МІНІСТЕРСТВО ІНФРАСТРУКТУРИ УКРАЇНИ

ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ ЗАЛІЗНИЧНОГО ТРАНСПОРТУ УКРАЇНИ

ЧЕРНІВЕЦЬКИЙ ТРАНСПОРТНИЙ КОЛЕДЖ

Основи підприємницької та управлінської діяльності Методичні рекомендації

До виконання самостійних робіт для студентів' спеціальності 5.07010502 «Технічне обслуговування і ремонт вагонів»

Розробили викладачі:

____ І.А. Остафійчук

____ В.О. Остафійчук

М. Чернівці

201

1

МІНІСТЕРСТВО ІНФРАСТРУКТУРИ УКРАЇНИ

ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ ЗАЛІЗНИЧНОГО ТРАНСПОРТУ УКРАЇНИ

ЧЕРНІВЕЦЬКИЙ ТРАНСПОРТНИЙ КОЛЕДЖ

РОЗГЛЯНУТО ЗАТВЕРДЖЕНО

на засіданні циклової комісії Заступник директора ЧТК

«__»______________20__р. з навчальної роботи

Голова комісії ______ Л.А. Соловйова ______ В.О. Остафійчук

Протокол № _____ «__»_____________20__р.

Основи підприємницької та управлінської діяльності Методичні рекомендації

До виконання самостійних робіт для студентів' спеціальності 5.07010502 «Технічне обслуговування і ремонт вагонів»

Розробили викладачі:

____ І.А. Остафійчук

____ В.О. Остафійчук

М. Чернівці

201

1РОЗДІЛ 1. УПРАВЛІННЯ ПІДПРИЄМСТВОМ І

РЕГУЛЮВАННЯ ЙОГО ДІЯЛЬНОСТІ

Тема 1.1. Механізм управління.

Питання: Механізм освоєння правил ринкових відносин.

Нормативно-правове забезпечення роботи молодшого

спеціаліста як керівника.

Інформаційне забезпечення управління. Основи виробничого,

трудового і матеріального обліку в галузі.

Завдання: опрацювати літературу, законспектувати відповіді на питання.

Після опрацювання даної теми студент

Повинен знати:

• шляхи адаптації систем управління до вимог ринку;

• функції управління маркетингових досліджень та зовнішньоекономічних зв'язків;

• шляхи активізації та підвищення ефективності підприємницької діяльності.

• основні документи, які забезпечують роботу молодшого спеціаліста, їх зміст;

• положення посадової інструкції.

• поняття інформації;

• класи інформації;

• вимоги до інформації;

• ознаки інформації;

• операції з управлінською інформацією.

Повинен вміти:

• складати нову посадову інструкцію майстра;

• інформаційно забезпечувати всі потреби управління процесами, що відбуваються у виробничій сфері.

Література: с. 292-294 [3];

с. 88-90 [2];

с. 195-202 [1].

В кожній організації повинне бути визначено, якою кількістю підлеглих може управляти керівник. Норма керованості — це кількість працівників, які безпосередньо підкоряються даному керівнику. Велика норма керованості може привести до виникнення складних проблем. Іншими словами, якщо у конкретного керівника дуже багато працівників, які йому безпосередньо підлеглі, це приводить до зниження ефективності управління. За словами професорів Кунца і О'Доннела: «Чим більш повним буде офіційне відношення між індивідом і його єдиним начальником, тим менше можливість виникнення конфлікту і тим більше відчуття особистої відповідальності за результат». Проведені зарубіжними фахівцями дослідження свідчать, що на вищих рівнях число підлеглих від чотирьох до восьми, а на більш низьких рівнях — від 8 до 15. Є і така думка — «один розум» може управляти успішно групою від трьох до шести чоловік. У наших вітчизняних фахівців склалася думка, що коли задачу вирішує людина, не оснащена комп'ютером або іншими засобами пере­робки інформації, то норма керованості не повинна перевищувати семи спів­робітників. Причому, семи чоловік — це при умові, коли підлеглі виконують складні різнойменні функції. А якщо це нескладна, однотипна робота, то число підлеглих може досягати двадцяти п'яти. На норму керованості впливають ба­гато чинників, а не тільки кваліфікація персоналу. Значення мають і осо­бистість керівника, і наявність у нього грамотних помічників, і багато що інше

