1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов
Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело. Грамотная организация и ведение делопроизводства – залог эффективной работы любой компании.
Фактически, документооборот - это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив.
Документооборот складывается из трех частей (документопотоков), которые представлены в таблице.
Таблица №1.4.
Документооборот ФГУП "НПП ВНИИЭМ"
Входящая документация |
Исходящая документация |
Внутренняя документация |
- указания вышестоящих организаций; - отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций; - письма, счета, договоры, акты, сертификаты и прочие документы от остальных организаций; - заявки, жалобы, предложения граждан |
- ответы на входящие запросы; - инициативные и информационные документы фирмы (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.) |
- организационные документы (устав и учредительный договор, правила, положения, инструкции, регламенты, штатное расписание и т. п.); - распорядительные документы (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения); - внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки); - другие документы (протоколы, акты, планы, отчеты и т. п.) |
Документооборот предприятия, как правило, закладывается в уставе, учредительном договоре, положениях об отделах. Более подробно схема документооборота описывается в инструкции по делопроизводству фирмы.
Обработкой входящей корреспонденции занимается, как правило, специально уполномоченный сотрудник - секретарь, делопроизводитель, кадровик, если на него возложены такие функции. Или специальное подразделение (канцелярия, общий отдел и т. п.). Документы могут поступать в фирму по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами строится по такой схеме:
прием;
сортировка;
рассмотрение руководством;
направление исполнителям.
Сначала нужно проверить правильность доставки и целостность упаковки (если это почтовое отправление). Затем конверты вскрывают и проверяют комплектность вложений. Если какие-либо вложения должны быть по описи, но они отсутствуют, нужно сообщить об этом отправителю. На входящих документах проставляются дата поступления и порядковый учетный номер. Затем документы нужно отсортировать по исполнителям.
Документы, адресованные руководителю фирмы или фирме, передаются секретарю руководителя, который их регистрирует. Документы, адресованные в структурные подразделения, забирают и регистрируют соответствующие секретари.
По общему правилу конверты уничтожают. Их сохраняют и подшивают вместе с письмом в дело только в случаях, если:
на вложенном документе нет обратного адреса и фамилии отправителя;
необходимо сохранить почтовый штемпель, чтобы впоследствии подтвердить по нему дату получения документа;
на конверте нет пометки «лично», а вложенный документ носит личный характер;
полученная корреспонденция требует доплаты.
Документы с пометкой «лично» не вскрываются и не регистрируются, а сразу передаются адресату. Если личных документов много, можно их регистрировать, не вскрывая (то есть проставлять дату и номер прямо на конверте). Руководитель может доверить вам вскрывать личную корреспонденцию, но для этого он должен дать письменное или устное распоряжение.
Работа с исходящими документами.
Если нужно подготовить ответ на входящий запрос, то работа над ним строится по такой схеме:
исполнитель получает запрос и готовит проект ответа;
проект ответа отправляется на рассмотрение руководителю, а затем на согласование заинтересованным лицам;
исполнитель дорабатывает проект по замечаниям и готовит его в окончательном виде;
заинтересованные лица визируют ответ, а руководитель подписывает его;
ответ передается для отправки.
Такая же схема (исключая первую процедуру) действует и при подготовке инициативных документов - запросов, уведомлений, просьб, заявок, гарантийных писем и т. п.
Перед отправкой документа нужно:
проверить наличие адреса (или всех адресов, если это рассылка);
проверить наличие необходимого числа копий;
уточнить форму отправки (почта, электронная почта, курьер и т. п.).
Некомплектные и неправильно оформленные документы нужно вернуть исполнителю на доработку.
Работа с внутренними документами
Она строится по той же схеме, что и работа с исходящими документами: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем. Только в завершение документ не отправляется из фирмы, а передается на исполнение ответственным сотрудникам. Документы, затрагивающие права и интересы сотрудников, а также распорядительные документы рекомендуется визировать у юриста, а все финансовые документы – у главного бухгалтера. Виза руководителя отдела кадров нужна на приказах по личному составу.
Для каждого документа существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Рассмотрим обобщенную схему документооборота (рис. 1.5):
Рисунок №1.5. Обобщенная схема документооборота компании
Различают внешний и внутренний контуры документооборота.
Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров и заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение.
Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.
Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.
Разрабатываемая информационная система предназначена для решения автоматизации повседневной работы по учету документов и сопровождению их в течение всего жизненного цикла.
Основные принципы, которые лежат в основе разрабатываемой информационной системы:
Однократная регистрация документа
Возможность параллельного выполнения различных операций с целью сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения
Непрерывность движения документа
Единая база документной информации для централизованного хранения документов и исключения возможности дублирования документов
Эффективно организованная система поиска документа
Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота.