2.6. Общие требования к оформлению и составлению управленческих документов

Цель: освоить правила оформления и составления разных видов служебных документов.

Задания

1. Составить тексты основных организационных и распорядительных документов и оформить их в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003

2. Ознакомиться со структурой составления основных разделов устава предприятия, положения о структурном подразделении (приложения 2, 3).

3. Разработать должностную инструкцию для главного агронома (начальника цеха растениеводства), (приложение 4).

4. Написать приказ по ОАО «Транзит» «Об установлении режима работы при уборке сельскохозяйственных культур» (приложение 5).

Методические рекомендации по выполнению практической работы

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления бланков документов, которые устанавливаются ГОСТ Р 6.30.-2003.

В состав бланка документа реквизиты наносятся типографическим способом на стандартный лист бумаги. В соответствии с ГОСТом применяют два формата стандартных листов:

А4 (297 мм × 210 мм) А5 (147 мм × 210 мм).

Бланки документов в соответствии с ГОСТом должны иметь поля:

верхнее — не менее 20 мм; нижнее — не менее 10 мм;

левое — не менее 20 мм; правое — не менее 20 мм.

При напечатании бланков должны применятся типографические шрифты установленные ГОСТом, установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения. Краски должны быть насыщенного цвета, позволяющие снимать четкие копии документа. Каждая организация имеет следующие виды бланков: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа, кроме письма (приказ и т.д.).

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.

Каждый вид документа имеет свой определенный набор реквизитов.

Документы, функционирующие в сфере управления, называют организационно-распорядительными документами ОРД и применяются при оформлении организационной и распорядительной деятельности аппарата управления.

Организационные документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на то органом.

Основное назначение распорядительных документов — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность предприятия, зависят результаты его работы. ОРД входят в общероссийский классификатор управленческой документации ОКУД. Этот классификатор представляет собой код унифицированной формы и состоит из семи знаков и контрольного числа КЧ. Унифицированная система ОРД имеет код 0200000.

Составление текстов служебных документов во многом определяется видом документа. Вместе с тем выделяются общие требования к текстам документов, такие, как: информативность, точность, лаконичность, объективность, достоверность, стилистическая нейтральность и др.