.Розподіл повноважень. Для того, щоб керувати організацією, особливо крупною, і на належному рівні вирішувати її проблеми, необхідно раціонально розподілити управлінські повноваження і відповідальність в рамках структури управління між її окремими ланками — підрозділами і посадами. Все це переслідує мету розвантажити керівництво від другорядних проблем. Оскільки сучасні управлінські структури є багаторівневими, то й розподіл управлінських повноважень і відповідальності здійснюється зверху вниз, від одного рівня до іншого, утворюючи свого роду ієрархічних сходів, «сходинками» яких ці повноваження є. Аналогія з сходами (зсаіа — лат.) дало процесу делегування другу назву — скалярний процес. Масштаби повноважень і відповідальності, концентрованої на тому або іншому рівні управління, визначаються поряд чин­ників. Це — складність, важливість і різноманітність вирішуваних проблеми; чим вони більше, тим більшим повинні бути і повноваження відповідного рів­ня. Зосередження організаційних повноважень на верхніх рівнях системи управління отримало назву централізації, а на нижніх — децентралізація. Централізація дозволяє усилити стратегічну спрямованість управління, забезпечити при необхідності концентрацію ресурсів на головних напрямах діяльності організації. Сьогодні все частіше виникає необхідність в децентралізації процесу управління. Вона дозволяє оперативно розробляти і ухвалювати рішення, у тому числі і за участю безпосередніх виконавців. Крім того, відмова від детальних інструкцій «зверху» дозволяє понизити перевантаження другорядними проблемами і зменшити інформаційні потоки. Проте децентралізація управління супроводиться рядом негативних моментів. В організаціях постійно протікають складні внутрішні процеси, в яких виражається їх функціонування і розвиток. Під розвитком організації розуміється її систематичне планомірне вдосконалення, у тому числі регламентація. Регламентація — це розробка правил і процедур, якими повинні керуватися члени організації в своїй повсякденній діяльності, визначення основних функцій працівників, круга їх посадових обов'язків, нормативів виконання тих або інших операцій. В Україні процеси регламентації відображають наступні основні документи: Положення про організацію або підрозділ; Статут; Штатний розклад; положення про вищіх посадовців, що визначають їхні права, обов'язки і відповідальність, єдиний розпорядок роботи; посадові інструкції (типові і індивідуальні), що містять перелік прав і обов'язків співробітників організації; інструкції, регламентуючі окремі види діяльності. Посадова інструкція є основним документом, що визначає обов'язки, права і відповідальність персоналу. Вона обмежує співробітника у виконанні невластивих функцій, підкреслює систему взаємостосунків між менеджерами і підлеглими їм працівниками. Інструкція упорядковує потоки інформації на підприємстві, містить вимоги до посад і порядку оцінки працівників. Кожний керівник повинен знати, що жоден підлеглий не зможе внести внесок в загальну справу, якщо не виконуватимуться три умови:

1. Підлеглий повинен знати що йому слід робити, маючи ясне уявлення про очікувані кінцеві результати;

2. Підлеглий повинен мати чітке уявлення про об'єми і межі своїх повноважень;

3. Підлеглий повинен розуміти, які його взаємостосунки з колегами, тобто до кого звернутися у разі потреби.

Отже, кожний працівник повинен знати, що йому потрібно робити і що він має право робити. Організація наділює людину повноваженнями. Повно­важення — це право або (і) обов'язок віддавати розпорядження, робити неза­лежні дії. Співробітник не тільки може, але й повинен діяти у відповідній ситу­ації в рамках своїх повноважень.

