7.2 Классификация документов
Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать по целому ряду признаков (рисунок 7.3).
Классификация документов |
||
Название |
Характеристика документа |
Пример |
1) По назначению: |
||
распорядительные |
документы, содержащие разрешение на совершение хозяйственной операции |
приказ, расходный кассовый ордер |
оправдательные |
документы, подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием для ее отражения в бухгалтерском учете |
авансовый отчет |
бухгалтерского оформления |
документы, которые служат для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего их использования в учетном процессе |
расчет начислений оплаты труда |
комбинированные |
документы, сочетающие в себе признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления |
расчетно-платежная ведомость на оплату труда, расходный кассовый ордер |
2) По содержанию хозяйственных операций: |
||
материальные |
документы, служащие для оформления операций по движению материально-производственных запасов |
требование - накладная |
денежные |
документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами организации |
приходный и расходный кассовые ордера, платежное поручение |
расчетные |
используемые для оформления расчетных взаимоотношений организации со своими деловыми партнерами |
акт выполненных работ |
3) По объему отраженных операций: |
||
первичные |
документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции, они составляются в момент совершения хозяйственных операций |
приходные и расходные кассовые ордера, накладные |
сводные |
документы, предназначенные для обобщения информации обо всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени |
отчет кассира, товарный отчет, материальный отчет |
4) По месту составления: |
||
внутренние |
документы, составленные в самой организации для оформления внутренних хозяйственных операций |
накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары, требование-накладная |
внешние |
документы, поступающие от сторонних организаций и отражающие взаимоотношения организации со своими деловыми партнерами |
накладная, счет-фактура |
Рисунок 7.3 - Классификация документов
7.3 Обработка документов
Весь процесс составления, проверки, обработки, группировки и отражения документов в соответствующих регистрах должен осуществляться по определенному плану. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы, и оформляется график документооборота. Движение документа от момента составления до передачи в архив называется документооборотом. Понятие документооборота предусматривает составление графика прохождения документов, контроль правильного оформления документов и отражение операций на счетах бухгалтерского учета (рисунок 7.5). График документооборота составляет главный бухгалтер и подписывает руководитель.
Рисунок 7.5 - Стадии документооборота
После совершения хозяйственных операций документы, которыми они оформлены, передаются в бухгалтерию организации (4 этап стадии документооборота). Последовательность обработки документов в бухгалтерии представлена на рисунке 7.6.
Рисунок 7.6 – Последовательность обработки документов в бухгалтерии
Проверка документов в бухгалтерии |
|
Формальная проверка |
проверка правильности оформления документов по форме Проверка позволяет убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции был использован бланк утвержденной формы, и все обязательные реквизиты документа заполнены |
Проверка по существу |
проверка законности и целесообразности совершаемой хозяйственной операции Первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, к исполнению приниматься не должны |
Арифметическая проверка |
выявление ошибок при определении суммы в первичном документе |
Рисунок 7.7 - Проверка документов в бухгалтерии
По истечении года документы из текущего бухгалтерского архива передаются в постоянный архив – это соответствует последнему 6 этапу стадии документооборота. Сроки хранения документов в нем зависят от их вида и устанавливаются Правительством РФ.