1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
Рассмотрим бизнес-процессы текущей деятельности ФГУП "НПП ВНИИЭМ" в общем случае, используя методологию IDEF0(рис. 1.6). Эта методология предназначена для представления функций системы и анализа требований к системам [2]. При построении функциональных диаграмм по методологии IDEF0, каждый процесс изображается в виде отдельных процессорных блоков «контекстных диаграмм», процессорные блоки связываются в общую диаграмму со связями входов, выходов; а далее уже производится декомпозиция процессорных блоков в связанной общей диаграмме IDEF0. Степень уровней иерархии декомпозиции зависит от сложности основного процесса [7].
Рисунок №1.6. Бизнес-процессы текущей деятельности ФГУП "НПП ВНИИЭМ"
Перечислим бизнес-процессы ведения основной деятельности:
Материально-техническое обеспечение деятельности (получение, хранение и распределение вводимых ресурсов, обращение с материалами, сырьем, складирование, ведение учета запасов, составление графиков движения транспортных средств, расчеты с поставщиками)
Производственные процессы (трансформация вводимых ресурсов в конечный продукт, обработка, упаковка, сборка, техническое обслуживание оборудования, испытание готовой продукции, производственных площадей и помещений)
Материально-техническое обеспечение сбыта (сбор, хранение, доставка продукта покупателям, складирование готовых изделий, эксплуатация средств доставки, обработка заказов, составление графиков)
Маркетинг и продажи (купля–продажа продукта, реклама, продвижение товара на рынке, сбытовые операции, выбор каналов сбыта, ценообразование)
Обслуживание (оказание услуг, повышающих или поддерживающих ценность продукта: установка, ремонт, обучение, поставка компонентов, наладка и пр.)
Закупки (закупки сырья, материалов, запасов в дополнение к оборудованию)
К вспомогательным бизнес-процессам относятся:
Поддержание инфраструктуры фирмы (общее управление, планирование, финансирование, бухгалтерский учет, юридическое обеспечение.)
Инженерно-техническое обеспечение (содержание офисов, зданий, производственных корпусов и т.п.)
Информационное обеспечение
Документооборот
Управление персоналом
Экономическая безопасность
Дополнительные услуги
Одним из результатов информационного обследования является классификация документов в системе электронного документооборота. Целью классификации является разработка технологий обработки документов в системе – на внутренние, внешние и регистрационные, по участию в кругах документооборота.
Таблица №1.5.
Классификация документов в системе электронного документооборота
Класс |
Наименование документов |
Периодичность |
Атрибуты |
|||
Внеш- ние доку- менты |
Соглашения Контракты Договоры Финансовые документы Письма Извещения Протоколы Отчеты |
По мере необхо- димости. После заключения СРП. По отчетным периодам |
Полное название доку- мента. Номер. Дата по- ступления и/или созда- ния. Адресат или парт- нер. Примечания (сроки исполнения и исполните- ли). Содержание |
|||
Внут- ренние доку- менты |
Приказы Распоряжения Учредитель- ные документы Отчеты |
По мере необхо- димости. После заключения СРП. По отчетным периодам |
Полное название документа. Номер. Дата поступления и/или создания. Примечания (сроки исполнения и исполнители). Содержание |
|||
Регис- траци- онная кар- точка |
Регистрацион- ная карточка |
При генерации но- вого документа |
Наименование документа. Полное название документа. Номер. Да- та поступления и/или создания. Адресат или партнер. Контрольная дата исполнения. Исполнители. Путь (для электронного документа). Местонахождения (для бумажного документа). Краткое содержание (для бумажного документа) |
|||
Внешние документы - это документы, которые отражают взаимодействие компании со своими партнерами или адресатами. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе, или регламентом, принятым в компании. В дальнейшем предполагаются различные технологии обработки входящих и исходящих документов в системе электронного документооборота. Поэтому класс внешних документов делится на 2 группы — входящие и исходящие, причем каждый из типов документов, приведенных в таблице 1.5, может быть как входящим, так и исходящим.
Внутренние документы используются для организации работы компании — это разнообразные приказы, распоряжения руководства, служебные записки и т.д.
Регистрационные документы представлены единственным документом — регистрационной карточкой документов. Его специфика в том, что он используется для поиска документов системе, поскольку содержит наиболее полную информацию о них не зависимости от того, внешние они или внутренние, бумажные или электронные. Каждый документ, попадающий в систему электронного документооборота, проходит обязательную процедуру регистраций. При этом заполняется электронная регистрационная карточка документа. В дальнейшем этот класс может быть дополнен электронными карточками контроля исполнения документов.
Проектируемая информационная система, таким образом, должна решать следующие задачи:
Обеспечивать полную автоматизацию жизненного цикла документа – от подготовки проекта до перемещения в архив;
Вести автоматическую обучаемую классификацию и рубрикацию документов в процессе их обработки;
Использовать системные справочники произвольной структуры;
Иметь интеграцию с офисными приложениями и операционной системой;
Обеспечивать возможность пакетного ввода информации с использованием файл-сервера;
Результатами внедрения системы автоматизации документооборота должны являться:
Возможность быстро и качественно оперировать большими объемами документов, систематизировать и составлять как детализированные, так и статистические отчеты о процессах документооборота предприятия;
Возможность автоматического выполнения в процессе документооборота рутинных технологических операций (заполнения реквизитов документов по умолчанию, оповещения пользователей и возникновении определенных условий, передача данных и метаданных между пользователями системы и т.д.);
Возможность автоматизации документооборота, возникающего при выполнении на предприятии сложных организационных процессов, в соответствии с их бизнес-логикой.