Посадова інструкція співробітника має наступну структуру:

1. Загальні положення — включають вимоги до осіб, що призначаються на дану посаду (освіта, стаж роботи), містять перелік Положень і документів, якими керується співробітник, що посідає дану посаду, а також визначають, кому він підкоряється;

2. Обов'язки — містять перелік робіт, які виконує даний співробітник, і вимоги до якості;

3. Права — указується, які пропозиції по вдосконаленню роботи, пов'яза­ної з передбаченими даною посадовою інструкцією обов'язками, може вносити співробітник, і якому посадовцю він може докладати про виявлені недоліки в межах своєї компетенції;

4. Відповідальність — підкреслюється, що співробітник, що посідає дану посаду, несе відповідальність за якість і своєчасність виконання покладених на нього обов'язків справжньою посадовою інструкцією.

Посадові інструкції дозволяють забезпечити чітке розмежування обов'яз­ків і прав співробітників, виключити дублювання у виконанні певних трудових функцій, забезпечити взаємозв'язок в роботі співробітників, що посідають різні посади. Основою для розробки посадових інструкцій служать тарифно-кваліфі- каційні характеристики і відповідні положення про підрозділи підприємств. При розробці посадових інструкцій на підприємствах необхідно забезпечити єдиний підхід до їх побудови, формуванню змісту розділів, послідовності викладу. При цьому вони повинні відображати весь круг обов'язків, повнова­жень і відповідальності працівника, мати короткі і чіткі формулювання, бути гнучкими і динамічними. Основою при розробці посадових інструкцій служать тарифно-кваліфікаційні характеристики. Збірки цих документів регулярно пуб­лікує МШС. Нижче наведений приклад такої характеристики.

Управління будь-якою соціально-економічною системою пов'язане з інформаційними процесами. Високоефективна управлінська діяльність може здійснюватися но інакше як на основі бездоганного інформаційного матеріалу (причому сама ця діяльність завершується видаванням нової інформації).

Інформація являє собою зв'язуючу основу процесу управління, оскільки саме вона містить відомості, необхідні для оцінки ситуації та прийняття управлінського рішення. Будь-яке управління передбачає вплив на об'єкт, який здійснюється видаванням управлінських команд, розроблених на основі аналізу наявних інфор­маційних характеристик ситуації. Відсутність інформації лишає керівника можливості свідомих та аргументованих дій, оскільки вона служить вихідним матеріалом для теоретичної та практичної діяльності людини, розкриття механізму перетворення можливості в дійсність.

Не випадково, що в кібернетиці поняття інформації визначається одним з основних. Більш того, з позицій кібернетики управління— це процес сприйняття, перетворення та передавання інформації, а сама кібернетика розглядається як наука про перебіг інформаційних процесів. Тим самим процес управління зводиться до роботи з інформацією, яка використовується для прийняття рішень, необхідних для підтримання системи в стані упорядкованості та реалізації завдань.

Не маючи в кожний певний момент часу інформації про стан системи та її під­систем, про їх взаємозв'язки між собою та навколишнім середовищем, неможливо раціональне функціонування системи, зберегти її цілісність та якісну специфіку. До того ж, відсутність надійної інформації є однією з передумов суб'єктивізму, суто вольових, необгрунтованих рішень та дій, несумісних з науковим управлінням.

Що ж таке інформація? На перший погляд може здатися, що відповідь на це запитання проста і очевидна. В дійсності справа виглядає інакше. Досить зазначити, що досі немає загально визнаного поняття інформації — настільки складним виявилось його визначення.

Н. Вінер називав інформацією «визначення змісту, одержаного із зовнішнього світу в процесі нашого пристосування до нього та пристосування до нього наших відчуттів». Тепер у загальному розумінні інформація — це документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі. При цьому інформація відображає стан та зміни стану певної системи. Різноманітність станів системи, що відображається, породжує різноманітність інформації. У цьому розумінні рух інформації визначає рух системи.

