения на нем. Устранять их своими силами и возможностями. Обо всех нарушениях, которые устранить не удается, докладывать ведущему специалисту ГДиКИ.

2.3.14.Обращаться к ведущему специалисту ГДиКИ за помощью в решении производст­венных вопросов. В случае непринятия мер ведущим специалистом ГДиКИ, в целях обеспечения своевременного решения производственных вопросов для качественного выполнения своих должностных обязанностей, обращаться к директору БТС, уведомив об этом ведущего специалиста ГДиКИ.

При затягивании и отсутствии решения вопросов всеми должностными лицами по иерархии - информировать об этом письменно генерального директора предприятия с указанием сроков, форм и результатов обращения к должностным лицам.

2.3.15.Работать с электронными базами данных предприятия.

2.3.16.Составлять план работы на месяц с включением его в план работы отдела. Отра­жать в плане работ на месяц всю полноту возложенных на него обязанностей. Програм­мировать свою работу по комплексным вопросам, согласовывая программы со всеми ее участниками.

2.3.17.Осуществлять подготовку документов, создаваемых в процессе своей деятельно­сти, в соответствии с требованиями локальных нормативных правовых документов и за­конодательных актов Республики Беларусь.

2.3.18.Соблюдать требования по охране труда и пожарной безопасности.

2.3.19.Соблюдать положение СУ ОТ БТС.

2.3.20.При несчастном случае на производстве принимать меры по предотвращению действия травмирующих факторов на потерпевшего, оказанию ему первой помощи, вы­зову на место происшествия медицинских работников или доставке потерпевшего в ор­ганизацию здравоохранения. О каждом несчастном случае сообщать ведущему специа­листу ГДиКИ и непосредственно руководителю потерпевшего.

2.3.21.Своевременно информировать ведущего специалиста ГДиКИ и инженера по ГО в случае утери или порчи электронного пропуска или ЧИПа для вскрытия и сдачи под ох­рану кабинета, в котором находится рабочее место, и возмещать материальный ущерб, нанесенный филиалу.

2.3.22.Запрещается передача электронного пропуска другим лицам.

2.3.23.Находясь дома и не имея возможности выйти на работу по графику по уважи­тельной причине (болезнь, выполнение гособязанностей и др.), в кратчайший срок извес­тить об этом ведущего специалиста ГДиКИ для решения вопроса по возложению обя­занностей на другого работника.