Багато фахівців під інформацією розуміють не будь-які відомості про об'єкт, а лише сприйняті, зрозумілі та оцінені як корисні для вирішення тих чи -інших завдань. З цього розгляду дані, що містяться в різного роду зведених таблицях та інших документах або які перебувають у пам'яті комп'ютера, визначаються інформацією тільки з того моменту, коли вони втягнуті в процес управління системою та починають використовуватися для досягнення її цілей. Іншими словами, інформація — це дані, у яких є споживач, що застосовує їх для активного впливу на систему, її регулювання та розвитку. А до того часу вони розглядаються як дані, що чекають своєї реалізації.

Поняття інформації прийнято пов'язувати з певною системою у тому розумінні, що для її одержання та циркуляції необхідний об'єкт, який є джерелом інформації, та суб'єкт, зацікавлений у ній. Щодо складу інформації, то він визначається не інакше як відповідно до конкретних завдань управління.

За характером, сферами виникнення, призначенням та формами закріплення (фіксації) інформацію, що використовується в управлінні, поділяють на три великих класи.

До першого відносять науково-технічну інформацію. Джерелом її виникнення є результати наукових досліджень учених та фахівців у різноманітних галузях ді­яльності. Ці відомості містяться в науково-технічній літературі, патентах, проектно- конструкторській та технологічній документації.

До другого класу належить власне управлінська інформація, що виникає без­посередньо у процесі управління. Це планова, нормативна та інша інформація, не­обхідна для організації управління підприємством чи організацією. Така інформація міститься в господарських договорах, заявках та замовленнях, різноманітних розпорядчих документах.

Третій клас містить обліково-статистичну інформацію. її джерело— ре­зультати діяльності адміністративно-господарських одиниць. Вона створюється як узагальнення даних про факти та явища, що сталися, відбуваються або можуть відбутися. Фіксується ця інформація у спеціально створених документах (формах), має періодичний характер. Обліково-статистнчна інформація призначена для використання як вихідна для прийняття рішень, оскільки на її основі формується уявлення про фактичний стан виробничо-господарських та соціально-економічних процесів, про досягнуті темпи розвитку галузей діяльності, зростання прибутків та ін.

Серед інших класифікаційних ознак інформації можна виділити змістовну, організаційну, функціональну, рівневу.

Відповідно до змістовної ознаки інформацію класифікують за об'єктами від­ображення (трудові, матеріальні ресурси, засоби виробництва, фінанси), галузями діяльності (торгівля, громадське харчування) та за типами відносин (економічні, соціальні, технічні).

За організаційною ознакою інформацію поділяють на систематизовану, тобто регламентовану за складом показників, адресами, періодичністю, строками передавання, формами подання та несистематизовану.

Відповідно до функціональної ознаки розрізняють інформацію планову, координаційну, облікову, контрольну .та ін.

Рівнева ознака дає змогу виділити спрямованість інформації: командна, що надходить від суб'єкта до об'єкта управління, та повідомна, яка надходить навпаки, а. також горизонтальна, яка забезпечує інформаційний обмін між партнерами одного рангу.

Класифікація інформації важлива як при аналізі існуючого в системі інформаційного обміну, так і при розробці та організації його в системі, що створюється заново. За її допомогою можна виявити дільниці, де є надлишок або недостатньо інформації. Наприклад, в організації управлінського циклу необхідно забезпечити раціональне співвідношення між плановою, координаційною, контрольною та обліковою інформацією. Якщо в системі управління мало уваги приділяється збиранню облікової інформації, органи управління змушені розробляти планову документацію в умовах дефіциту інформації про дійсний стан справ на тих чи інших ділянках об'єкта управління, що негативно впливає на обгрунтованість та ефективність планових рішень.

Інформаційне забезпечення покликане задовольняти всі потреби управління процесами, які відбуваються у будь-якій соціально-економічній системі. Для цього в багаторівневій системі управління для кожного її рівня встановлюють:

• загальну номенклатуру даних, що характеризують якісно та кількісно об'єкти управління;

• періодичність надходження даних, яка відображає динаміку соціально- економічних процесів;

• оперативність обробки даних з метою формування нової інформації, управляючих впливів;

• строки доведення прийнятих рішень до об'єктів управління.

Загальна номенклатура даних, що використовуються в управлінні, може бути подана в розрізі таких їх груп:

• чисельність та професійно-кваліфікаційний склад трудових ресурсів, які реалізують господарсько-фінансові процеси в системі;

• матеріальні ресурси, необхідні для функціонування галузей діяльності;

• стан основних засобів, тобто споруд, механізмів та різноманітного устат­кування, що забезпечують технологічні процеси в галузях діяльності;

• норми та нормативи використання ресурсів для здійснення господарської та виробничої діяльності об'єктів управління;

• стан предметів праці в галузях діяльності (наприклад, у торгівлі — обсяг товарних залишків, реалізація товарів за певний період та ін.).

Зазначені групи даних виражаються в системі конкретних показників. Показник містить кількісну або якісну характеристику об'єкта управління, явища чи процесу, що в них відбуваються. Показник як інформаційна одиниця складається з найменування та кількісного значення. Найменування показника відображає його зміст та встановлює зв'язок із завданнями планування, обліку, контролю, аналізу відповідного об'єкта. Найменування показника, в свою чергу, складається з бази та конкретної частини. База показника відображає його основний зміст, а конкретна частина — реальний стан чи зміни об'єкта, явища чи процесу управління в просторі і часі, а також позначення одиниць їх.

База та конкретна частина показника використовується для здійснення пошуку, вибору та різноманітних групувань соціально-економічппх явищ чи процесів. Зна­чення показника, як правило, підлягає обчислювальній обробці.

Для того щоб інформація виконувала свою роль в управлінні, вона повинна відповідати певним вимогам: точності, чітко визначеній періодичності надходження, своєчасності (оперативності), повноті, корисності, доступності.

Вимога точності інформації означає, що вона повинна достовірно відображати процес функціонування системи. Слова, які використовуються для характеристики показників, повинні мати однозначний зміст і не допускати різних тлумачень. При застосуванні технічних засобів обробки інформації мова вираження показників повинна сприйматися відповідними пристроями та ЕОМ.

Вимога до періодичності надходження інформації полягає в тому, щоб вона своєчасно надходила до споживача — у відповідний структурний підрозділ чи до кон­кретного співробітника. Інформація повинна надходити раніше, ніж зміниться ситуація, яку вона описує, інакше вона втрачає своє значення. Проте для цього щодо постійно циркулюючої інформації повинні бути передбачені такі строки просування її, які дають споживачам час, необхідний для її обробки, осмислення та прийняття рішення. Форма руху інформації та строки надходження її в управляючу систему повинні бути погоджені в часі, з циклом управління та забезпечувати в разі потреби можливість оперативного втручання в діяльність системи. При цьому інформація може оброблятися та переміщатися таким чином: поступово, залежно від над­ходження; з регулярною періодичністю, коли вона спочатку накопичується, а потім обробляється та передається через встановлені інтервали часу; нерегулярними одиницями чи пакетами залежно від накопичення її.

З вимогою періодичності надходження інформації тісно пов'язана вимога своєчасності (оперативності) обробки даних в управляючій системі, від чого залежить оперативність надходження командної інформації до об'єкта управління. Практика свідчить, що нерідко інформація про стан об'єкта управління надходить до уп­равляючої підсистеми своєчасно, але затримується в каналах останньої, внаслідок чого управлінський вплив або несвоєчасний або ж зовсім не здійснюється.

Повнота, або достатність, інформації означає, що кількість інформації повинна бути мінімальною, але достатньою для оцінки ситуації і прийняття рішення на певному рівні управління.

Вимога корисності інформації означає, що в потоці інформаційних повідомлень не повинно бути даних, показників, які непотрібні для вирішення проблем або взагалі для певного щабля чи ланки управління.

Доступність інформації полягає у тому, що інформація повинна подаватися у такому вигляді, який не потребує додаткової переробки та не утруднює процес прийняття рішення.

Розглянуті вимоги за умови додержання їх забезпечують нормальне функціонування системи управління Організацією чи підприємством.

Управлінська інформація зазнає ряду операцій: передавання. Перетворення, обробки, зберігання, оцінки, використання, а в деяких випадках і знищення.

Передавання інформації— це переміщення її якимось каналом зв'язку від джерела до споживача. Основний принцип правильної організації передавання інфор­мації передбачає її проходження по найкоротшому шляху з мінімальними витратами часу та праці. Зворотні переміщення повинні виключатися або обмежуватися, що багато в чому залежить від розміщення структурних, елементів системи управління, окремих робочих місць,

Перетворення інформації передбачає аналітико-синтетичне вивчення її змісту та підготовку нової форми (вторинної) інформації. Його мета — надати інформації вигляду, зручного для подальшого використання.

Обробка інформації— сукупність різних дій, здійснюваних над наявною ін­формацією, які приводять до тої чи іншої зміни її виду або характеру подання.

Зберігання інформації полягає в передаванні її в часі забезпеченням незмінності станів матеріального носія інформації. Для зменшення часу пошуку інформації, що зберігається, доцільно її систематизувати, використовуючи розглянуті класифікаційні ознаки.

Практична та наукова цінність інформації неоднозначна, тому інформацію слід періодично оцінювати для виявлення придатності в майбутньому використанні. При цьому слід враховувати, що зберігання інформації, яка втратила своє значення, пов'язане з недоцільними витратами коштів та ускладнює пошук необхідної інфор­мації. Разом з тим передчасне знищення необхідних даних може негативно позначитись на роботі підприємства чи організації.

Знищенню інформація підлягає в випадках її застаріння чи після багаторазового використання.

Розглянуті операції здійснюються в процесі функціонування інформаційних систем. Під інформаційною системою розуміють сукупність ланок її накопичення, ка­налів пересування, технічних засобів збирання, обробки зберігання інформації та її носіїв.

Значний час основна роль в технологічному процесі інформаційного забез­печення управління належала людині — працівнику апарату управління з його відносно обмеженими потенційними можливостями. В цей час людина функ­ціонувала в межах інформаційної системи управління з ручною обробкою даних.

Наступним кроком розвитку інформаційних систем є створення систем ком­плексної механізації обробки даних. Технічною базою таких систем є настільні елек- тронно-цифрові обчислювальні машини та спеціалізовані технічні засоби обробки окремих видів інформації (наприклад, фактурні машини).

Нині управління потребує переходу до інтегрованих систем обробки даних (ІСОД). ІСОД грунтується на двох важливих методологічних передумовах.

По-перше, її створення передбачає відокремлення творчих процесів розробки управлінських рішень від технічних операцій реалізації інформаційного забезпечення, централізацію виконання їх у спеціальному підрозділі апарату управління. По-друге, організація ІСОД пов'язана з введенням суворо встановленої, науково обгрунтованої технології створення інформаційного забезпечення управління соціально- економічними процесами. Найважливішими відмінностями ІСОД від інших ін­формаційних систем є:

організація єдиного потоку даних між суб'єктом і об'єктом управління;

побудова єдиної централізованої бази умовно-постійних даних, які обслуговують усі підрозділи апарату управління; розробка та впровадження чіткого технологічного

процесу виконання процедур перетворення та зберігання даних, формування проміжних документів;

реалізація технологічного процесу обробки даних спеціалізованим підрозділом апарату управління;

концентрація творчих операцій, пов'язаних із здійсненням аналітичних робіт та прийняттям рішень, у лінійних Та функціональних підрозділах управляючої системи.

Удосконалення процесів накопичення, зберігання, обробки та передавання інформації є запорукою підвищення ефективності управлінської діяльності в цілому.

РОЗДІЛ 1. УПРАВЛІННЯ ПІДПРИЄМСТВОМ І

РЕГУЛЮВАННЯ ЙОГО ДІЯЛЬНОСТІ.